BÁO CÁO

TỔNG KẾT 05 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/2007/CT-TTG CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ TĂNG CƯỜNG BẢO VỆ VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ và thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về lưu trữ, nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu "Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ" đề ra trong Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là Chỉ thị 05)

Nhằm tổng kết, đánh giá kết quả đạt được sau 5 năm thực hiện Chỉ thị, đồng thời, đề xuất các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh hiệu quả hoạt động lưu trữ trong thời gian tới, được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ tổ chức Hội nghị tổng kết 5 năm (2007 - 2012) thực hiện Chỉ thị.

Trên cơ sở báo cáo của 46/56 Bộ, ngành, 62/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thực tế quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Bộ, ngành, địa phương) trong thời gian qua, Bộ Nội vụ xây dựng báo cáo tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05.

Phần 1.

KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/2007/CT-TTG TỪ NĂM 2007 ĐẾN NAY

I. BỘ NỘI VỤ

1. Thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ

Ngay sau khi Chỉ thị 05 được ban hành, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26/3/2007 về kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng, trong đó xác định 16 nhiệm vụ trọng tâm nhằm triển khai thực hiện Chỉ thị. Tiếp theo đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 219/VTLTNN-NVĐP ngày 05/4/2007 và Công văn số 300/VTLTNN-NVTW ngày 03/5/2007 hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương triển khai thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng. Để quán triệt việc thực hiện Chỉ thị một cách sâu rộng, Cục đã tổ chức hội nghị phổ biến Chỉ thị 05 và các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ tới các bộ, ngành, địa phương; đồng thời, tuyên truyền các văn bản này trên các phương tiện thông tin đại chúng.

b) Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng, Bộ Nội vụ đã nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ, cụ thể:

- Xây dựng, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

- Xây dựng, ban hành Quyết định số 04/2007/QĐ-BNV ngày 04/4/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Kỷ niệm chương và Quy chế xét Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ” và 8 Thông tư: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức; của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ tài liệu của UBND và HĐND cấp xã; Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật “Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ”.

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng, ban hành 5 văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Quyết định số 115, 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia II và III; Quyết định số 300/QĐ-VTLTNN ngày 14/12/2009 ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV; Công văn số 439/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

e) Chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

Từ năm 2007 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tiến hành kiểm tra nghiệp vụ tại 15 Bộ, ngành; 29 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; giúp Bộ Nội vụ thanh tra tại 18 Bộ, ngành, 18 tỉnh, thành phố; chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức 02 đợt kiểm tra chéo. Việc chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ đã góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trung ương và địa phương đi vào nề nếp, đồng thời, giúp Bộ Nội vụ và các cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ phù hợp với thực tiễn.

2. Quản lý tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

a) Về thu thập hồ sơ, tài liệu

Trong 5 năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã thu được trên 2.700 mét tài liệu hành chính; 21.217 tờ tài liệu bản đồ; trên 100 mét tài liệu xây đựng cơ bản và tài liệu nghiên cứu khoa học; gần 200 ảnh, 11 cuộn phim; 1.836 giờ băng, đĩa ghi âm; khoảng 300 mét tài liệu địa giới hành chính của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 6,5 giờ băng ghi âm tài liệu truyền miệng... Tuy nhiên, nhiều tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các bộ, ngành vẫn chưa được thu thập về các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; số lượng tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học công nghệ thu được vẫn chưa đầy đủ so với thực tế tài liệu hiện có cần thu thập từ các cơ quan, tổ chức.

