Tổng quan về Công văn 10412/CT-TTHT năm 2017

Công văn 10412/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn, kê khai thuế đối với các khoản chi hộ, thu hộ. Đây là một trong những vướng mắc phổ biến của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh khi phát sinh các giao dịch thanh toán thay cho khách hàng hoặc đối tác.

Quy định về lập hóa đơn đối với hoạt động chi hộ

Công văn hướng dẫn chi tiết hai trường hợp phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ cho khách hàng:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (người được chi hộ): Khi doanh nghiệp chi hộ một khoản chi phí mà nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (bên được chi hộ). Trong trường hợp này, khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) kèm theo hóa đơn gốc mang tên khách hàng để bàn giao lại cho khách hàng làm căn cứ hạch toán chi phí.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Khi doanh nghiệp chi hộ nhưng nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ. Khi thu lại khoản tiền này từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT theo thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó.

Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí

Việc xác định nghĩa vụ thuế và quyền lợi khấu trừ thuế đầu vào đối với các khoản chi hộ được thực hiện như sau:

• Đối với doanh nghiệp chi hộ: Các khoản chi hộ mang tên khách hàng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp chi hộ. Đối với trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ, doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra tương ứng khi xuất lại hóa đơn cho khách hàng, khoản thu chi này không làm thay đổi kết quả hoạt động kinh doanh nếu thực hiện đúng nguyên tắc thu đủ chi đủ.
• Đối với khách hàng (bên được chi hộ): Khách hàng được sử dụng hóa đơn mang tên mình (do doanh nghiệp chi hộ bàn giao) hoặc hóa đơn GTGT do doanh nghiệp chi hộ xuất lại để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN theo quy định pháp luật.

Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro về thuế và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản rõ ràng về việc thu hộ, chi hộ giữa các bên, trong đó quy định rõ bên nào sẽ đứng tên trên hóa đơn của nhà cung cấp.
• Thực hiện lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp pháp khi khách hàng khấu trừ thuế.
• Phân biệt rõ ràng giữa hoạt động chi hộ (không phát sinh doanh thu, lợi nhuận) với hoạt động cung cấp dịch vụ có thu phí để áp dụng đúng chính sách thuế GTGT và TNDN.