CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI

Thực hiện Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, công văn số 02/TTra ngày 29/5/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về tự kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, Bộ Công nghiệp đã phối hợp với Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành đợt kiểm tra công tác Văn phòng - trọng tâm là công tác văn thư, công tác lưu trữ - tại một số cơ quan, doanh nghiệp (sau đây gọi chung là cơ quan) trọng điểm trong Ngành.

Kết quả kiểm tra cho thấy một số ưu khuyết điểm chính, như sau:

Tổ chức Văn phòng đã được hình thành trong hệ thống tổ chức của từng cơ quan. Văn phòng nhìn chung đã là bộ máy làm việc của Thủ trưởng cơ quan; thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng hậu cần của cơ quan. Một số cơ quan đã ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng; xây dựng một số quy chế văn thư, lưu trữ áp dụng chung cho cơ quan. Công tác quản lý và sử dụng con dấu đã có chuyển biến tích cực sau đợt kiểm tra của Bộ và Công an Thành phố Hà Nội, tiến hành đầu năm 1997.

Song, nhìn chung công tác Văn phòng của các cơ quan còn nhiều thiếu sót, đặc biệt, trong lĩnh vực công tác văn thư, công tác lưu trữ, còn nhiều biểu hiện chưa theo đúng các quy định của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ và Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982 của Hội đồng Nhà nước. Cụ thể:

- Hầu hết các cơ quan Đoàn đến kiểm tra chưa tổ chức lưu trữ cơ quan. Một số ít cơ quan có tổ chức hình thức lưu trữ cơ quan nhưng nhiệm vụ lưu trữ mới giới hạn ở việc tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, còn tài liệu hành chính chưa tập trung về Văn phòng để thống nhất quản lý; các phòng, ban của cơ quan tự lưu giữ tài liệu của phòng, ban mình là phổ biến. Việc Văn phòng chưa thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ của chung cơ quan là chưa đúng với nguyên tắc tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ theo Nhà nước quy định; tài liệu lưu trữ phân tán, dễ thất lạc, công tác khai thác rất khó khăn.

- Về việc xây dựng và ban hành văn bản: còn có tình trạng các phòng, ban tự thảo rồi trình thẳng Thủ trưởng cơ quan ký và ban hành, không thông qua Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền) xem xét về các mặt thủ tục, thể thức và ký tắt trước khi trình Thủ trưởng cơ quan ký.

Công văn đi của cơ quan còn một số sai phạm thể thức chưa đầy đủ theo quy định của Nghị định 142/CP, hình thức công văn chưa thực hiện theo mẫu trình bày văn bản quản lý Nhà nước (tiêu chuẩn Việt Nam ban hành theo Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường). Thậm chí có tình trạng công văn phát đi nhưng không lấy số và nộp bản lưu tại văn thư cơ quan.

- Chưa sử dụng thống nhất hệ thống sổ đăng ký công văn đi đến theo quy định chung của Nhà nước.

Có cơ quan, Chánh Văn phòng chỉ phụ trách lĩnh vực hậu cần, không làm nhiệm vụ phân phối “công văn đến” và quản lý thống nhất “công văn đi” của toàn cơ quan mà nhiệm vụ này lại giao cho trợ lý Thủ trưởng cơ quan làm.

- Hầu hết các cơ quan chưa xây dựng Danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan. Cán bộ thụ lý công việc chưa thực hiện lập hồ sơ công việc phần việc mình phụ trách. Hàng năm, Văn phòng chưa tổ chức thu hồ sơ công việc đã hoàn thành của các phòng, ban để bảo quản, phục vụ khai thác.

- Kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chật chội, không bảo đảm các yêu cầu tối thiểu về bảo quản tài liệu; có cơ quan không bố trí diện tích để bảo quản tài liệu lưu trữ, tài liệu chung mà để phân tán ở các phòng, ban; không phân công đầu mối chịu trách nhiệm quản lý tài liệu của cơ quan.

Tài liệu lưu trữ hầu hết vẫn ở tình trạng bó hoặc xếp thành gói, chưa được chỉnh lý theo thể thức lưu trữ và để phục vụ khai thác của cơ quan.

- Một số cơ quan đã thay đổi tổ chức (bị sáp nhập, giải thể), nhưng tài liệu lưu trữ các cơ quan tiền nhiệm vẫn chưa được cơ quan mới tiếp quản, hoặc cơ quan chủ quan cấp trên trực tiếp chưa thu hồi để quản lý theo quy định.

- Có cơ quan, Chánh Văn phòng chưa được tham gia các cuộc họp do Thủ trưởng (hoặc Phó thủ trưởng) cơ quan chủ trì, nên Chánh Văn phòng không nắm được công việc chung để lập chương trình, kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành chung công tác của cơ quan. Một số cuộc họp do lãnh đạo cơ quan chủ trì chưa được ghi biên bản đầy đủ. Nhiều cơ quan không lập hồ sơ các hội nghị.