Bên cạnh việc thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu, trong thời gian qua, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” nhằm thống kê, lựa chọn, sưu tầm các tài liệu lưu trữ quý, hiếm hiện đang bảo quản ở trong nước và nước ngoài để bổ sung cho Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Kết quả thực hiện Đề án: đến nay, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã sưu tầm được hàng chục nghìn trang bản sao tài liệu lưu trữ quý, hiếm từ cơ quan Lưu trữ của nước ngoài.

b) Về chỉnh lý tài liệu

Xuất phát từ thực trạng tài liệu được thu thập về các Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong hoàn cảnh sơ tán thời kỳ chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ còn ở tình trạng bó gói, thời gian qua, ngoài công việc thường xuyên theo kế hoạch công tác hàng năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã thực hiện việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi các đề án chuyên môn, kết quả là: Đề án “Xử lý tài liệu Địa bạ - Hán Nôm” đã hoàn thành chỉnh lý, phân loại toàn bộ khối tài liệu sổ bộ - Hán Nôm và tài liệu Địa bạ, xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin cấp một và thông tin cấp hai để quản lý và tra tìm khối tài liệu này; Đề án “Chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia” đã chỉnh lý trên 4500 mét tài liệu hành chính, 20 mét tài liệu cá nhân, xử lý kỹ thuật 1000 giờ băng ghi âm, trên 500 giờ sản phẩm đĩa hát, phân loại thống kê 130.000 tấm ảnh...

c) Về bảo quản tài liệu

Hiện nay, cả 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia đều đã có kho lưu trữ chuyên dụng với hệ thống các trang thiết bị hiện đại để bảo quản an toàn tài liệu trên các vật mang tin khác nhau theo đúng tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Việc tu bổ tài liệu được thực hiện thường xuyên tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Đến nay, Đề án “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia” đã xây dựng và hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ về lập bản sao bảo hiểm; xây dựng và ban hành quy định về chế độ bảo quản microfilm bảo hiểm; đầu tư hệ thống thiết bị và lập bản sao bảo hiểm trên microfĩlm được gần 2 triệu trang tài liệu.

d) Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Hàng năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia phục vụ trung bình gần 4.000 lượt độc giả với hơn 10.000 hồ sơ; đồng thời, thường xuyên biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, sách giới thiệu tài liệu lưu trữ; viết bài công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các báo, tạp chí trong và ngoài ngành; cung cấp hoặc phối hợp với các cơ quan khác xuất bản nhiều cuốn sách từ tài liệu lưu trữ; phối hợp với Lưu trữ quốc gia các nước tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ ở trong và ngoài nước.

Để tăng cường tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ, nâng cao nhận thức của công chúng đối với công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, thời gian qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và triển khai thực hiện Đề án “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”. Kết quả: đã tổ chức xác định và lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với một số phông lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; đang tổ chức lập Danh mục tài liệu lưu trữ đề nghị giải mật sau 40 năm đối với tài liệu có đóng dấu mật và sau 60 năm đối với tài liệu có đóng đấu tuyệt mật hoặc tối mật theo quy định của Luật Lưu trữ; biên dịch một số tiêu đề hồ sơ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; tổ chức trưng bày hàng chục cuộc triển lãm; lựa chọn tài liệu để biên tập, giới thiệu, công bố, xuất bán hàng chục cuốn ấn phẩm về tài liệu lưu trữ.

II. CÁC BỘ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG

1. Thực hiện chức năng quản lý về lưu trữ theo thẩm quyền

a) Tuyên truyền, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về lưu trữ

Ngay sau khi Chỉ thị 05 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Chỉ thị được ban hành, các Bộ, ngành, địa phương đã chủ động tuyên truyền, phổ biến văn bản đối với các đơn vị trực thuộc thông qua các hình thức: sao gửi văn bản; tổ chức hội nghị chuyên đề, các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoặc hội nghị công tác văn phòng nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ và ý thức trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với việc bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Thực hiện Chỉ thị 05, các Bộ, ngành, địa phương đã rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về lưu trữ như: Chỉ thị về tăng cường công tác lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; Quy định về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy định về thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu...

Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc đã được các Bộ, ngành, địa phương quan tâm, chủ động triển khai thực hiện một cách thường xuyên. Việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian qua đã có tác dụng thiết thực, góp phần chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị cơ sở.

b) Tình hình tổ chức, biên chế và cán bộ văn thư, lưu trữ

Kiện toàn tổ chức, biên chế và cán bộ luôn là vấn đề được quan tâm trong quá trình hoàn thiện, phát triển ngành lưu trữ trong những năm gần đây. Đến nay, bộ phận lưu trữ ở các Bộ, ngành vẫn được tiếp tục hoàn thiện, tuy nhiên, hình thức tổ chức lưu trữ ở các Bộ, ngành có khác nhau. Biên chế cán bộ lưu trữ đã được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được quan tâm hơn trước; trình độ nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ ngày càng đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và yêu cầu công việc.

Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại cấp tỉnh, cấp huyện được thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Tính đến thời điểm hiện tại, đã có 60/63 tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Một số Sở, ngành ở địa phương đã tổ chức được tổ, bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính... Còn lại, hầu hết các Sở, ban, ngành bố trí công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm thuộc Phòng Hành chính hoặc Văn phòng. Tại cấp huyện, hầu hết các Phòng Nội vụ đều bố trí 01 công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm đảm nhận chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và từ 01 đến 03 viên chức văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm thuộc Văn phòng UBND huyện. Theo số liệu báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đến nay, tổng số biên chế văn thư, lưu trữ ở địa phương là 2.704 công chức, viên chức.

c) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ

Trong 5 năm qua, việc báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ đã được các Bộ, ngành, địa phương thực hiện ngày càng nghiêm túc. Năm 2007: có 41/52 Bộ, ngành và 52/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; năm 2008: có 41/52 Bộ, ngành; 58/64 tỉnh gửi báo cáo thống kê; năm 2009: có 40/52 Bộ, ngành; 36/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê; năm 2010: có 41/52 Bộ, ngành; 51/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê.

Như vậy, vẫn còn một số Bộ, ngành, địa phương chưa thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ theo quy định; chất lượng báo cáo còn hạn chế và thời gian thực hiện còn chậm so với yêu cầu.

2. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

a) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ tại các Bộ, ngành đã có những chuyển biến tích cực, tăng về số lượng và chất lượng ngày càng được nâng cao, đặc biệt là khối tài liệu chuyên môn nghiệp vụ. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan dần đi vào nề nếp, đúng thời gian và đúng yêu cầu, nổi bật là các cơ quan: Bộ Quốc phòng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng Quốc hội, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam...

Ở địa phương có khoảng 30% số tỉnh, thành phố thực hiện tương đối tốt chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Tài liệu thu vào Lưu trữ cơ quan không chỉ tăng về số lượng mà còn đảm bảo hơn về chất lượng.

Tuy nhiên, hiện tượng không lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan ở trung ương và địa phương vẫn còn khá phổ biến. Đây là vấn đề cần được các cấp quản lý quan tâm, chỉ đạo thường xuyên, triệt để hơn trong thời gian tới.

b) Phân loại, chỉnh lý tài liệu

Từ năm 2007 đến nay, việc phân loại, chỉnh lý và lập công cụ tra cứu đối với tài liệu tại các Bộ, ngành được thực hiện thường xuyên. Các cơ quan như Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tổng công ty Thép Việt Nam, Toà án nhân dân tối cao, Bộ Công Thương, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ Tài chính... đã giải quyết tốt tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói.

Tại địa phương, 29 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã xây dựng và triển khai Đề án xử lý tài liệu tồn đọng. Nhiều địa phương đã đầu tư kinh phí để giải quyết khối tài liệu tích đống, điển hình là tỉnh Quảng Ngãi, Vĩnh Long, Thái Nguyên, Thừa Thiên Huế...

Tuy nhiên, tình trạng tài liệu phân tán ở các đơn vị chuyên môn hoặc để tích đống, bó gói trong kho lưu trữ của nhiều cơ quan trung ương và địa phương vẫn chưa được giải quyết triệt để.

c) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã được các Bộ, ngành thực hiện nghiêm túc hơn so với trước khi có Chỉ thị số 05. Các cơ quan thường xuyên giao nộp tài liệu đúng thời hạn là: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Công Thương, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam... Bên cạnh đó, còn một số Bộ, ngành chưa thực hiện đầy đủ quy định về việc giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia như: Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam...

