Thông tư 372-TTg được ban hành năm 1961 bởi Phủ Thủ tướng, quy định về chế độ báo cáo tồn kho vật tư hàng năm nhằm thiết lập và củng cố công tác quản lý tài sản, vật tư của Nhà nước, phục vụ đắc lực cho việc lập kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân trong giai đoạn xây dựng và phát triển kinh tế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư áp dụng đối với tất cả các loại vật tư, hàng hóa, thiết bị thuộc sở hữu nhà nước hoặc do Nhà nước thống nhất quản lý đang lưu kho tại các cơ quan hành chính sự nghiệp, các xí nghiệp quốc doanh, công trường xây dựng, lâm trường, nông trường và các kho tàng từ trung ương đến địa phương. Đối tượng thực hiện bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Phủ Thủ tướng, Ủy ban hành chính các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cùng toàn thể các đơn vị cơ sở có nhiệm vụ quản lý, sử dụng vật tư dự trữ.

Mục đích của chế độ báo cáo tồn kho vật tư hàng năm

• Nắm bắt chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và cơ cấu các loại vật tư dự trữ của Nhà nước tại thời điểm cuối năm.
• Phát hiện các loại vật tư ứ đọng, chậm luân chuyển, kém phẩm chất hoặc không phù hợp với nhu cầu sản xuất để có phương án điều hòa, nhượng bán hoặc xử lý kịp thời, tránh lãng phí vốn của Nhà nước.
• Cung cấp nguồn số liệu thực tế, đáng tin cậy làm căn cứ khoa học cho việc xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch sản xuất và phân bổ ngân sách cho năm kế hoạch tiếp theo.

Quy định về đối tượng vật tư phải báo cáo

• Toàn bộ nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ lao động thuộc diện Nhà nước quản lý.
• Các loại máy móc, thiết bị chờ lắp ráp hoặc đang lưu kho thuộc nguồn vốn kiến thiết cơ bản, nguồn vốn sự nghiệp và nguồn vốn lưu động của các doanh nghiệp.
• Vật tư thuộc các nguồn thu mua, nhập khẩu hoặc tự sản xuất chưa đưa vào sử dụng thực tế.

Quy trình kiểm kê và lập báo cáo tồn kho

• Công tác kiểm kê thực tế: Trước khi lập báo cáo, các đơn vị cơ sở bắt buộc phải tiến hành kiểm kê thực tế tại kho, đối chiếu chặt chẽ giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số lượng thực tế. Mọi chênh lệch thừa, thiếu phải được làm rõ nguyên nhân và xử lý theo đúng chế độ tài chính hiện hành.
• Sử dụng biểu mẫu thống nhất: Báo cáo phải được lập theo đúng các mẫu biểu quy định thống nhất do Phủ Thủ tướng hoặc cơ quan thống kê trung ương ban hành, đảm bảo phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu về tên gọi, quy cách kỹ thuật, đơn vị tính, số lượng, chất lượng (tốt, xấu, mất phẩm chất) và giá trị thành tiền.
• Thời hạn nộp báo cáo: Các đơn vị cơ sở phải hoàn thành và gửi báo cáo lên cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp theo đúng thời hạn quy định. Các Bộ, ngành và Ủy ban hành chính địa phương có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra và gửi báo cáo tổng hợp về Phủ Thủ tướng và Tổng cục Thống kê đúng lịch trình để kịp thời tổng hợp chung toàn quốc.

Trách nhiệm của các cơ quan và đơn vị liên quan

• Thủ trưởng các đơn vị cơ sở, giám đốc xí nghiệp, trưởng kho chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, khách quan và kịp thời của số liệu kiểm kê cũng như báo cáo tồn kho.
• Các Bộ quản lý ngành và Ủy ban hành chính các cấp có nhiệm vụ chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra sát sao công tác kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc; không được để xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc báo cáo sai lệch.
• Nghiêm cấm mọi hành vi giấu giếm vật tư, báo cáo sai sự thật, hợp thức hóa số liệu hoặc trì hoãn việc nộp báo cáo nhằm mục đích tư lợi hoặc né tránh trách nhiệm quản lý.

Hiệu lực thi hành

Thông tư 372-TTg có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành năm 1961. Các cơ quan trung ương và địa phương có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định tại Thông tư này trong toàn ngành và địa phương mình quản lý.