Năm 1957, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 462-TC/VP về việc thanh toán các khoản chi phí bằng hóa đơn. Đây là một trong những văn bản pháp lý đặt nền móng cho công tác quản lý tài chính, kiểm soát chi tiêu ngân sách nhà nước trong giai đoạn đầu xây dựng và phát triển kinh tế, nhằm mục đích thiết lập kỷ cương tài chính, chống lãng phí, thất thoát và phòng ngừa các hành vi tham ô, trục lợi công quỹ.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của Thông tư

Thông tư này áp dụng đối với tất cả các cơ quan hành chính sự nghiệp, các xí nghiệp quốc doanh, các tổ chức đoàn thể và các đơn vị lực lượng vũ trang có sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước. Đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp bao gồm thủ trưởng các đơn vị, cán bộ phụ trách công tác tài chính - kế toán, thủ quỹ và các cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp mua sắm, thanh toán hàng hóa, dịch vụ cho cơ quan, đơn vị.

Quy định bắt buộc về việc sử dụng hóa đơn khi thanh toán

• Mọi khoản chi tiêu cho hoạt động mua sắm vật tư, hàng hóa, trang thiết bị hoặc chi trả dịch vụ, sửa chữa tài sản công bằng nguồn vốn ngân sách đều bắt buộc phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp kèm theo để làm căn cứ thanh quyết toán.
• Hóa đơn được chấp nhận thanh toán phải là hóa đơn do các cơ sở sản xuất, kinh doanh, hợp tác xã hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp cấp, có đầy đủ chữ ký của người bán và các thông tin định danh cần thiết.
• Nội dung ghi trên hóa đơn phải rõ ràng, trung thực, thể hiện chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và ngày tháng thực hiện giao dịch. Nghiêm cấm mọi hành vi ghi hóa đơn chung chung, tẩy xóa, sửa chữa số liệu hoặc lập hóa đơn khống.

Trách nhiệm của các bên trong quy trình quản lý và thanh toán

• Đối với người trực tiếp mua sắm: Có trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn đúng quy định ngay khi hoàn thành giao dịch. Người mua phải tự mình kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn trước khi bàn giao cho bộ phận kế toán.
• Đối với bộ phận kế toán: Kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Chỉ thực hiện thủ tục thanh toán, chi tiền khi hóa đơn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính và có đầy đủ chữ ký duyệt của người có thẩm quyền.
• Đối với thủ trưởng đơn vị: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về tính chân thực, hợp lý của các khoản chi tại đơn vị mình quản lý. Thủ trưởng chỉ được ký duyệt thanh toán khi hồ sơ, chứng từ và hóa đơn đi kèm hoàn toàn hợp lệ.

Biện pháp xử lý vi phạm và kiểm soát tài chính

• Các khoản chi không có hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định, hóa đơn giả mạo sẽ bị cơ quan tài chính từ chối quyết toán. Cá nhân thực hiện khoản chi đó phải tự chịu trách nhiệm bồi hoàn tài chính cho đơn vị.
• Mọi hành vi cố tình vi phạm, thông đồng với người bán để nâng khống giá trị trên hóa đơn nhằm trục lợi cá nhân sẽ bị xử lý kỷ luật nghiêm khắc hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ thiệt hại gây ra cho ngân sách nhà nước.
• Cơ quan tài chính các cấp có quyền tiến hành thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý, sử dụng và thanh toán hóa đơn tại các đơn vị thụ hưởng ngân sách để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh các sai phạm.

Hiệu lực thi hành

Thông tư số 462-TC/VP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Các quy định trước đây của Bộ Tài chính hoặc các ngành khác trái với nội dung của Thông tư này đều bãi bỏ. Các cơ quan, đơn vị thụ hưởng ngân sách có trách nhiệm phổ biến rộng rãi và tổ chức thực hiện nghiêm túc các hướng dẫn tại văn bản này.