Tóm tắt Công văn 1292/CT-TTHT năm 2015 về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1292/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi phí phát sinh cho chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn thực tiễn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng tính chất hợp lệ của chi phí khi tính thuế.

1. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo hướng dẫn, các khoản chi phí đưa đón, vé máy bay và tiền chỗ ở cho chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp tại Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng: Doanh nghiệp phải có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ ký với phía đối tác nước ngoài, trong đó quy định rõ doanh nghiệp tại Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí về vé máy bay, tiền lưu trú, nhà ở cho chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua vé máy bay, hóa đơn thuê nhà hoặc dịch vụ lưu trú mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

2. Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với chuyên gia nước ngoài

Bên cạnh thuế TNDN, Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà chuyên gia nước ngoài nhận được trong quá trình làm việc:

• Chi phí vé máy bay khứ hồi: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả cho chuyên gia nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Nếu chi trả từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc chi trả cho người nhà của chuyên gia thì khoản này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Chi phí nhà ở do doanh nghiệp trả thay: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho chuyên gia nước ngoài được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Chi phí đưa đón chuyên gia: Chi phí đưa đón chuyên gia nước ngoài từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân nếu đây là chính sách chung của doanh nghiệp áp dụng cho tập thể người lao động.

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng thực tế

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ quy định rõ ràng về định mức và chế độ công tác phí, đưa đón đối với chuyên gia nước ngoài.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh mục đích chuyến đi của chuyên gia phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (như quyết định cử đi công tác, lịch trình làm việc, báo cáo kết quả công việc).
• Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ nước ngoài (nếu có) và thực hiện dịch thuật, công chứng theo quy định nếu cơ quan thuế yêu cầu.