THÔNG TƯ

Căn cứ vào Nghị định số 12/CP ngày 1/12/1992 của Thủ tướng Chính phủ ban hành về "Qui chế quản lý các đoàn của ta ra nước ngoài và các đoàn nước ngoài vào ta".
Để thực hiện thống nhất chế độ chi cho việc tổ chức các hội nghị Quốc tế ASEAN tại Việt Nam phù hợp với tình hình kinh tế xã hội hiện nay và phù hợp với thông lệ, tập quán và cơ chế phối hợp công tác trong khuôn khổ khối ASEAN. Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu tổ chức các Hội nghị Quốc tế ASEAN tại Việt Nam như sau:

I/ QUY ĐỊNH CHUNG

1/ Mức chi quy định tại Thông tư này chỉ áp dụng cho việc tổ chức các Hội nghị Quốc tế ASEAN từ cấp Bộ trưởng trở xuống. Đối với Hội nghị cấp Thượng đỉnh ASEAN theo chế độ quy định riêng.

2/ Các Bộ, các cơ quan đơn vị ở Trung ương và địa phương khi đăng cai tổ chức các Hội nghị Quốc tế ASEAN tại Việt Nam phải được phép của Thủ tướng Chính phủ, thực hiện đúng quy chế quản lý các đoàn nước ngoài vào nước ta theo Nghị định số 12/CP ngày 1/12/1992 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý các đoàn của ta ra nước ngoài và các đoàn nước ngoài vào nước ta.

3/ Các cơ quan chủ trì đăng cai tổ chức hội nghị tận dụng nhà khách, phương tiện đi lại và cơ sở vật chất sẵn có của mình để phục vụ khách, trường hợp không đủ điều kiện, tiêu chuẩn để đón tiếp thì mới thuê các dịch vụ bên ngoài cơ quan theo mức chi quy định tại Thông tư này.

4/ Kinh phí bảo đảm các Hội nghị Quốc tế ASEAN tại Việt Nam đơn vị phải tự sắp xếp trong dự toán ngân sách được duyệt hàng năm; Cơ quan tài chính không bổ sung thêm kính phí chi tiêu để tổ chức Hội nghị ngoài kế hoạch hoặc vượt dự toán được duyệt. Trường hợp phát sinh hội nghị bất thường không nằm trong kế hoạch hàng năm, thì phải được Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức Hội nghị và bổ sung thêm kinh phí.

II/ NỘI DUNG VÀ MỨC CHI:

1/ Chi đón tiếp tại sân bay:

Các Hội nghị từ quan chức cấp cao (SEOM, SOM, ASC) có Trưởng đoàn đi cùng được đón tại cầu thang máy bay và được tặng hoa cho Trưởng đoàn và các đoàn viên là nữ. Riêng đoàn Hội nghị cấp Bộ trưởng có nghi lễ đón trọng thể và có an ninh hộ tống.

2/ Tiêu chuẩn xe ô tô:

- Đối với hội nghị cấp Bộ trưởng (MM): Trưởng đoàn và các quan chức cấp cao (SEOM, SOM, ASC) được bố trí xe riêng để đưa, đón trong những ngày dự hội nghị; Các đoàn viên, đoàn tuỳ tùng đi xe nhiều chỗ ngồi.

- Đối với đoàn dự hội nghị quan chức cấp cao (SEOM, SOM): Trưởng đoàn được bố trí một xe riêng để đưa, đón trong những ngày dự hội nghị; Các đoàn viên trong đoàn được thuê xe nhiều chỗ ngồi để đưa, đón.

- Đối với các cuộc họp nhóm công tác của (SOM) cấp vụ trưởng và các cuộc họp của Uỷ ban thường trực ASEAN cấp Tổng vụ trưởng (DG): Trưởng đoàn được bố trí một xe riêng để đưa, đón trong những ngày làm việc; Các đoàn viên trong đoàn được thuê xe nhiều chỗ ngồi để đưa, đón.

- Giá thuê xe được thanh toán căn cứ vào hợp đồng thuê xe và hoá đơn thu tiền của các đơn vị Nhà nước có chức năng kinh doanh vận tải.

3/ Về chiêu đãi: Mỗi hội nghị chỉ được tổ chức chiêu đãi 1 lần theo các mức sau (kể cả đại diện phía Việt Nam):

- Đoàn hội nghị cấp Bộ trưởng: Mức tối đa 300.000 đ/ người.

- Đoàn hội nghị quan chức cấp cao (SEOM, SOM), cấp Tổng vụ trưởng (DG): Mức tối đa 250.000 đ/người.

