THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊ ĐỊNH SỐ 62/CP NGÀY 22/9/1993 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Căn cứ Điều 13 của Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu, liên Bộ Nội vụ- Ban Tổ chức- cán bộ Chính phủ hướng dẫn một số điểm trong việc thi hành Nghị định của Chính phủ như sau:

I- LOẠI CON DẤU VÀ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC SỬ DỤNG CON DẤU QUY ĐỊNH TRONG NGHỊ ĐỊNH 62/CP CỦA CHÍNH PHỦ.

A- LOẠI CON DẤU QUẢN LÝ THEO NGHỊ ĐỊNH 62/ CP CỦA CHÍNH PHỦ.

1- Nghị định số 62/CP của Chính phủ quy định con dấu của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị kinh tế , các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức quần chúng, các tổ chức phi chính phủ, các đơn vị vũ trang (gọi tắt là cơ quan , tổ chức) và một số chức danh được đóng lên các văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức hoặc các giấy tờ thủ tục hành chính khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.

2- Các loại con dấu của các cơ quan, tổ chức ghi tại điểm 1 gồm: dấu chìm, dấu nổi, dấu ướt.

Các loại dấu tiêu đề, ngày tháng, chữ ký.. của các tổ chức và các cá nhân không thuộc phạm vi quy định của Nghị định này.

B- CÁC CƠ QUAN ,TỔ CHỨC ĐƯỢC SỬ DỤNG CON DẤU.

1. Cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình quốc huy:

1.1- Các cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước thuộc Chính phủ, quy định tại tiết thứ 5, khoản1, Điều 2 Nghị định 62/CP được sử dụng con dấu có hình quốc huy là những cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước đối với ngành, lĩnh vực trong cả nước, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại điều 21 Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ (về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ) gồm : Tổng cục Thống kê, Tổng cục Hải quan, Tổng cục Bưu điện, Tổng cục Quản lý ruộng đất, Tổng cục Khí tượng thuỷ văn, Tổng cục Du lịch, Tổng cục Thể dục thể thao,Ban Tôn giáo của Chính phủ, Ban Biên giới của Chính phủ, Ban Vật giá Chính phủ, Trọng tài kinh tế Nhà nước, Cục Đo đạc và Bản đồ Nhà nước.

1.2- Những trường hợp đặc biệt (nêu ở khoản 2 Điều 2 Nghị định 62/CP) muốn được sử dụng con dấu có hình quốc huy, phải có văn bản trình Thủ tướng Chính phủ qua Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ). Chỉ sau khi có quyết định cho phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ mới giải quyết khắc dấu có hình quốc huy.

2. Cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình quốc huy (quy định ở Điều 3 Nghị định 62/CP):

2.1- Các cơ quan thuộc Chính phủ, không có chức năng quản lý Nhà nước như: Các Trung tâm khoa học về tự nhiên, xã hội, văn hoá, giáo dục, đào tạo.. . các cơ quan giúp Chính phủ theo dõi một số lĩnh vực như Dự trữ quốc gia, Thi đua khen thưởng, vv..

2.2- Các cơ quan, tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước; Tổng cục thuộc Bộ, Cục, Vụ, Thanh tra, Văn phòng.

2.3- Các cơ quan, tổ chức trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân các cấp.

2.4- Các cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Ban, Sở, Uỷ ban, Cục, Chi cục.. ); của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Phòng, Ban, Chi cục…).

2.5- Các tổ chức sự nghiệp làm nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, giáo dục, đào tạo, văn hoá, xã hội như : Viện, Trường, Bệnh viện, Trung tâm.. Các tổ chức này được thành lập ở các Bộ, ngành Trung ương và ở địa phương.

2.6- Các tổ chức quần chúng gồm: các hội quần chúng, các tổ chức xã hội theo nghề nghiệp, sáng tạo của quần chúng, các Hội hữu nghị., các Hội hoạt động nhân đạo, bảo trợ xã hội do Chính phủ cấp giấy phép (Hội hoạt động trong phạm vi cả nước); hoặc do chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép (Hội hoạt động trong phạm vi địa phương).

Các tổ chức phi Chính phủ được cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập hoạt động theo pháp luật hiện hành.

