Giới thiệu về Công văn 1181/CT-TTHT năm 2017

Công văn 1181/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến các khoản chi trả cho người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo hướng dẫn và các quy định pháp luật hiện hành, để một khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định chi tiết về các khoản chi phí cho người lao động

Công văn 1181/CT-TTHT làm rõ việc hạch toán đối với các khoản chi cụ thể phát sinh trong quá trình sử dụng lao động:

• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động thì khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Đối với khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông, nếu được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Chi phí vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài: Khoản chi tiền vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm nếu được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Mối liên hệ giữa chi phí được trừ TNDN và Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, văn bản cũng lưu ý về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với các khoản lợi ích nhận được:

• Đối với tiền thuê nhà: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo).
• Đối với học phí cho con người nước ngoài: Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam từ bậc mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp trả thay được miễn thuế TNCN cho người lao động.
• Đối với vé máy bay về nước: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi về nước một lần trong năm cho người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo các khoản chi nêu trên được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quy định rõ ràng, chi tiết các khoản chi này trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.
• Thu thập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh bao gồm: hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên), danh sách người lao động được hưởng quyền lợi, và các giấy tờ chứng minh nhân thân liên quan (như giấy khai sinh, hộ chiếu của con người lao động nước ngoài đối với khoản chi học phí).