Công văn 11685/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc thể hiện thông tin của người mua trên hóa đơn. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp khi gặp trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua quá dài, vượt quá số lượng ký tự cho phép trên các phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.

- Nguyên tắc ghi thông tin tên và địa chỉ người mua trên hóa đơn

Theo các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải thể hiện đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người bán và người mua. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp có tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở quá dài, gây khó khăn cho việc thiết kế và in ấn hóa đơn. Công văn 11685/CT-TTHT đã đưa ra hướng dẫn cụ thể nhằm tháo gỡ vướng mắc này:

• Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người viết hóa đơn được phép viết tắt một số từ ngữ thông dụng nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin định danh cốt lõi.
• Việc viết tắt phải đảm bảo người đọc vẫn xác định được đúng tên doanh nghiệp, số nhà, tên đường phố, phường, quận, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Thông tin bắt buộc phải chính xác tuyệt đối và không được phép viết tắt hay làm sai lệch là Mã số thuế của người mua. Mã số thuế là tiêu chí định danh duy nhất và quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hệ thống dữ liệu quốc gia.

- Các từ viết tắt thông dụng được chấp nhận trên hóa đơn

Để thống nhất cách áp dụng và tránh tranh chấp giữa doanh nghiệp với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra, văn bản hướng dẫn các cụm từ viết tắt phổ biến được chấp nhận bao gồm:

• Các từ chỉ loại hình doanh nghiệp: "Trách nhiệm hữu hạn" được viết tắt là "TNHH"; "Cổ phần" được viết tắt là "CP".
• Các từ chỉ địa giới hành chính: "Phường" viết tắt là "P."; "Quận" viết tắt là "Q."; "Thành phố" viết tắt là "TP."; "Thị xã" viết tắt là "TX."; "Huyện" viết tắt là "H.".
• Các từ chỉ khu vực kinh tế, địa danh: "Khu công nghiệp" viết tắt là "KCN"; "Khu chế xuất" viết tắt là "KCX"; "Việt Nam" viết tắt là "VN".
• Các từ chỉ ngành nghề, chức năng: "Thương mại" viết tắt là "TM"; "Sản xuất" viết tắt là "SX"; "Chi nhánh" viết tắt là "CN".

- Giá trị pháp lý và điều kiện khấu trừ thuế của hóa đơn viết tắt

Việc áp dụng đúng hướng dẫn về viết tắt thông tin trên hóa đơn mang lại sự an toàn pháp lý cao cho doanh nghiệp trong hoạt động kế toán và kê khai thuế:

• Hóa đơn ghi thông tin viết tắt theo đúng quy định vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và có đầy đủ giá trị pháp lý để làm căn cứ hạch toán kế toán.
• Doanh nghiệp mua hàng được sử dụng các hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào.
• Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn viết tắt đúng quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp khi lập và kiểm tra hóa đơn

Cục Thuế thành phố Hà Nội khuyến nghị các doanh nghiệp cần nâng cao tính chủ động và cẩn trọng khi thiết lập thông tin hóa đơn:

• Người bán trước khi xuất hóa đơn cần yêu cầu người mua cung cấp chính xác thông tin đăng ký thuế (thông qua Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế).
• Người mua khi nhận hóa đơn có nghĩa vụ kiểm tra lại toàn bộ thông tin, đặc biệt là mã số thuế và các phần địa chỉ được viết tắt xem có bị sai lệch bản chất hoặc dẫn đến hiểu nhầm sang một đơn vị khác hay không.
• Nếu phát hiện sai sót về mã số thuế hoặc địa chỉ viết tắt làm thay đổi hoàn toàn thông tin định danh, hai bên phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn điện tử.