- Đoàn Hội nghị làm việc cấp chuyên viên: Mức tối đa 150.000 đ/ người.

Đối với đoàn hội nghị cấp Bộ trưởng được chi cho việc kết hợp biểu diễn giới thiệu văn hoá, văn nghệ dân tộc trong buổi chiêu đãi. (nếu có).

4. Tiêu chuẩn về thuê chỗ nghỉ:

Các đoàn tự túc tiền thuê chỗ nghỉ, riêng đối với Hội nghị cấp Bộ trưởng do ta bố trí chỗ ở tại Nhà khách Chính phủ cho cấp Bộ trưởng và cấp Thứ trưởng, nếu phải đi thuê khách sạn, mức tối đa 2.500.000 đ/phòng/ngày.

5/ Tiêu chuẩn tiếp xã giao và các buổi làm việc:

- Trong thời gian dự hội nghị các đoàn tự túc tiền ăn, nhưng tuỳ theo tính chất công việc có thể bố trí thêm 1 bữa ăn tối để trao đổi công việc giữa các trưởng đoàn và ăn trưa cho các đại biểu mức chi tối đa như sau:

+ Đoàn hội nghị cấp Bộ trưởng: Mức tối đa: 150.000 đ/ 1 suất.

+ Đoàn hộ nghị quan chức cấp cao (SEOM, SOM), cấp Tổng vụ trưởng (DG) mức tối đa: 100.000 đ/1 suất.

- Các buổi làm việc còn lại chỉ được dùng cafe, nước khoáng, nước quả để tiếp khách, mức chi tối đa 40.000 đ/người/ngày (áp dụng cho cả đại biểu của ta).

6/ Về tặng phẩm và áo đồng phục cho trưởng đoàn:

- Chỉ tặng áo đồng phục cho trưởng đoàn là cấp Bộ trưởng

- Về tặng phẩm, việc tặng quà chỉ mang tính chất kỷ niệm mức chi tối đa không quá 400.000 đồng đối với tặng phẩm cho trưởng đoàn là cấp Bộ trưởng; 300.000 đ/người cho Chủ tịch hội nghị; 200.000 đ/người cho các quan chức Ban thư ký hội nghị.

7/ Các chi phí khác:

Ngoài các tiêu chuẩn quy định ở trên, các cơ quan tổ chức hội nghị còn được dự trù để chi thêm một số khoản: Tiền giấy bút, văn phòng phẩm, in ấn tài liệu, tuyên truyền cho hội nghị, tiền trang trí, thuê hội trường hoặc phòng họp, tiền thuê thiết bị (nếu có), tiền làm cờ, phù hiệu hội nghị, tham quan, phiên dịch, bảo vệ, chi phí đưa đón phu nhân Bộ Trưởng, thuốc y tế, các khoản chi cần thiết khác (nếu có).

8/ Việc thanh toán công tác phí đối với những cán bộ Việt Nam đi tham gia các hội nghị ASEAN thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 94/1998/TT-BTC ngày 30/6/1998 của Bộ Tài chính "quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác trong nước". Trong trường hợp làm thêm giờ thì được thanh toán theo chế độ quy định hiện hành.

III/ Lập dự toán, cấp phát và quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị:

1/ Trước khi tổ chức Hội nghị ASEAN, các cơ quan đơn vị lập dự toán chi tiêu hội nghị gửi cơ quan tài chính đồng cấp và kho bạc nơi cơ quan, đơn vị giao dịch.

Cơ quan Tài chính các cấp có trách nhiệm kiểm tra dự toán chi hội nghị ASEAN của đơn vị, bảo đảm chế độ quy định tại Thông tư này và căn cứ vào dự toán ngân sách năm, làm thủ tục thông báo hạn mức kinh phí cho đơn vị.

Kho bạc Nhà nước kiểm tra hồ sơ chứng từ, lệnh chuẩn chi của thủ trưởng đơn vị về chi hội nghị ASEAN, bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ và phù hợp với hạn mức kinh phí chi hội nghị của đơn vị, làm thủ tục thanh toán kinh phí chi hội nghị cho đơn vị.

2/ Cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị ASEAN có trách nhiệm quyết toán chi hội nghị cùng với quyết toán quý, năm của đơn vị.

Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm kiểm tra quyết toán chi tiêu hội nghị ASEAN của cơ quan, đơn vị bảo đảm chi đúng chế độ quy định, trường hợp chi sai chế độ hoặc vượt mức quy định thì cơ quan tài chính có quyền xuất toán khoản chi sai chế độ, vượt mức quy định. Người nào ra lệnh chi sai phải bị xử phạt theo quy định tại Pháp lệnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

IV/ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký, trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết.