Công văn 1011/CT-TTHT năm 2017 do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến chi phí đi lại, lưu trú cho người lao động nước ngoài và các điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ.

- Nguyên tắc chung xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn tại Công văn, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Quy định đối với chi phí vé máy bay và tiền thuê nhà cho lao động nước ngoài

Công văn hướng dẫn cụ thể về việc hạch toán chi phí đối với các khoản chi trả cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu các khoản chi phí về nhà ở, vé máy bay khứ hồi về nước: Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên).
• Trường hợp doanh nghiệp nước ngoài cử chuyên gia sang làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng dịch vụ ký với doanh nghiệp tại Việt Nam: Nếu hợp đồng dịch vụ quy định rõ doanh nghiệp tại Việt Nam phải chịu chi phí chỗ ở, vé máy bay cho chuyên gia thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp Việt Nam.

- Điều kiện nghiêm ngặt về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính pháp lý và được chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác: Doanh nghiệp cần có vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân đi công tác.

- Các khoản chi không được trừ cần lưu ý

Doanh nghiệp cần tránh các sai sót dẫn đến việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp.
• Các khoản chi vượt định mức quy định hoặc không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi trả hộ cho người lao động nhưng không được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.