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã tăng lên rõ rệt. Tổng số tài liệu được thu vào các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong 5 năm qua là 39.997 mét, trong đó 29.804 mét đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, còn lại 9.083 mét chưa chỉnh lý hoặc chỉnh lý sơ bộ.

Ở cấp huyện, các tỉnh có 100% huyện đã ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện gồm: Bắc Ninh, Hậu Giang, Hòa Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Lào Cai, Quảng Trị, Sơn La, Tiền Giang, Yên Bái... Hàng năm, các huyện cũng tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện, số lượng tài liệu thu được ngày càng tăng. Tổng số tài liệu thu được vào các Lưu trữ huyện trong 5 năm là 22.501 mét, trong đó 9.765,5 mét đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, 12.619,5 mét chưa chỉnh lý hoặc chỉnh lý sơ bộ. Tuy nhiên, còn nhiều huyện chưa thực hiện việc thu thập tài liệu do chưa bố trí được kho lưu trữ tài liệu.

d) Bảo quản tài liệu lưu trữ

Hiện nay, đa số Bộ, ngành đã bố trí kho lưu trữ bảo đảm đủ diện tích và trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy hút bụi, máy điều hoà, máy hút ẩm... Một số cơ quan đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ, bố trí thêm diện tích hoặc xây dựng kho mới đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu theo tiêu chuẩn được hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV như: Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Quốc phòng, Bộ Tài chính, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Thông tin và Truyền thông, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam...

Để tăng cường công tác lưu trữ tại các địa phương, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”. Đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã hướng dẫn 36 tỉnh, thành phố lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh (trong đó có 26 Dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và tiến hành kiểm tra việc thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ tại 16 tỉnh.

Theo số liệu báo cáo, có 11/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, tiêu biểu là: Bạc Liêu (1200 m²), Bình Định (1020 m²), Đồng Tháp (2414 m²), Kiên Giang (1700 m²), Tuyên Quang (3023 m²), Vĩnh Long (1276 m²), Vĩnh Phúc (2200 m²)... Tổng số tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là 58.218 mét thuộc 1.233 phông, trong đó có 49.422,5 mét đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với tình trạng vật lý tốt. Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật.

Đối với cấp huyện, nhiều địa phương đã quan tâm đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp huyện như: Bạc Liêu (01 huyện), thành phố Hồ Chí Minh (5/24 quận, huyện), Kiên Giang (2/15 huyện), Tây Ninh (01 huyện), Vĩnh Long (1/8 huyện)... Còn lại, đa số các huyện mới bố trí được diện tích nhất định từ 20-50 m² để bảo quản tài liệu lưu trữ. Tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ cấp huyện chủ yếu là tài liệu của Văn phòng UBND huyện. Tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện vẫn đang bảo quản tại đơn vị; điều kiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và không đảm bảo yêu cầu.

đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Bộ, ngành, địa phương có nhiều tiến bộ. Nhìn chung, lưu trữ các ngành, các cấp đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội, thể hiện qua số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú.

Từ năm 2007 đến nay, Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng đã phục vụ 68.114 lượt người nghiên cứu, sử dụng 192.308 hồ sơ; Toà án nhân dân tối cao phục vụ 61.381 lượt người nghiên cứu với hàng trăm nghìn hồ sơ; Văn phòng Chính phủ đã phục vụ 4.200 lượt người nghiên cứu, sử dụng 5.661 hồ sơ; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã phục vụ 4.500 lượt với hàng nghìn hồ sơ; Bộ Ngoại giao phục vụ 604 lượt người nghiên cứu 3415 hồ sơ, hàng trăm tư liệu sách báo, 3848 ảnh, 06 đĩa hình; 27 hiện vật, cung cấp phần lớn tài liệu lưu trữ phục vụ biên soạn các sách, làm phim và phục vụ triển lãm của các cơ quan, tổ chức...

Tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, lượng người đến khai thác tài liệu hàng năm ngày càng nhiều: Bến Tre 1.180 lượt người, Bình Định 1.825 lượt người, thành phố Hồ Chí Minh 951 lượt người, Thanh Hóa 2.091 lượt người...

