Công văn 10/BXD-KTXD năm 2017 do Bộ Xây dựng ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định và sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của các chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các đơn vị liên quan trong việc lập, thẩm định, phê duyệt và quyết toán chi phí quản lý dự án theo quy định của pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng tại thời điểm ban hành.

- Phạm vi áp dụng và nguyên tắc xác định chi phí quản lý dự án

• Chi phí quản lý dự án được xác định trên cơ sở định mức tỷ lệ phần trăm (%) do Bộ Xây dựng công bố hoặc bằng cách lập dự toán phù hợp với hình thức tổ chức quản lý dự án, thời gian thực hiện và đặc điểm cụ thể của từng dự án.
• Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước và vốn nhà nước ngoài ngân sách, việc quản lý và sử dụng chi phí này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về định mức và dự toán đã được phê duyệt, đảm bảo tiết kiệm, chống lãng phí và nâng cao hiệu quả đầu tư.
• Trường hợp dự án có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp hoặc áp dụng hình thức quản lý dự án đặc thù (như thuê tư vấn quản lý dự án), chi phí quản lý dự án được xác định bằng cách lập dự toán chi tiết trình cấp có thẩm quyền phê duyệt thay vì áp dụng định mức tỷ lệ phần trăm thông thường.

- Hướng dẫn sử dụng và phân bổ chi phí quản lý dự án

• Chi phí quản lý dự án là nguồn kinh phí cần thiết để chủ đầu tư tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án cho đến khi hoàn thành bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng.
• Các khoản chi tiêu từ nguồn chi phí quản lý dự án bao gồm: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, phúc lợi tập thể; chi phí văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, điện nước; chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí; chi phí mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ quản lý dự án và các khoản chi hợp pháp khác.
• Chủ đầu tư có trách nhiệm xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Ban quản lý dự án, đảm bảo tính minh bạch, đúng mục đích, đúng đối tượng và không vượt quá tổng mức chi phí quản lý dự án đã được phê duyệt trong tổng mức đầu tư của dự án.

- Xử lý chuyển tiếp và điều chỉnh chi phí quản lý dự án

• Khi có sự thay đổi về hình thức quản lý dự án (ví dụ từ chủ đầu tư trực tiếp quản lý sang thuê tư vấn quản lý dự án hoặc ngược lại), chi phí quản lý dự án phải được tính toán, phân chia và điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế thực hiện và trách nhiệm của các bên.
• Trường hợp thời gian thực hiện dự án bị kéo dài do nguyên nhân khách quan được cấp có thẩm quyền cho phép, chủ đầu tư được phép lập dự toán bổ sung chi phí quản lý dự án để trình phê duyệt, đảm bảo duy trì hoạt động liên tục của bộ máy quản lý.
• Việc quyết toán chi phí quản lý dự án hoàn thành phải căn cứ vào chi phí thực tế đã sử dụng hợp pháp, có đầy đủ chứng từ hóa đơn theo quy định và phải được kiểm toán, phê duyệt quyết toán theo đúng trình tự pháp luật hiện hành.