2.7- Các tổ chức kinh tế: Doanh nghiệp Nhà nước (kể cả Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp); Doanh nghiệp đoàn thể; Doanh nghiệp tư nhân; Công ty cổ phần; Công ty trách nhiệm hữu hạn; các tổ chức liên doanh về kinh tế kể cả liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đầu tư 100% vốn của tổ chức, cá nhân nước ngoài; các tổ chức kinh tế tập thể (Hợp tác xã, Tổ hợp tác.. ); các Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế.

2.8- Các tổ chức, đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức nói trên, trong khi làm nhiệm vụ, công tác được nhân danh mình giao dịch và liên hệ thường xuyên với các cơ quan, tổ chức khác và công dân hoặc làm nhiệm vụ kiểm soát được quyền chứng nhận, lập biên bản thu tiền, phát biên lai như; Đồn, Trạm, Trại, Phòng giao dịch, Cửa hàng, Quỹ tiết kiệm, Bệnh viện, Nhà điều dưỡng..

Các tổ chức, đơn vị trực thuộc nói ở Điều 2.8 này phải là những đơn vị trực tiếp của tổ chức, đơn vị cấp trên và đã được quy định trong hệ thống tổ chức hoặc Quy chế, Điều lệ của các Bộ, ngành ở Trung ương hoặc của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

3. Các cơ quan, tổ chức được khắc và sử dụng con dấu có biểu tượng riêng hoặc chữ nước ngoài (quy định tại Điều 4 Nghị định 62/CP):

3.1- Những cơ quan, tổ chức có biểu tượng riêng mà biểu tượng đó đã được cấp có thẩm quyền của Nhà nước quy định hay phê duyệt; biểu tượng của các tổ chức quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc có mối quan hệ trực tiếp được Nhà nước cho phép.

3.2- Những cơ quan, tổ chức được phép hợp tác liên doanh với các tổ chức, cá nhân nước ngoài; cơ quan, tổ chức được Nhà nước Việt Nam cho phép thành lập và hoạt động ở nước ngoài thì có thể được khắc thêm chữ nước ngoài vào con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

4. Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu phải khắc theo mẫu (kích thước, hình thể, nội dung) do Bộ Nội vụ quy định.

5. Bộ Nội vụ, sau khi trao đổi với Bộ Ngoại giao quy định mẫu và việc quản lý các con dấu của các cơ quan, tổ chức Việt Nam sử dụng trong công tác đối ngoại nêu ở Điều 6 Nghị định 62/CP.

6. Các cơ quan, tổ chức của nước ngoài sử dụng con dấu ở Việt Nam ghi tại Điều 7 Nghị định 62/CP được hiểu như sau:

7. a) Các cơ quan, đại diện ngoại giao, các cơ quan Lãnh sự, đại diện bên cạnh các tổ chức quốc tế, các phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán và các cơ quan, tổ chức đại diện ngoại giao khác của người nước ngoài ở Việt Nam khi sử dụng con dấu phải thông báo cho nước CHXHCN Việt Nam theo thể thức do Bộ Ngoại giao quy định.

b) Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là đại diện ngoại giao, mang con dấu vào hoặc khắc dấu để sử dụng tại Việt Nam, phải được phép của Bộ Nội vụ nước CHXHCN Việt Nam, theo thể thức do Bộ Nội vụ quy định.

7. Các tổ chức chính trị, xã hội trong Mặt trận Tổ quốc Việt Nam quy định mẫu con dấu trong hệ thống tổ chức của mình theo quy định riêng, sau khi thống nhất với Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ và Bộ Nội vụ.

II- VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU.

A- BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ, THỦ TRƯỞNG, CƠ QUAN, TỔ CHỨC Ở TRUNG ƯƠNG; NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CÁC TỔ CHỨC QUẦN CHÚNG, CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ, XÃ HỘI TRONG MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM; CHỦ TỊCH UBND TỪ CẤP HUYỆN TRỞ LÊN QUẢN LÝ CON DẤU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC MÌNH QUẢN LÝ THEO NỘI DUNG SAU ĐÂY:

1- Cho phép bằng văn bản đối với cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý được sử dụng con dấu riêng.

2- Kiểm tra việc quản lý sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị thuộc mình quản lý theo quy định của Nghị định 62/CP và hướng dẫn của Thông tư này.