Nguyên nhân chính của những tồn tại nêu trên là: hầu hết cán bộ làm công tác văn phòng chưa qua đào tạo, bồi dưỡng; Thủ trưởng một số cơ quan chưa quan niệm đúng về chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, chưa quan tâm đến vấn đề nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ Văn phòng, chưa bố trí cán bộ đúng ngạch bậc, đúng chuyên môn được đào tạo.

Để khắc phục những tồn tại trên, đưa công tác Văn phòng trong toàn ngành đi vào nền nếp theo quy định thống nhất của Nhà nước và của Bộ, góp phần đẩy mạnh thực hiện cải cách hành chính, Bộ yêu cầu các cơ quan thực hiện một số công việc sau.

1. Thủ trưởng các cơ quan cần coi trọng đúng mức vai trò, vị trí, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng cơ quan, tăng cường quản lý công tác Văn phòng (trọng tâm là công tác văn thư, công tác lưu trữ) theo các quy định của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982 của Hội đồng Nhà nước, Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ và tài liệu lưu trữ, Thông tư số 33/BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng-Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước, Quyết định số 403/QĐ-VP ngày 20/12/1995 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành Bản quy định về công tác công văn, giấy tờ, lưu trữ.

2. Những cơ quan chưa ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) của cơ quan mình, cần sớm ban hành Quyết định này để giao cho Văn phòng thực hiện nhiệm vụ làm đầu mối quản lý nghiệp vụ văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ (bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu thiết kế kỹ thuật, các loại hình tài liệu khác, như băng ghi âm, ghi hình, phim, ảnh...) đối với các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc và của cơ quan.

3. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính ở những cơ quan không tổ chức Văn phòng) phải làm nhiệm vụ quản lý thống nhất “công văn đến” và công văn đi” của cơ quan, cụ thể:

- Phải xem xét “công văn đến” để trình Thủ trưởng cơ quan giải quyết hoặc phân phối cho các bộ môn trong cơ quan rồi báo cáo với Thủ trưởng cơ quan những điều cần thiết.

- Tất cả “công văn đi” của cơ quan phát đi do Thủ trưởng, Phó thủ trưởng ký đều phải được Chánh hoặc Phó Văn phòng (được ủy quyền) hoặc Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính (đối với cơ quan không có chức danh Chánh Văn phòng) xem xét về mặt thủ tục, thể thức và Chánh Văn phòng phải ký tắt chịu trách nhiệm về văn bản trình lãnh đạo cơ quan ký (bản có chữ ký tắt của Chánh Văn phòng phải lưu tại văn thư).

Tất cả công văn đi của cơ quan phải bảo đảm về nội dung, đầy đủ thể thức Nhà nước quy định; khi đóng dấu phát hành, phải lấy số và có bản lưu tại văn thư cơ quan.

4. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính đối với cơ quan không có chức danh Chánh Văn phòng) cần thiết tham gia các hội nghị và các cuộc họp do lãnh đạo cơ quan chủ trì (kể cả các cuộc họp chuyên môn do lãnh đạo cơ quan chủ trì); phải có sổ biên bản (hoặc biên bản) các cuộc họp và lập hồ sơ các hội nghị để ghi chép đầy đủ nội dung, chương trình nghị sự và các yếu tố cần thiết khác theo quy định hiện hành.

5. Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan phải tiến hành chỉ đạo Văn phòng lập Danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, chỉ đạo lưu trữ Văn phòng hướng dẫn đôn đốc công tác lập hồ sơ công việc để cán bộ nhân viên của các phòng, ban trong cơ quan thực hiện; cuối năm, Văn phòng phải thu hồ sơ công việc đã xong trong năm trước của các phòng, ban về Văn phòng (lưu trữ) quản lý.

6. Cơ quan cần bố trí Phòng Lưu trữ có diện tích thích hợp, có phương tiện thông gió, cứu hỏa, vệ sinh để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan. Tài liệu lưu trữ nếu chưa được chỉnh lý, cần tiến hành chỉnh lý phục vụ khai thác chung của cơ quan. Cơ quan cần thực hiện việc ứng dụng tin học vào công tác văn phòng (trọng tâm là công tác soạn thảo, quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ).

7. Đối với những cơ quan có thay đổi tổ chức (hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể) thì Thủ trưởng cơ quan phải chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của Nghị định 142/CP (Điều 34).

8. Văn phòng Bộ cùng Vụ Tổ chức Cán bộ mở các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn phòng cho đội ngũ đang làm công tác văn phòng trong ngành, trọng tâm là bồi dưỡng kiến thức về: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc và lưu trữ hồ sơ cho tất cả cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ở các cơ quan đơn vị trong ngành. Từng bước tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, bố trí cán bộ theo đúng chuyên môn được đào tạo, khắc phục tình trạng bố trí những người không có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn thư lưu trữ.

9. Văn phòng Bộ phối hợp với các cơ quan hữu quan tiến hành kiểm tra, hướng dẫn các cơ sở trong ngành về nghiệp vụ văn phòng, để đưa công tác Văn phòng đi dần vào nền nếp theo quy định của Nhà nước.

Bộ yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan thực hiện nghiêm túc các quy định của Chỉ thị này./.