Thời gian qua công tác công chứng trên địa bàn tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực và đã dần dần đi vào nề nếp ổn định, bước đầu đáp ứng được nhu cầu về công chứng của các công dân và tổ chức trong tỉnh. Việc thực hiện công chứng ở Phòng Công chứng tỉnh, UBND các huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn ngày càng được nâng cao về chất lượng chuyên môn và phát huy hiệu quả trong thực tiễn góp phần quan trọng trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức.

Tuy nhiên, công tác công chứng nói chung ở tỉnh ta đang còn một số vấn đề tồn tại cần có biện pháp khắc phục. Việc triển khai thực hiện các việc làm công chứng ở cấp xã, phường theo quy định của Nghị định số 31/CP của Chính phủ chưa được quan tâm đúng mức nên chưa đáp ứng được nhu cầu của nhân dân tại địa phương. Việc uỷ quyền ký công chứng ở UBND các huyện, thị xã chưa đồng bộ, thiếu thống nhất, nên có ảnh hưởng trong việc thực hiện cải cách quy trình, thủ tục công chứng theo Đề án cải cách hành chính của tỉnh đề ra.

Để đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng ngày càng tăng ở địa bàn tỉnh ta, đồng thời triển khai có hiệu quả Dự án Cải cách hành chính công về lĩnh vực Công chứng của tỉnh giai đoạn 1999-2000, UBND tỉnh yêu cầu các đơn vị, địa phương thực hiện những nội dung sau:

1. Phòng Công chứng tỉnh tiếp tục triển khai thực hiện kế hoạch cải cách hành chính về lĩnh vực công chứng đã được duyệt. Trước mắt, hoàn chỉnh và tổ chức thực hiện Đề án cải cách quy trình, thủ tục một số việc làm công chứng và Đề án xây dựng văn phòng mẫu, cải tiến hệ thống lưu trữ hồ sơ trong quý IV/1999.

2. Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chỉ đạo kiểm tra, rà soát lại các việc thực hiện các việc làm công chứng trên địa bàn huyện, thị xã.

Để thực hiện chương trình cải cách hành chính của tỉnh và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân khi đến yêu cầu công chứng, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã phân cấp uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp ký chứng thực bản sao tiếng Việt; Chứng thực hợp đồng uỷ quyền; Chứng thực hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh tài sản có giá trị tiền vay dưới 20 triệu đồng và đóng dấu UBND cấp huyện. Đồng thời căn cứ vào tình hình, điều kiện cụ thể ở từng địa phương để có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp ký một số việc làm công chứng khác theo quy định của Nghị định số 31/CP của Chính phủ và Thông tư số 1411/TT-CC của Bộ Tư pháp.

3. Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh căn cứ Nghị định số 31/CP của Chính phủ; Thông tư 1411/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định về những việc làm công chứng thuộc thẩm quyền của cấp xã, có kế hoạch sắp xếp, bố trí cán bộ có năng lực và kiến thức pháp lý cần thiết trực tiếp nhận hồ sơ và tham mưu cho UBND trong việc giải quyết các yêu cầu công chứng. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác Tư pháp phải trực tiếp ký chứng thực các việc làm công chứng thuộc thẩm quyền cấp xã và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện; Không được uỷ quyền cho uỷ viên phụ trách VP UBND hoặc cán bộ Tư pháp ký thay.

4. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì vướng mắc phải khẩn trương báo cáo UBND tỉnh để có biện pháp chỉ đạo giải quyết kịp thời.