Công văn 12/CT-TTHT năm 2020 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn. Văn bản tập trung tháo gỡ các vướng mắc trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ lộ trình và phương thức sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử:

• Trường hợp chưa nhận được thông báo chuyển đổi: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Trường hợp nhận được thông báo nhưng chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng: Đối với các cơ sở kinh doanh đã nhận được thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế nhưng chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế:

• Đăng ký sử dụng: Doanh nghiệp thực hiện nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hủy hóa đơn cũ: Kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ (nếu có).

Phương án xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

Văn bản hướng dẫn cụ thể cách xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót tùy theo từng trường hợp:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót: Nếu chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới. Nếu đã gửi cho người mua, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế và lập hóa đơn mới thay thế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai sót: Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp sai thông tin về mã số thuế, số tiền, thuế suất thì phải lập hóa đơn mới thay thế hoặc điều chỉnh sau khi có văn bản thỏa thuận giữa hai bên.

Hiệu lực thi hành và các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian và quy định phối hợp để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế:

• Thời hạn bắt buộc hoàn thành: Công văn nhấn mạnh lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử toàn diện theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm ban hành, yêu cầu các doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân sự.
• Trách nhiệm phối hợp: Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục Thuế công nhận để được hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất trong quá trình chuyển đổi, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.