3- Quyết định thu hồi con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền mình thành lập khi cơ quan, tổ chức đó giải thể, sáp nhập hoặc vì lý do gì khác phải đình chỉ việc sử dụng con dấu. Quyết định thu hồi con dấu đồng thời phải gửi cho cơ quận Công an đã cấp giấy phép khắc dấu.

B- CƠ QUAN, TỔ CHỨC QUẢN LÝ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA MÌNH PHẢI THEO CÁC QUY ĐỊNH SAU ĐÂY:

1. Phải được cấp có thẩm quyền ra quyết định cho phép sử dụng con dấu riêng theo quy định của Chính phủ đối với từng loaị cơ quan, tổ chức.

2. Khoản 1 Điều 10 Nghị định 62/CP quy định "mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng loại.. được hiểu là: Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu theo mẫu quy định. Trường hợp cần có thêm con dấu cùng loại mẫu như con dấu thứ nhất (giống nhau về hình thể, kích thước và nội dung) thì phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép (cấp thẩm quyền đã cho phép dùng con dấu khi thành lập) nhưng phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất. Ký hiệu riêng phải được sự đồng ý của cơ quan cấp giấy phép khắc dấu.

3. Các cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm con dấu chìm,dấu nổi, dấu thu nhỏ, nội dung con dấu phải giống như con dấu đang sử dụng, để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ riêng nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép.

4. Khi làm thủ tục khắc dấu phải theo các quy định và hướng dẫn của Thông tư này.

5. Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng dấu mới. Khi bắt đầu sử dụng dấu mới phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quận công an.

6. Mực in dấu thống nhất dùng mầu đỏ do Bộ Nội vụ hướng dẫn.

7. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền (cấp Trưởng, cấp Phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó). Không được đóng dấu khống chỉ (văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung.

8. Con dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng của cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị.

9. Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan,tổ chức phải là người có trách nhiệm , đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu , cụ thể là:

9.1- Phải để con dấu đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận, không được làm biến dạng con dấu.

9.2- Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có trách nhiệm.

9.3- Khi đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ phải rõ nét, phải đóng con dấu lên 1/3 chữ ký về bên trái.

9.4- Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

10. Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho công an nơi gần nhất, đồng thời báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ.

11. Có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và tạo điều kiện để cán bộ Công an và cán bộ tổ chức - cán bộ khi tiến hành kiểm tra việc chấp hành các quy định về bảo quản và sử dụng con dấu.

C- TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN CÔNG AN TRONG VIỆC KHẮC VÀ BẢO QUẢN CON DẤU.

1- Cấp giấy phép khắc dấu:

1.1- Khi cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan, tổ chức, cơ quan công an phải căn cứ vào các thủ tục giấy tờ sau đây:

a) Đối với các cơ quan , tổ chức được phép khắc dấu có hình quốc huy; các cơ quan, tổ chức chuyên môn sự nghiệp, các Hội quần chúng, các tổ chức chính trị xã hội và các tổ chức phi Chính phủ cần có:

- Quyết định thành lập về tổ chức của cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Nhà nước đối vơí từng loại cơ quan, tổ chức.

- Quyết định cho phép dùng con dấu của cấp có thẩm quyền quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 9 Nghị định 62/CP đối với từng loại cơ quan, tổ chức (nếu trong quyết định thành lập tổ chức đã quy định cho phép cơ quan, tổ chức được dùng con dấu thì không cần có quyết định cho phép dùng con dấu riêng).

- Đối với các Hội quần chúng, Hội nghề nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức phi Chính phủ phải có thêm điều lệ hoạt động đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các tổ chức nghiên cứu khoa học có thêm giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ quan quản lý khoa học công nghệ, môi trường Nhà nước cấp.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức được thành lập mà chưa xác định rõ loại hình tổ chức thì phải có văn bản của Hội đồng Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ (nếu cơ quan, tổ chức thuộc địa phương).

b) Đối với các tổ chức kinh tế;

- Quyết định (hoặc giấy phép) thành lập của cấp có thẩm quyền.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (tổ chức liên doanh với nước ngoài và Giấy phép đầu tư, Giấy phép đặt Văn phòng đại diện.. tại Việt Nam) của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp.

