Giới thiệu chung về Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7436:2004

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7436:2004 về Phong bì sử dụng trong cơ quan hành chính do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/TC 6 "Giấy và sản phẩm giấy" biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành. Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu kỹ thuật, kích thước, phương pháp thử và cách trình bày đối với các loại phong bì thư dùng trong hoạt động giao dịch hành chính của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội.

Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh

Tiêu chuẩn này áp dụng thống nhất cho tất cả các loại phong bì được sử dụng để gửi công văn, tài liệu, thư từ trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước các cấp. Các doanh nghiệp, tổ chức ngoài công lập cũng có thể áp dụng tiêu chuẩn này để chuẩn hóa hệ thống nhận diện và chuyên nghiệp hóa công tác văn thư.

Quy định về kích thước tiêu chuẩn của phong bì

TCVN 7436:2004 quy định cụ thể các kích thước phong bì hành chính dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO 269, nhằm đảm bảo tính tương thích với các khổ giấy văn phòng phổ biến hiện nay:

• Phong bì khổ lớn (C4): Kích thước tiêu chuẩn là 229 mm x 324 mm. Loại phong bì này được thiết kế để chứa trực tiếp các văn bản, tài liệu khổ giấy A4 mà không cần phải gấp lại.
• Phong bì khổ trung (C5): Kích thước tiêu chuẩn là 162 mm x 229 mm. Loại này phù hợp để chứa các tài liệu khổ giấy A5 hoặc tài liệu khổ A4 gấp đôi.
• Phong bì khổ nhỏ (C6): Kích thước tiêu chuẩn là 114 mm x 162 mm. Loại này dùng để chứa tài liệu khổ A6 hoặc tài liệu khổ A4 gấp làm tư.
• Phong bì khổ dài (DL): Kích thước tiêu chuẩn là 110 mm x 220 mm. Đây là loại phong bì thông dụng nhất, phù hợp để chứa tài liệu khổ A4 gấp làm ba theo chiều ngang.

Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng vật liệu

Để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và độ bền trong quá trình vận chuyển bưu chính, phong bì hành chính phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt sau:

• Chất lượng giấy: Giấy dùng để chế tạo phong bì phải có bề mặt mịn, bám mực tốt, không bị nhòe khi viết bằng bút mực hoặc in bằng máy in bưu chính. Định lượng giấy tối thiểu phải đạt từ 80 g/m² đến 100 g/m² tùy thuộc vào kích thước phong bì để đảm bảo độ cứng cáp.
• Độ đục của giấy: Giấy làm phong bì phải có độ đục cao (tối thiểu đạt 85%) nhằm đảm bảo tính bảo mật, không thể nhìn thấu nội dung văn bản bên trong dưới ánh sáng thông thường.
• Keo dán nắp phong bì: Phần nắp phong bì phải được phủ một lớp keo dán có độ bám dính cao, không bị tự bong tróc trong điều kiện lưu trữ bình thường và đảm bảo niêm phong an toàn khi dán kín.

Quy định về bố cục trình bày và in ấn

Cách trình bày thông tin trên phong bì hành chính phải tuân thủ nghiêm ngặt bố cục chuẩn hóa để thuận tiện cho việc xử lý thủ công và tự động của ngành bưu chính:

• Khu vực người gửi (Góc trên bên trái): Dành riêng để in thông tin của cơ quan gửi thư, bao gồm: Tên cơ quan chủ quản, tên cơ quan gửi, địa chỉ chi tiết, số điện thoại, số fax, địa chỉ email hoặc trang thông tin điện tử. Có thể in thêm biểu tượng (logo) chính thức của cơ quan ở khu vực này.
• Khu vực người nhận (Góc dưới bên phải): Dành để ghi thông tin chi tiết của người nhận (Họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, địa chỉ nhận và mã bưu chính). Khu vực này phải được thiết kế thông thoáng, dễ đọc, có thể kẻ dòng hoặc để trống tùy theo thiết kế.
• Khu vực dán tem (Góc trên bên phải): Dành riêng cho việc dán tem bưu chính hoặc in dấu bưu điện (đối với các loại thư trả trước hoặc thư dịch vụ).
• Màu sắc và phông chữ: Chữ in trên phong bì phải rõ ràng, sắc nét, sử dụng các phông chữ nghiêm túc, dễ đọc. Màu sắc in ấn phải trang nhã, lịch sự, phù hợp với tính chất công vụ của cơ quan hành chính nhà nước.