Giới thiệu về Công văn 1076/TCT-TNCN năm 2015

Công văn 1076/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc quyết toán thuế và điều chỉnh quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Văn bản này tháo gỡ nhiều vướng mắc cho các doanh nghiệp và người lao động nước ngoài trong việc xác định nghĩa vụ thuế, tình trạng cư trú, cũng như quy trình kê khai điều chỉnh khi có sự thay đổi về thông tin hoặc thời gian làm việc thực tế.

1. Xác định tình trạng cư trú và nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN

Việc xác định đúng tình trạng cư trú là bước đầu tiên và quan trọng nhất để áp dụng đúng chính sách thuế TNCN đối với người nước ngoài:

• Cá nhân cư trú: Là người nước ngoài đáp ứng điều kiện có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam, hoặc có nơi ở thường xuyên theo quy định pháp luật. Cá nhân cư trú phải thực hiện quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập toàn cầu (phát sinh cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam).
• Cá nhân không cư trú: Là người không đáp ứng các điều kiện cư trú nêu trên. Cá nhân không cư trú chỉ chịu thuế TNCN đối với phần thu nhập phát sinh tại Việt Nam và không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN khi xuất cảnh mà thực hiện khấu trừ theo thuế suất toàn phần 20%.

2. Quy định quyết toán thuế TNCN khi người nước ngoài xuất cảnh

Công văn hướng dẫn chi tiết về nghĩa vụ quyết toán thuế của người nước ngoài khi chấm dứt hợp đồng lao động và rời Việt Nam:

• Người nước ngoài là cá nhân cư trú khi kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
• Ủy quyền quyết toán thuế: Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác thực hiện quyết toán thuế thay nếu được sự đồng ý của các bên và tổ chức nhận ủy quyền cam kết chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn trả.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài xuất cảnh chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày cá nhân rời khỏi Việt Nam.

3. Nguyên tắc điều chỉnh quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện có sai sót hoặc thay đổi về số liệu, việc điều chỉnh quyết toán thuế được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Điều chỉnh do thay đổi tình trạng cư trú: Trường hợp người nước ngoài đã kê khai, nộp thuế theo diện cá nhân không cư trú nhưng sau đó xác định lại là cá nhân cư trú (hoặc ngược lại) do thay đổi số ngày trú ngụ thực tế, người nộp thuế phải thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh lại hồ sơ quyết toán thuế theo đúng tình trạng cư trú thực tế.
• Kê khai bổ sung hồ sơ quyết toán: Người nộp thuế được phép nộp hồ sơ khai bổ sung, điều chỉnh cho cơ quan thuế vào bất kỳ ngày làm việc nào, miễn là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế.
• Xử lý số tiền thuế chênh lệch: Sau khi điều chỉnh quyết toán, nếu phát sinh số thuế nộp thừa, người nộp thuế được bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo hoặc làm thủ tục hoàn thuế. Nếu phát sinh số thuế nộp thiếu, người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế còn thiếu kèm theo tiền chậm nộp tính theo quy định của Luật Quản lý thuế.

4. Hồ sơ và thủ tục điều chỉnh quyết toán thuế TNCN

Để thực hiện điều chỉnh quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định tại thời điểm điều chỉnh.
• Bản giải trình khai bổ sung, áp dụng cho các trường hợp có sự thay đổi về số liệu doanh thu, chi phí hoặc các khoản giảm trừ gia cảnh.
• Các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài (nếu có) và các giấy tờ chứng minh thời gian cư trú thực tế tại Việt Nam (như hộ chiếu, hợp đồng thuê nhà, giấy phép lao động).
• Văn bản ủy quyền quyết toán thuế (nếu ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay).

5. Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập

Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế:

• Khấu trừ thuế TNCN đúng quy định trước khi chi trả thu nhập cho người lao động nước ngoài.
• Hướng dẫn người lao động nước ngoài xác định đúng tình trạng cư trú và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế khi họ chấm dứt hợp đồng lao động.
• Chịu trách nhiệm pháp lý đối với các nội dung khai thay, khai ủy quyền quyết toán thuế cho người lao động trước khi họ xuất cảnh khỏi Việt Nam.