- Giấy chứng nhận của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho đặt trụ sở hoạt động ở địa phương (nếu là Chi nhánh, Văn phòng đại diện, đơn vị thuộc doanh nghiệp đặt ở tỉnh, thành phố khác).

- Các loại văn bản trên yêu cầu cơ quan, tổ chức xuất trình bản chính và nộp một bản sao ( có xác nhận của cơ quan công chứng Nhà nước).

c) Trường hợp khắc lại con dấu bị mất hoặc bị mòn, hỏng, yêu cầu cơ quan, tổ chức có văn bản nói rõ lý do và đề nghị cơ quan Công an khắc lại con dấu mới, không phải nộp thêm các loại văn bản nào khác.

d) Cán bộ được cơ quan, tổ chức cử đi khắc dấu cần mang theo công văn hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và xuất trình giấy chứng minh nhân dân của bản thân.

e) Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là cơ quan ngoại giao:

- Có văn bản gửi Bộ Nội vụ nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu tại Việt Nam, kèm theo mẫu con dấu (nếu là Văn phòng, Cơ quan đại diện còn phải có giấy phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Việt Nam cấp).

Trường hợp các cơ quan, tổ chức không phải là đại diện ngoại giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải đăng ký mẫu trước khi sử dụng (nội dung con dấu phải dịch ra chữ Việt Nam).

1.2- Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu và tổ chức việc khắc dấu:

a) Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Tổng cục cảnh sát nhân dân - Bộ Nội vụ (C.13) cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan, tổ chức ở Trung ương; cơ quan, tổ chức khắc dấu có biểu tượng và chữ nước ngoài; con dấu của các tổ chức nước ngoài không phải là đại diện ngoại giao ở nước ta; con dấu dùng trong công tác đối ngoại và con dấu của các tổ chức khác của Việt Nam được phép dùng dấu ở nước ngoài.

b) Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh, thành phố trực thuộc TW (PC.13) cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan, tổ chức thuộc địa phương và một số con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc TW nhưng đóng ở địa phương theo phân cấp của Bộ Nội vụ.

c) Sau khi xem xét, nếu đầy đủ thủ tục, cơ quan công an sẽ cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan, tổ chức đến đặt khắc dấu tại cơ sở khắc dấu do cơ quan Công an quản lý. Nếu địa phương không có cơ sở khắc dấu, cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến Công an tỉnh, thành phố có cơ sở khắc dấu hoặc giới thiệu về Bộ Nội vụ (Tổng cục cảnh sát nhân dân) để giải quyết.

Thời gian xem xét giải quyết thủ tục khắc dấu không quá 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ xin phép khắc dấu của cơ quan, tổ chức.

d) Giấy phép khắc dấu theo mẫu thống nhất của Tổng cục cảnh sát nhân dân Bộ Nội vụ.

2. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu:

2.1- Nội dung kiểm tra: Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định 62/CP của Chính phủ và các nội dung hướng dẫn trong Thông tư này.

2.2- Hình thức kiểm tra:

- Việc kiểm tra phải tiến hành công khai, tiến hành định kỳ hoặc đột xuất; có thể cử cán bộ trực tiếp tới cơ quan , tổ chức để kiểm tra hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu cử cán bộ mang con dấu đến cơ quan Công an để kiểm tra. Sau khi kiểm tra, kể cả có hoặc không phát hiện vi phạm đều phải lập biên bản (theo mẫu quy định) ghi rõ kết quả kiểm tra ( có xác nhận của thủ trưởng cơ quan, tổ chức ) và giao cho cơ quan , tổ chức được kiểm tra 01 bản.

2.3- Cán bộ , chiến sỹ công an có quyền kiểm tra :

a- Trưởng, Phó phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội , Công an Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương .

b- Trưởng, Phó Công an huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh.

c- Cán bộ cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội được Thủ trưởng cơ quan Công an từ cấp tỉnh trở lên phân công theo dõi công tác quản lý con dấu và những cán bộ Công an khác được Thủ trưởng cơ quan Công an các cấp ghi tại điểm a và b trên đây uỷ nhiệm.

d- Khi tiến hành kiểm tra có sự phối hợp với cán bộ các cơ quan tổ chức - cán bộ các ngành, các cấp.

