Tóm tắt Công văn 1021/CT-TTHT năm 2016 về xử lý trong trường hợp hỏng hóa đơn

Công văn 1021/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi gặp phải sự cố hỏng, mất hoặc cháy hóa đơn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các quy định và hướng dẫn xử lý theo văn bản này.

1. Thông tin chung về văn bản

• Tên văn bản: Công văn 1021/CT-TTHT xử lý trong trường hợp hỏng hóa đơn.
• Cơ quan ban hành: Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh.
• Năm ban hành: 2016.
• Đối tượng áp dụng: Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nộp thuế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các đối tượng liên quan sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn viết sai, hỏng chưa giao cho người mua

Trong trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng phát hiện có sai sót hoặc bị hỏng (rách, nát, hỏng do in ấn...) và chưa giao cho người mua hàng, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

• Người bán thực hiện gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai hoặc bị hỏng đó.
• Doanh nghiệp phải lưu giữ các liên của hóa đơn hỏng này tại quyển hóa đơn để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế sau này.
• Tiến hành lập hóa đơn mới thay thế để giao cho khách hàng theo đúng quy định.

3. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã giao cho người mua nhưng bị mất, cháy, hỏng

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng sau đó phát hiện bị mất, cháy, hỏng (do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các nguyên nhân khách quan khác), quy trình xử lý được thực hiện như sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán khai thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cả hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận, đóng dấu trên bản sao chụp đó để giao cho người mua. Người mua được sử dụng bản sao chụp này kèm theo biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
• Báo cáo với cơ quan thuế: Tổ chức, cá nhân có hóa đơn bị mất, cháy, hỏng phải lập báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Thời hạn và thủ tục báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Việc báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn với cơ quan thuế phải tuân thủ nghiêm ngặt về mặt thời gian và biểu mẫu:

• Biểu mẫu sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC ban hành kèm theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế).
• Thời hạn nộp báo cáo: Chậm nhất không quá 05 (năm) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng được tính là ngày làm việc tiếp theo.

5. Trách nhiệm và xử phạt vi phạm hành chính

Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về trách nhiệm pháp lý khi để xảy ra tình trạng hỏng, mất hóa đơn:

• Mọi hành vi chậm trễ trong việc báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn quy định đều sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo các mức độ từ cảnh cáo đến phạt tiền tùy thuộc vào số ngày chậm nộp.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hóa đơn an toàn theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và thuế để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.