Trả lời công văn số 063/2013/SHF-CV ngày 26/10/2013 của Công ty cổ phần Quản lý quỹ đầu tư Sài Gòn - Hà Nội (sau đây gọi tắt là. “Công ty”) về việc xử lý đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị viết sai và mất, Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính, quy định về sử dụng chứng từ khấu trừ tự in:

“3- Trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ,

4- Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ.

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.”

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty cổ phần Quản lý quỹ đầu tư Sài Gòn - Hà Nội đã lập và giao ông Đỗ Quang Hiển chứng từ khấu trừ thuế TNCN với số thuế khấu trừ và tạm nộp bị ghi sai, ông Đỗ Quang Hiển đã làm mất liên hai của chứng từ khấu trừ thuế thì Công ty lập bộ hồ sơ để hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã viết sai và mất bao gồm:

+ Biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của ông Đỗ Quang Hiển

+ Liên 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN viết sai

+ Bản cam kết của ông Hiển về việc làm mất liên 2 chứng từ khấu trừ thuế TNCN, ông Hiển sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về chứng từ bị mất.

Sau đó Công ty lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới thay thế (ghi đúng theo số thuế TNCN phải khấu trừ) để giao cho ông Đỗ Quang Hiển.

Cục thuế TP Hà Nội thông báo cho Công ty cổ phần Quản lý quỹ đầu tư Sài Gòn - Hà Nội biết và thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.