Tóm tắt Công văn 1236/CT-TTHT năm 2020 về việc miễn đóng dấu trên hóa đơn bán hàng

Công văn 1236/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên địa bàn về các trường hợp và điều kiện được miễn đóng dấu của người bán trên hóa đơn bán hàng. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số và áp dụng hóa đơn điện tử.

Các nội dung cốt lõi của Công văn 1236/CT-TTHT:

- Quy định về tiêu thức "dấu của người bán" trên hóa đơn

• Theo quy định chung, hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua và dấu của người bán để đảm bảo tính pháp lý.
• Tuy nhiên, đối với một số trường hợp đặc thù hoặc khi doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện cụ thể về công nghệ thông tin và hạch toán kế toán, cơ quan thuế cho phép miễn tiêu thức đóng dấu của người bán trên hóa đơn nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

- Các trường hợp được xem xét miễn đóng dấu trên hóa đơn

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử có hệ thống thiết bị kiểm soát bảo mật, đảm bảo tính an toàn và chính xác của dữ liệu hóa đơn, không thể can thiệp hay sửa đổi trái phép.
• Các đơn vị bán hàng có số lượng hóa đơn phát sinh lớn, quy trình xuất hóa đơn được tự động hóa hoàn toàn và thông tin giao dịch được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã có chữ ký số, chữ ký điện tử hợp pháp của người bán theo quy định của pháp luật thì không nhất thiết phải có dấu của người bán.

- Điều kiện để doanh nghiệp được miễn đóng dấu trên hóa đơn

• Doanh nghiệp phải có văn bản đề nghị gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét và chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện xuất hóa đơn không dấu.
• Hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp phải rõ ràng, minh bạch, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật, không có hành vi gian lận thuế.
• Hóa đơn được xuất phải đảm bảo hiển thị đầy đủ các nội dung bắt buộc khác theo quy định như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá, thành tiền; thuế suất và tiền thuế.

- Hướng dẫn thủ tục áp dụng đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống phát hành hóa đơn của đơn vị mình để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin.
• Lập hồ sơ đề nghị miễn đóng dấu trên hóa đơn gửi Cục Thuế thành phố Hà Nội (hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp) để được thẩm định và phê duyệt.
• Sau khi nhận được văn bản chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mới được chính thức phát hành hóa đơn không có dấu của người bán ra thị trường và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của các hóa đơn này.

- Ý nghĩa thực tiễn của hướng dẫn

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân công và chi phí in ấn, đóng dấu thủ công đối với lượng hóa đơn lớn phát sinh hàng ngày.
• Thúc đẩy tiến trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu và kiểm tra hóa đơn của cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.
• Đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng pháp luật thuế, hạn chế các vướng mắc phát sinh giữa người mua và người bán khi lưu thông hàng hóa trên thị trường.