Ngày 26 tháng 04 năm 2004, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Thông tư số 08/2004/TT-BLĐTBXH về việc bổ sung Thông tư số 09/LĐTBXH-TT ngày 18/3/1997 hướng dẫn việc cấp và ghi sổ bảo hiểm xã hội. Văn bản này tập trung bổ sung, sửa đổi một số quy định nhằm hoàn thiện quy trình cấp, quản lý và ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong thực tiễn thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội.

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động và người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật, đặc biệt là các đối tượng có thời gian công tác trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 chưa được cấp sổ bảo hiểm xã hội hoặc cần điều chỉnh thông tin trên sổ.

Bổ sung đối tượng và điều kiện cấp sổ bảo hiểm xã hội

• Bổ sung hướng dẫn cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có thời gian làm việc trong khu vực nhà nước trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 nhưng chưa được giải quyết trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp một lần.
• Quy định rõ việc cấp sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động được tuyển dụng, điều động, luân chuyển giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội.

Nguyên tắc ghi và xác định thời gian đóng bảo hiểm xã hội

• Thời gian công tác trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 của người lao động được tính là thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội nếu có đủ hồ sơ, giấy tờ hợp lệ chứng minh quá trình làm việc liên tục và chưa nhận trợ cấp một lần.
• Đối với người lao động có thời gian gián đoạn công tác, Thông tư hướng dẫn cụ thể cách thức cộng dồn hoặc trừ bỏ các khoảng thời gian không tính hưởng bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật tại từng thời kỳ.
• Quy định chi tiết về việc ghi chức danh nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm để làm cơ sở tính hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội ưu đãi.

Trách nhiệm của các bên trong việc cấp và ghi sổ bảo hiểm xã hội

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ, kê khai đầy đủ, chính xác quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại đơn vị và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội đúng thời hạn quy định.
• Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm thẩm định hồ sơ, thực hiện việc cấp sổ, ghi sổ và chốt sổ bảo hiểm xã hội kịp thời, chính xác cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội.
• Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp thông tin về quá trình đóng bảo hiểm xã hội, đồng thời có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của mình theo quy định.

Xử lý các trường hợp mất, hỏng hoặc sai sót thông tin trên sổ

• Quy định trình tự, thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đối với các trường hợp bị mất, hỏng hoặc rách nát không thể sử dụng được.
• Hướng dẫn quy trình điều chỉnh, sửa đổi các thông tin cá nhân bị sai lệch trên sổ bảo hiểm xã hội như họ tên, ngày tháng năm sinh, quá trình đóng bảo hiểm xã hội để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động.

Thông tư số 08/2004/TT-BLĐTBXH có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.