Điều 18 Thông tư 199/2016/TT-BQP quy định và hướng dẫn tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua trong Quân đội nhân dân Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành

a) Các đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, các ngành, lực lượng có tính chất toàn quốc đạt thành tích xuất sắc được cấp có thẩm quyền xét, đề nghị Thư khen của Chủ tịch nước;

b) Các đơn vị còn lại được cấp có thẩm quyền xét, đề nghị Thư khen của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.

a) Hồ sơ đề nghị gồm:

- Tờ trình của đơn vị cấp trực thuộc Bộ Quốc phòng đề nghị Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị xem xét, trình Bộ trưởng Bộ Quốc phòng gửi thư khen (hoặc trình Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đề nghị Chủ tịch nước gửi thư khen), kèm theo tờ trình của thủ trưởng các cấp đề nghị cấp trên trực tiếp;

- Bản sao quyết định công nhận ngày truyền thống của đơn vị;

- Kế hoạch tổ chức các hoạt động kỷ niệm năm tròn ngày truyền thống của đơn vị;

- Báo cáo tóm tắt truyền thống và thành tích của đơn vị. Trong đó, cần khái quát đặc điểm tình hình, chức năng, nhiệm vụ, truyền thống, những chiến công, thành tích nổi bật trong quá trình xây dựng, phát triển và trưởng thành; tổng hợp các hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua mà Đảng, Nhà nước và Quân đội đã trao tặng;

- Dự thảo nội dung thư khen.

b) Quy trình thực hiện:

- Đối với Thư khen của Chủ tịch nước: Đơn vị lập 02 bộ hồ sơ theo quy định tại Điểm a Khoản này gửi về Cục Tuyên huấn trước ngày tổ chức lễ kỷ niệm 03 tháng. Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Tuyên huấn có trách nhiệm thẩm định, báo cáo Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị, trình Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đề nghị Chủ tịch nước gửi Thư khen. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Cục Tuyên huấn có văn bản thông báo và nêu rõ lý do để đơn vị hoàn thiện theo yêu cầu;

- Đối với Thư khen của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng: Đơn vị lập 02 bộ hồ sơ theo quy định tại Điểm a Khoản này gửi về Cục Tuyên huấn trước ngày tổ chức lễ kỷ niệm 02 tháng. Chậm nhất ngày 15 hằng tháng, Cục Tuyên huấn có trách nhiệm thẩm định hồ sơ đề nghị của các đơn vị có kỷ niệm năm tròn ngày truyền thống trong tháng liền kề, báo cáo Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị, trình Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Cục Tuyên huấn có văn bản thông báo và nêu rõ lý do để đơn vị hoàn thiện theo yêu cầu.

c) Hồ sơ đề nghị thư khen cho ngành, lực lượng do cơ quan chức năng quản lý ngành, lực lượng lập theo quy định tại Điểm a, b Khoản này.