Giới thiệu về Công văn 13/CT-TTHT năm 2020

Công văn 13/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt về thủ tục hủy cùi vé xe buýt. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về quản lý hóa đơn, chứng từ và tuân thủ Luật Kế toán hiện hành.

Phân biệt bản chất pháp lý của cùi vé xe buýt

Điểm mấu chốt trong hướng dẫn của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh là việc phân loại cùi vé xe buýt để áp dụng các quy định pháp luật tương ứng:

• Cùi vé xe buýt đã sử dụng (đã xé vé cho khách hàng): Được xác định là chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu và chi phí thực tế phát sinh. Do đó, loại cùi vé này chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Luật Kế toán.
• Vé xe buýt chưa sử dụng (vé hỏng, vé hết hạn, hoặc không còn nhu cầu sử dụng): Được quản lý như hóa đơn chưa sử dụng và chịu sự điều chỉnh của các quy định pháp luật về hóa đơn, thuế.

Quy định về việc lưu trữ và tiêu hủy cùi vé xe buýt đã sử dụng

Đối với các cùi vé xe buýt đã sử dụng, doanh nghiệp không được tự ý tiêu hủy như đối với hóa đơn thông thường mà phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thời hạn lưu trữ bắt buộc: Cùi vé xe buýt đã sử dụng là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Theo quy định của Luật Kế toán, các chứng từ này phải được lưu trữ và bảo quản an toàn trong thời hạn ít nhất là 10 năm.
• Thủ tục tiêu hủy sau khi hết thời hạn lưu trữ: Chỉ khi hết thời hạn lưu trữ 10 năm theo quy định, doanh nghiệp mới được phép tiến hành thủ tục tiêu hủy. Việc tiêu hủy phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu, lập biên bản tiêu hủy và thực hiện theo đúng trình tự quy định của pháp luật về kế toán.

Quy trình xử lý và hủy vé xe buýt chưa sử dụng

Đối với các loại vé xe buýt chưa sử dụng nhưng không tiếp tục sử dụng (do thay đổi mẫu vé, thay đổi giá vé hoặc bị hư hỏng), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế:

• Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn: Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm đại diện ban lãnh đạo và bộ phận kế toán của đơn vị.
• Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Phải chi tiết hóa số lượng, ký hiệu, số thứ tự của các vé xe buýt cần hủy để tránh thất thoát hoặc gian lận.
• Lập biên bản hủy hóa đơn: Biên bản phải có chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn và được lưu trữ tại doanh nghiệp.
• Nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn: Doanh nghiệp phải gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định kể từ ngày thực hiện hủy thực tế.

Khuyến nghị dành cho các doanh nghiệp vận tải

Để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế và kế toán, các doanh nghiệp vận tải xe buýt cần lưu ý:

• Không tự ý tiêu hủy cùi vé xe buýt đã sử dụng trước thời hạn 10 năm dưới bất kỳ hình thức nào.
• Xây dựng hệ thống kho lưu trữ khoa học, đảm bảo phòng chống cháy nổ và ẩm mốc cho các cùi vé đã sử dụng nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế khi có yêu cầu.
• Thực hiện đúng và đầy đủ các bước báo cáo với cơ quan thuế khi có phát sinh việc hủy các loại vé chưa sử dụng.