THÔNG TƯ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Kính gửi: Ủy ban hành chính các khu, thành phố trực thuộ trung ương, tỉnh

Nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn phòng Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương và tỉnh trước đây đã được Thủ tướng Chính phủ quy định trong thông tư số 155-TTg ngày 10-04-1952, nhưng từ hòa bình lập lại đến nay, công việc của Văn phòng Ủy ban có phát triển, nên cần có sự hướng dẫn cụ thể về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy để được thích hợp.

Căn cứ tinh thần Thông tư số 155-TTg ngày 10-04-1952 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức bộ máy chính quyền; căn cứ Nghị định số 130-CP ngày 29-09-1961 của Hội đồng Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ; để đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất lãnh đạo vào Ủy ban hành chính, theo đúng phương châm tổ chức bộ máy gọn, nhẹ, có hiệu suất cao, Bộ Nội vụ ra thông tư này hướng dẫn cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và quan hệ công tác của Văn phòng Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương và tỉnh hiện nay.

A. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Để làm tròn nhiệm vụ “giúp Ủy ban để Ủy ban thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo các ngành chuyên môn cấp mình và cơ quan chính quyền cấp dưới; phụ trách mọi công tác văn thư và quản trị các cơ quan trực thuộc Ủy ban”, Văn phòng Ủy ban có những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau này đây:

1. Nghiên cứu, theo dõi, tổng hợp tình hình, đề xuất vấn đề để giúp Ủy ban kiểm tra, đôn đốc các ngành công tác thuộc quyền Ủy ban và các Ủy ban hành chính cấp dưới.

2. Biên tập các chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, biên bản hội nghị và các công văn giấy tờ khác; quản lý lịch hội nghị của Ủy ban và của các ngành đã được Ủy ban duyệt.

3. Giúp Ủy ban hướng dẫn các ngành, các cấp dưới về lề lối làm việc, hội họp, học tập và về công tác văn thư, hồ sơ, lưu trữ.

4. Bảo quản hồ sơ, sổ sách, phụ trách công việc in và đánh máy tài liệu; chịu trách nhiệm về công văn đi, đến, thuộc phạm vi văn phòng Ủy ban.

5. Quản lý tài sản của Ủy ban và của các cơ quan trực thuộc (những cơ quan nào ở xa Văn phòng thì cơ quan ấy tự quản lý).

6. Tổ chức việc ăn, ở và phương tiện làm việc cho Ủy ban, cho các cơ quan trực thuộc; tổ chức các cuộc hội nghị do Ủy ban triệu tập (các cuộc hội nghị chuyên đề của các sở, ty thì các sở, ty tự tổ chức).

7. Giúp Ủy ban hướng dẫn theo dõi và giải quyết những công việc không do cơ quan nào phụ trách.

B. TỔ CHỨC BỘ MÁY

Văn phòng Ủy ban hành chính khu, thành phố, tỉnh có những bộ phận như sau:

1. Bộ phận thư ký (gồm các thư ký khối, thư ký các Hội đồng Vật giá, thi đua, v.v… và thư ký riêng của chủ tịch, nếu có).

2. Phòng hành chính, quản trị.

Ngoài ra, do nhu cầu công tác và trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ Ủy ban hành chính có thể thành lập các bộ phận công tác khác mà không cần đặt thành phòng.

Điều khiển Văn phòng có Chánh văn phòng. Ở một số khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh, nếu cần thiết, có thể có một phó Văn phòng (Ủy viên thư ký không kiêm Chánh Văn phòng).

C. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CHÁNH, PHÓ VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ PHẬN TRONG VĂN PHÒNG.

1. Chánh văn phòng.

a) Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban hành chính lãnh đạo toàn bộ công tác của Văn phòng như đã nêu trong mục A.

b) Ngoài ra, Chánh văn phòng còn có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Phân phối các công văn cho các cơ quan trực thuộc và các bộ phận trong Văn phòng, trình Ủy viên thư ký những công băn mật và những công văn thuộc về chủ trương chính sách, trước khi phân phối.

- Thừa lệnh Ủy ban hành chính ký các công văn hướng dẫn các ngành, các cấp dưới về lề lối làm việc, hội họp, học tập, về công tác văn thư, hồ sơ, lưu trữ và các công văn, giấy tờ khác không có tính chất quyết định như sao lục các văn bản của Ủy ban, nhắc nhở các ngành, các cấp dưới thi hành chỉ thị, nghị quyết của Ủy ban, trao đổi tài liệu, v.v…

- Trực tiếp làm chủ tài khoản của Văn phòng và các cơ quan trực thuộc Ủy ban hành chính;

- Được tham dự các hội nghị Ủy ban và các cuộc họp do Ủy ban triệu tập;

- Được Ủy ban ủy quyền chuyển đạt chỉ thị, nghị quyết của Ủy ban cho các ngành, các cấp dưới và tiếp đón các khách đến gặp Ủy ban.