Tại cấp huyện, công tác khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu phục vụ việc giải quyết công việc của các cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng UBND và các phòng chuyên môn, số lượng tài liệu được khai thác còn hạn chế.

Bên cạnh các kết quả đạt được, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương vẫn còn một số tồn tại như: chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được quy định rõ ràng, thống nhất; phương tiện, thiết bị phục vụ sử dụng tài liệu còn thô sơ; các hình thức tổ chức sử dụng còn nghèo nàn, chủ yếu vẫn là phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu tại Phòng đọc; việc chủ động thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ còn hạn chế; việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ còn chưa đạt yêu cầu.

Phần 2.

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Ưu điểm

Qua 5 năm thực hiện Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ, công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước đã có những ưu điểm nổi bật sau đây:

a) Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các Bộ, ngành, địa phương đã tích cực tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị và các văn bản khác về lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

b) Hoạt động quản lý, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các Bộ, ngành, địa phương đã được tăng cường, thể hiện qua hệ thống văn bản ngày càng được hoàn thiện, công tác thanh tra, kiểm tra ngày càng được đẩy mạnh.

c) Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm, đầu tư đáng kể, tập trung vào các công việc trọng tâm như: cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ; mua sắm trang thiết bị bảo quản; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

d) Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Bộ, ngành, địa phương nhìn chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả.

Những kết quả trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:

Một là, sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, các cấp, các ngành đối với công tác lưu trữ.

Hai là, tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế làm văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; công chức, viên chức văn thư, lưu trữ đã phát huy tính chủ động trong công tác, làm tốt hơn chức năng tham mưu cho Lãnh đạo các cấp tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị và các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan.

2. Tồn tại

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng tại các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương vẫn còn những tồn tại cơ bản sau:

a) Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế; nhiều vấn đề về quản lý và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa đầy đủ và cụ thể.

b) Việc kiện toàn tổ chức và bố trí cán bộ lưu trữ của các cấp, các ngành, đặc biệt ở các địa phương gặp nhiều khó khăn do thiếu văn bản và thiếu chỉ đạo từ cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và UBND cấp tỉnh.

Biên chế lưu trữ ở một số Bộ, ngành, tỉnh và các đơn vị trực thuộc còn thiếu, trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác văn thư, lưu trữ. Tại cấp huyện hầu hết công chức, viên chức làm công tác kiêm nhiệm và chưa được đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Chế độ chính sách cho người làm văn thư, lưu trữ còn chưa được quan tâm.

c) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ tuy đã được quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng nhu cầu, Đặc biệt, đối với yêu cầu trong Chỉ thị của Thủ tướng “Đến năm 2010, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải có kho lưu trữ chuyên dụng” đã gặp nhiều khó khăn trong bối cảnh các cấp, các ngành đang phải tăng cường tiết kiệm để phòng chống lạm phát.

d) Việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử còn chưa được thực hiện triệt để. Tình trạng tài liệu đến hạn nộp lưu chưa được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý còn nhiều; một số tài liệu có giá trị đã và đang bị hư hỏng, xuống cấp. Như vậy, việc thực hiện mục tiêu “đến năm 2010 giải quyết tài liệu tồn đọng hiện có trong kho lưu trữ” theo yêu cầu của Thủ tướng tại Chỉ thị 05 ở nhiều Bộ, ngành, địa phương chưa hoàn thành.

đ) Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại Phòng đọc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa thực hiện được hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao.

Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:

Một là, ý thức chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, tổ chức cũng như của cán bộ, công chức chưa nghiêm.

Hai là, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt lãnh đạo một số bộ, ngành, địa phương về văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, từ đó, chưa dành sự quan tâm đúng mức, chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về lưu trữ.

Ba là, nguồn kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, chưa được thường xuyên quan tâm phân bổ trong dự toán ngân sách hàng năm, chưa bảo đảm cho việc triển khai các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ.

Phần 3.

KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT CỦA CÁC BỘ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG

Để thực hiện tốt nhiệm vụ “bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” trong thời gian tới, các Bộ, ngành, địa phương đã đề xuất, kiến nghị các nội dung có liên quan đến hoạt động lưu trữ, tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:

1. Về văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ

Hoàn thiện hệ thống văn bản dưới Luật như Nghị định, Thông tư đã được Luật Lưu trữ giao, đồng thời, tiến hành rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế theo đúng quy định của Nhà nước. Khi xây dựng các văn bản chỉ đạo, cơ quan quản lý nhà nước cần chú ý đến đặc thù riêng của một số ngành. Các văn bản quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật.

Trong thời gian tới, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần tập trung xây dựng, sửa đổi, bổ sung và trình các cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản sau: xây dựng văn bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện khi không còn Lưu trữ lịch sử cấp huyện; hướng dẫn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục số 2 nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh; sửa đổi các quy định về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ...

2. Duy trì công tác kiểm tra chéo; tăng cường hướng dẫn và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ.

3. Về tổ chức, biên chế, chế độ đãi ngộ đối với người làm lưu trữ

Bộ Nội vụ cần hướng dẫn và quy định rõ tổ chức, kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn, chức danh quy định của Nhà nước; quy định định mức công việc để bố trí biên chế chuyên trách về lưu trữ cho các Chi cục, sở, ban, ngành, UBND huyện, thị.

Bộ Nội vụ cần ban hành, điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ với công chức, viên chức văn thư, lưu trữ như: phụ cấp đặc thù cho cán bộ văn thư; mở rộng đối tượng được hưởng phụ cấp; nâng hệ số phụ cấp độc hại.

4. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng chuyên sâu, đào tạo ngắn hạn, đào tạo lại cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn theo khu vực tỉnh, thành phố; tạo điều kiện trao đổi kinh nghiệm ở trong và ngoài nước; ban hành nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn các chuyên đề, cấp chứng chỉ để có quy chuẩn chung về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong toàn quốc.

5. Về thi đua khen thưởng

Hướng dẫn cụ thể nội dung thi đua, khen thưởng trong ngành văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ”; định kỳ xem xét, trình Bộ Nội vụ và các cấp có thẩm quyền khen thưởng cho các tập thể và cá nhân có nhiều đóng góp và thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ.

6. Các vấn đề khác

Bộ Nội vụ xây dựng chính sách hỗ trợ kinh phí định kỳ cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đúng tiêu chuẩn; hướng dẫn sử dụng ngân sách Nhà nước trong hoạt động lưu trữ; kiểm tra việc triển khai kế hoạch cấp vốn và hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ.

Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc bảo quản, phục chế và tổ chức phát huy giá trị các loại tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Phần 4.

PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI

Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả mục tiêu “bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” theo tinh thần Chỉ thị, trong thời gian tới, các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ chính sau đây:

1. Đối với Bộ Nội vụ

a) Xây dựng, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ. Rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế.

b) Tích cực tuyên truyền, phổ biến pháp luật và tập huấn văn bản mới về văn thư, lưu trữ; duy trì công tác thanh tra việc thi hành pháp luật, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ; kiểm tra chéo và tổng kết công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

c) Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

d) Nghiên cứu điều chỉnh, bổ sung chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.

đ) Cải cách hành chính trong các hoạt động lưu trữ có liên quan đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân như: giao nộp tài liệu, tiêu huỷ tài liệu, sử dụng tài liệu lưu trữ.

e) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ; chủ động công bố, giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài iiệu lưu trữ.

g) Kiểm tra việc thực hiện cấp vốn và hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo Quyết định 1784/QĐ-TTg.

2. Đối với các Bộ, ngành, địa phương

a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức về vai trò công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

b) Chủ động xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản lý.

c) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ; bố trí đủ biên chế, thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.

d) Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

đ) Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc xây dựng, cải tạo hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh; bố trí đủ kho tàng và mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.

e) Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; xử lý tài liệu tồn đọng; đa dạng hoá các hình thức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.