TIÊU CHUẨN NGÀNH

TCN 04:1997

MỤC LỤC HỒ SƠ

(INVENTORY)

Mục lục hồ sơ lưư trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý.

1- Tiêu chuẩn này quy định khuôn khổ, mẫu trình bày và cách lập mục lục hồ sơ, áp dụng trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành và lưu trữ cơ quan từ trung ương đến địa phương.

2- Mục lục hồ sơ có kích thước A4 ( 210mm x 297mm ) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Độ dầy một quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (tương đương 300 tờ giấy).

3- Phần trình bầy mẫu (Mục lục hồ sơ):

Thành phần "Mục lục hồ sơ " gồm có:

1) Tờ bìa

2) Tờ nhan đề

3) Tờ mục lục

4) Lời nói đầu

5) Bảng chữ viết tắt

6) Bảng kê các hồ sơ

7) Bảng chỉ dẫn

8) Phần kết thúc

3.1- Tờ bìa: Mẫu trình bầy các yếu tố thông tin trên tờ bìa được quy định theo Hình 1

3.1.1- Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ

(nếu dùng cho các Trung tâm lưu trữ Quốc gia thì ghi trực tiếp "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I", "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II"... Nếu dùng cho lưu trữ các bộ, các cơ quan thì đề tên bộ, tên cơ quan, UBND tỉnh, huyện).

Tên cơ quan được in bằng kiểu chữ in đậm, thân cao 5cm cách mép trên của tờ bìa 25mm và cách đều hai mép trái, phải.

3.1.2- Tên "Mục lục hồ sơ " được in đậm thành một dòng thân cao 9mm cách mép trên của tờ bìa 125mm và cách đều hai mép trái, phải.

3.1.3 Chữ "Phông" cách "Mục lục hồ sơ " 20mm và 2 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ bìa để ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông.

3.1.4 "Từ năm...đến năm..." in thành một dòng cách hai dòng tên phông 10mm. Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các hồ sơ có trong "Mục lục hồ sơ ". Cả hai mục 3.1.3 và 3.1.4 in bằng chữ in thường.

3.2 Tờ nhan đề

Nội dung thông tin trên tờ nhan đề được trình bầy trong khung viền 2 nét đậm rộng 1mm cách mép phải 20mm, cách mép trái 25mm, mép trên và mép dưới 20mm.

(Mẫu trình bầy xem Hình 2)

Tờ nhan đề gồm các yếu tố:

3.2.1 Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ

3.2.2 "Mục lục hồ sơ "

3.2.3 Tên phông lưu trữ

3.2.4 Từ hồ sơ số....đến hồ sơ số....

3.2.5 Phông số...

3.2.6 Mục lục số (Quyển số)

3.2.7 Số trang

3.2.8 Thời hạn bảo quản

3.2.1 "Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ" được in đậm thân cao 5mm thành một dòng cách mép bìa trên 35mm và cách đều hai mép trái, phải của tờ giấy.

3.2.2 "Mục lục hồ sơ " được in thành một dòng, thân đứng cao 7mm cách mép trên 100mm và cách đều hai mép trái, phải của tờ giấy.

3.2.3 "Tên phông lưu trữ" : Viết đầy đủ tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông bằng chữ viết thường, rõ ràng, bằng mực khó phai trên 3 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ giấy, mỗi dòng cách nhau 10mm. (Nếu đơn vị hình thành phông đổi tên, đổi cấp trực thuộc thì những lần đổi đó được viết ở phía dưới tên gọi chính thức bằng chữ in thường theo trình tự trước sau với thời gian tồn tại của từng tên gọi và để vào trong ngoặc đơn). Ví dụ:

Tên phông: Trọng tài kinh tế Nhà nước

(Hội đồng trọng tài kinh tế TW: 1960-1965