2. Phó văn phòng (những nơi cần thiết phải có).

a) Giúp Chánh Văn phòng trong việc lãnh đạo chung và có thể được Chánh văn phòng phân công chỉ đạo từng phần công tác của Văn phòng.

b) Được tham dự các hội nghị Ủy ban và các cuộc họp do Ủy ban triệu tập.

Phó Văn phòng có thể kiêm Trưởng phòng hành chính, quản trị.

3. Thư ký.

Về nhiệm vụ:

a) Giúp Ủy ban hành chính, theo dõi hoạt động của các ngành và Ủy ban cấp dưới, tổng hợp tình hình và làm báo cáo;

b) Nghiên cứu các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên, đề xuất vấn đề giúp Ủy ban hành chính, chỉ đạo các ngành, các cấp dưới thực hiện;

c) Chuẩn bị các cuộc hội nghị của khối, của Hội đồng thi đua, vật giá,… làm biên bản và dự thảo các chỉ thị, nghị quyết;

d) Được tham dự các cuộc hội nghị do Ủy ban triệu tập có liên quan trực tiếp đến công tác của mình.

Về tổ chức và lề lối làm việc:

Bộ phận thư ký không tổ chức thành ban hay phòng riêng, mà do Chánh Văn phòng phụ trách. Tùy sự phân công, các cán bộ làm công tác thư ký sẽ trực tiếp làm việc với Ủy viên Ủy ban phụ trách, và thường xuyên báo cáo tình hình cho Chánh Văn phòng để Chánh Văn phòng tổng hợp.

4. Phòng hành chính, quản trị.

Về nhiệm vụ:

a) Tiếp phát công văn, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sách báo;

b) Đánh máy và in công văn, tài liệu;

c) Tổ chức việc ăn, ở và phương tiện làm việc;

d) Quản lý trụ sở kho tàng, tài sản, nhà cửa, xe cộ và con dấu;

đ) Làm dự toán và quyết toán ngân sách;

e) Tổ chức các cuộc hội nghị do Ủy ban triệu tập (trừ các cuộc hội nghị chuyên đề của các sở, ty);

g) Thực hiện các chế độ về cấp phát, lương bổng, đãi ngộ cho cán bộ, nhân viên theo quy định của Nhà nước;

h) Thực hiện việc phòng cháy, việc chống bảo lụt và việc bảo vệ cơ quan Ủy ban, v.v…

Về tổ chức:

Phòng có một Trưởng phòng phụ trách (nơi có Phó Văn phòng kiệm nhiệm Trưởng phòng thì có một Phó phòng giúp việc.)

D. QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG

1. Giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn, các Ban, Phòng trực thuộc Ủy ban:

Văn phòng Ủy ban với các cơ quan chuyên môn bên cạnh Ủy ban và các Ban, Phòng trực thuộc Ủy ban có quan hệ bình đẳng trong công tác.

Trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ, Văn phòng Ủy ban thường xuyên liên hệ với các ngành, các Ủy ban hành chính cấp dưới để trực tiếp thảo luận công việc và lấy ý kiến, hoặc đặt yêu cầu cung cấp tình hình, số liệu, v.v…để tổng hợp, nghiên cứu, giúp Ủy ban lãnh đạo và giải quyết công việc được kịp thời.

2. Giữa văn phòng với các Ban, Phòng trực thuộc Ủy ban.

Văn phòng và các Ban, Phòng trực thuộc Ủy ban thường xuyên trao đổi công tác với nhau nhằm làm cho sự lãnh của Ủy ban đối với các ngành, các cấp được tập trung thống nhất và kịp thời.

Có một số công tác chung của Văn phòng và các Ban, Phòng trực thuộc cần phân công như sau:

a) Về công tác nội Bộ: Đối với các cơ quan ở liền với Văn phòng thì các công việc nội bộ như nội quy cơ quan, giờ giấc làm việc, sinh hoạt, v.v… đều do Văn phòng phụ trách.

b) Về công tác nhân sự: Phòng tổ chức và cán bộ Ủy ban chịu trách nhiệm giúp Ủy ban quản lý chung tất cả cán bộ, nhân viên của văn phòng và các Ban, phòng trực thuộc theo sự phân công của Trung ương và của cấp ủy địa phương. Các thủ trưởng Văn phòng và Ban, phòng trực thuộc chịu trách nhiệm phổ biến và thực hiện các chính sách, chế độ của Đảng và Chính phủ đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan mình (các Ban, Phòng, Văn phòng không đặt cán bộ chuyên trách riêng về công tác nhân sự).

Bộ Nội vụ đề nghị các Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc Trung ương, tỉnh căn cứ vào bản hướng dẫn này mà sắp xếp lại tổ chức bộ máy của Văn phòng và quy định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, từng cán bộ, nhân viên trong Văn phòng để công tác đem lại nhiều kết quả.