3- Xử lý vi phạm

3.1- Những hành vi vi phạm hành chính về quản lý, sử dụng con dấu của các tổ chức, cá nhân được áp dụng và thực hiện theo Nghị định 141/HĐBT ngày 25 /4/1991 của Hội đồng Bộ trưởng( nay là Chính phủ ). Ngoài ra đối với cá nhân vi phạm còn bị xử lý kỷ luật hành chính nội bộ.

3.2- Truy cứu trách nhiệm hành sự theo quy định của Bộ luật Hình sự đối với các trường hợp sử dụng dâú giả, lợi dụng con dấu để hoạt động phạm pháp.

3.3- Tiến hành thu hồi con dấu nếu cơ quan, tổ chức đã có quyết định sát nhập, chia tách, giải thể nhưng không nộp con dấu cho cơ quan Công an theo quy định; sử dụng con dấu nhưng chưa đăng ký lưu chiểu mẫu dấu tại cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu; sử dụng con dấu trái phép sau khi đã có quyết định đình chỉ sử dụng và thu hồi của các cấp có thẩm quyền.

III- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Để nghiêm túc thi hành Nghị định của Chính phủ , đưa việc quản lý và sử dụng con dấu vào nền nếp, chặt chẽ, Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ và Bộ Nội vụ đề nghị:

a- Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ , thủ trưởng các cơ quan , tổ chức ở TW, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hướng dẫn các cấp, các ngành , các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ các quy định trong Nghị định 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn này.

b- Người đứng đầu các tổ chức chính trị, xã hội trong Mặt trận Tổ quốc Việt Nam trao đổi thống nhất với Bộ Nội vụ và Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ rà soát và bổ sung các quy định, hướng dẫn việc quản lý, sử dụng con dấu trong hệ thống tổ chức của mình; có biện pháp chấn chỉnh những sơ hở, thiếu sót, đảm bảo việc quản lý , sử dụng con dấu theo đúng quy định của Chính phủ .

c- Bộ Nội vụ phối hợp với Ban Tôn giáo Chính phủ hướng dẫn các tổ chức Giáo hội được Nhà nước cho phép hoạt động quy định mẫu con dấu, phạm vi sử dụng con dấu trong hệ thống tổ chức của mình và phải đăng ký mẫu con dấu với cơ quan Công an trước khi sử dụng.

d- Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Ngoại giao xem xét lại các cơ quan, tổ chức đang dùng con dấu trong công tác đối ngoại để cùng với Bộ Nội vụ sửa đổi mẫu con dấu , chấn chỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu cho phù hợp với công tác ngoại giao hiện nay; trong việc quản lý, sử dụng các loại con dấu của các cơ quan , tổ chức Việt Nam khác được phép sử dụng con dấu ở nước ngoài không thuộc phạm vi công tác ngoại giao và quản lý việc sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.

e- Bộ Quốc phòng kiểm tra lại việc khắc, quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị quân đội; có biện pháp chấn chỉnh những sơ hở, thiếu sót trong quản lý bảo quản, sử dụng con dấu và phối hợp với Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý con dấu theo Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ .

2- Cơ quan tổ chức cán bộ các ngành, các cấp có trách nhiệm xem xét xác định cơ quan , tổ chức mới được thành lập và xin phép dùng con dấu mà các cơ quan , tổ chức này chưa thuộc loại hình nào trong bộ máy hành chính Nhà nước và các tổ chức kinh tế - xã hội . . .; kiến nghị với Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân tỉnh , thành phố trực thuộc Trung ương, cho phép hoặc không cho phép thành lập và có văn bản chính thức để cơ quan Công an hướng dẫn mẫu dấu , giải quyết khắc dấu và kiểm tra việc quản lý , sử dụng con dấu của các cơ quan , tổ chức.

3- Tổng cục Cảnh sát nhân dân Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể mẫu các loại con dấu; tổ chức , hướng dẫn việc khắc dấu , thời gian bắt đầu sử dụng con dấu theo mẫu mới cho các cơ quan , tổ chức, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước và phối hợp với cơ quan tổ chức cán bộ kiểm tra việc thi hành Thông tư này.

4- Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các văn bản hướng dẫn việc quản lý , sử dụng con dấu của Bộ Nội vụ và Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.