Khoản 2 Điều 3 Thông tư 08/2012/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ độc giả tại Phòng đọc do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.

b) Định mức lao động Phục vụ độc giả tại Phòng đọc là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - T_cn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của Quy trình Phục vụ độc giả tại Phòng đọc trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.

Định mức lao động phục vụ (T_pv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (T_pv) = (T_cn) x 2%.

Định mức lao động quản lý là (T_ql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (T_ql) = (T_cn + T_pv) x 5%.

c) Đơn vị sản phẩm

Đơn vị sản phẩm của định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc là hồ sơ.

Đơn vị sản phẩm của định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ là trang tài liệu.

d) Hệ số phức tạp của tài liệu (k)

Hệ số đối với tài liệu lưu trữ hành chính (khổ A4) (k_o) là 1,0.

Hệ số đối với tài liệu lưu trữ bằng tiếng nước ngoài (k₁) là 1,2.

Đối với tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (k₂), hệ số phức tạp theo từng giai đoạn như sau: Tài liệu từ năm 1954 trở về trước: 1,2; Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975: 1,1.

Đối với tài liệu lưu trữ bản vẽ khổ lớn hơn A3 (k₃): Tài liệu khổ A1, A2: 1,15; Tài liệu khổ A0: 1,3.

Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ có nhiều hệ số phức tạp thì k được tính bằng tổng các hệ số phức tạp đó.