Giới thiệu về Công văn 12420/CT-TTHT năm 2018

Công văn 12420/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về chính sách thuế liên quan đến hoạt động thuê kho ngoài để chứa hàng hóa. Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phí thuê kho này, đồng thời lưu ý về nghĩa vụ đăng ký địa điểm kinh doanh.

1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với chi phí thuê kho ngoài

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với chi phí thuê kho ngoài, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể bao gồm:

• Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp từ hoạt động thuê kho ngoài do bên cho thuê xuất.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn thuê kho có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Dịch vụ thuê kho ngoài phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

2. Điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí thuê kho ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (sử dụng kho để chứa nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ kinh doanh).
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, bao gồm: Hợp đồng thuê kho (nêu rõ các điều khoản về giá thuê, diện tích, mục đích thuê), hóa đơn tài chính và chứng từ thanh toán.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

3. Nghĩa vụ đăng ký, thông báo địa điểm kinh doanh (kho hàng) với cơ quan thuế

Một trong những nội dung cốt lõi được làm rõ trong Công văn 12420/CT-TTHT là nghĩa vụ khai báo thông tin địa điểm kinh doanh đối với kho hàng đi thuê:

• Doanh nghiệp khi phát sinh hoạt động thuê kho ngoài để chứa hàng hóa phải thực hiện thủ tục thông báo địa điểm kinh doanh (kho hàng) với cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và quản lý thuế.
• Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đăng ký, thông báo địa điểm kinh doanh (kho hàng) theo quy định nhưng có phát sinh chi phí thuê kho thực tế phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì các khoản chi phí này vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Tuy nhiên, việc không đăng ký hoặc chậm đăng ký địa điểm kinh doanh (kho hàng) sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh và quản lý thuế theo các quy định pháp luật hiện hành. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục thông báo để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế khi thực hiện thuê kho ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ lưỡng tính pháp lý của bên cho thuê kho (bên cho thuê phải có chức năng kinh doanh dịch vụ lưu giữ hàng hóa hoặc cho thuê tài sản).
• Xây dựng hợp đồng thuê kho chặt chẽ, quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên, đơn giá thuê, phương thức thanh toán và mục đích sử dụng kho.
• Thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo thiết lập địa điểm kinh doanh/kho hàng gửi tới Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.
• Lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng thuê, biên bản bàn giao kho, hóa đơn GTGT hàng tháng/quý, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và thông báo mẫu đăng ký địa điểm kinh doanh để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.