b) Hồ sơ đăng ký kinh doanh đã đủ theo quy định hay chưa ? (đã được nêu tại điểm 1 và 2 của mục này) - nếu thiếu, thì Trọng tài kinh tế yêu cầu chủ doanh nghiệp tư nhân, công ty phải làm đủ hồ sơ rồi mới nhận . (Vì thời hạn quy định cho TTKT phải cấp giấy CNĐKKD là 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh).

c) Khi DNTN, công ty nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh đúng thời hạn quy định, đủ các giấy tờ cần thiét thì trọng tài kinh tế nhận hồ sơ đó và giao cho người nộp hồ sơ một phiếu nhận hồ sơ ĐKKD ( theo mẫu quy định) có hẹn ngày trả lời. Người nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh phải ký tên, ghi rõ tên và đóng dấu cơ quan TTKT vào phiếu nhận hồ sơ.

4- Xem xét hồ sơ ĐKKD:

Sau khi nhận hồ sơ ĐKKD, Trọng tài kinh tế cần tiến hành xem xét nội dung hồ sơ để cấp giấy đăng ký kinh doanh. Việc xem xét hồ sơ đăng ký kinh doanh phải thực hiện theo các yêu cầu sau đây:

a) Tính hợp pháp của hồ sơ đăng ký kinh doanh: nếu phát hiện thấy có giấy tờ không hợp lệ thì báo ngay cho doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty biết để làm lại hoặc cung cấp hồ sơ hợp lệ. Nếu nghi vấn có sự giả mạo giấy tờ trong hồ sơ thì Trọng tài kinh tế làm việc với cơ quan liên quan hoặc cơ quan điều tra để xem xét và kết luận. Trêncơ sở đó tuỳ trường hợp cụ thể mà xử lý. Trọng tài kinh tế không làm công việc điều tra nội dung của hồ sơ đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp phát hiện thấy cần xem xét lại việc cấp giấy phép thành lập, giấy phép cho đặt chi nhánh văn phòng đại diện của Uỷ ban nhân dân thì Trọng tài kinh tế báo cáo lại với Uỷ ban nhân dân về sự phát hiện của mình để Uỷ ban nhân dân quyết định.

b) Xem xét vốn đầu tư ban đầu cảu doanh nghiệp tư nhân,vốn điều lệ của công ty có phù hợp với vốn đầu tư ban đầu, vốn điều lệ đã được ghi trong giấy phép thành lập hay không ?

Vốn đầu tư ban đầu của doanh nghiệp tư nhân được xác định bằng tổng số vốn bằng tiền, ngoại tệ, vàng (theo giấy chứng nhận của Ngân hàng) và vốn bằng trị giá tài sản hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp (theo giấy chứng nhận của cơ quan công chứng). Vốn điều lệ được ghi trong điều lệ công ty . Nếu vốn đầu tư ban đầu hoặc vốn điều lệ thấp hơn số đã được ghi trong giấy phép thành lập DNTN, giấy phép thành lập Công ty thì Trọng tài kinh tế không chấp nhận việc ĐKKD (bởi vì khi cấp giấy phép thành lập DNTN hoặc Công ty, Uỷ ban nhân dân đã căn cứ vào quy mô và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty để chấp nhận số vốn đầu tư ban đầu hoặc vốn điều lệ).

c) Xem xét các nội dung khác như:

- Tên chủ DNTN, tên các sáng lập viên có phù hợp với giấy phép thành lập hay không ?

- Giấy tờ chứng thực về trụ sở giao dịch có hợp lệ không ?

- Nếu là Công ty cổ phần công khai gọi vốn từ bên ngoài (ngoài các sáng lập viên) thì đã nộp dự thảo Điều lệ Công ty và danh sách sáng lập viên ngay sau khi được cấp giấy phép thành lập (theo điều 32 Luật Công ty ) hay không ?

Biên bản cuộc họp toàn thể thành viên hoặc Đại hộidodòng thành lập công ty để thông qua điều lệ công ty có phù hợp với Luật công ty hay không ?

Nếu những nội dung này có những điều chưa rõ thì yêu cầu chủ DNTn, công ty làm rõ và bổ sung hồ sơ cho đầy đủ. Nếu những điều đó không phù hợp với các điều quy định của Luật DNTN và Công ty thì phải báo cho DNTN hoặc Công ty làm lại hồ sơ cho phù hợp với luật mới được cấp giấy CNĐKKD.

5- Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

Sau khi xem xét hồ sơ ĐKKD, nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ thì TTKT thực hiện các việc sau đây:

a) Ghi nội dung đăng ký kinh doanh vào sổ ĐKKD.

b) Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty. Trả lại giấy phép thành lập DNTN, công ty, giấy tờ chứng thực trụ sở giao dịch và các giấy CMND, hộ khẩu cho doanh nghiệp tư nhân, Công ty kèm theo việc thu hồi lại phiếu nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh. Việc này phải làm trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.

c) Gửi đến các cơ quan tài chính, thuế, thống kê và cơ quan quản lý ngành kinh tế kỹ thuật cùng cấp hồ sơ đăng ký kinh doanh gồm:

Đối với Doanh nghiệp tư nhân:

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Giấy chứng nhận của Ngân hàng về vốn bằng tiền, ngoại tệ, vàng của chủ doanh nghiệp tư nhân.

+ Giấy chứng nhận của cơ quan công chứng về trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân.

Đối với Công ty:

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Điều lệ Công ty

+ Danh sách Hội đồng quản trị, kiểm soát, giám đốc công ty hoặc biên bản phân công đảm nhận chức trách quản lý công ty (đốivới công ty trách nhiệm hữu hạn có số thành viên không quả 11).

Công việc nói tại điểm c này phải được tiến hành trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày cấp chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh gửi đến các cơ quan nói trên được cho vào bì hồ sơ (theo mẫu quy định) để các cơ quan nhận hồ sơ thuận tiện trong việc sử dụng quản lý.

d) Gửi bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lên Trọng tài kinh tế Nhà nước để phục vụ cho việc quản lý các doanh nghiệp trong phạm vi của tỉnh và trong cả nước.

Công việc này được thực hiện mỗi tháng một lần (tập hợp của cả tháng gửi 1 lần) cùng với báo cáo đăng ký kinh doanh hàng tháng.

6- Không chấp nhận đăng ký kinh doanh:

Nếu hồ sơ đăng ký kinh doanh không đầy đủ hoặc không phù hợp với các điều quy định của Luật doanh nghiệp tư nhân, Luật Công ty thì Trọng tài kinh tế từ chối, không chấp nhận đăng ký kinh doanh và trả lại toàn bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh cho chủ doanh nghiệp tư nhân, công ty, kèm theo văn bản giải thích lý do không chấp nhận đăng ký kinh doanh cùng với việc thu hồi phiếu nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh. Việc này cũng phải làm trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh.

7- Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chi nhánh, Văn phòng đại diện:

Việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chi nhanh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân, công ty được tiến hành như sau:

a) Chủ doanh nghiệp tư nhân, công ty xuất trình giấy phép của Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép đặt chi nhánh, văn phòng đại diện tại tỉnh, giấy phép thành lập doanh nghiệp tư nhân, công ty và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp ở nơi doanh nghiệp tư nhân, công ty đặt trụ sở chính, giấy chứng thực trụ sở định đặt chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu là nhà riêng thì phải có giấy chứng nhận sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân, của một trong số thành viên Hội đồng quản trị hoặc sáng lập viên và giấy cam kết của người đó cho công ty dùng làm trụ sở chi nhanh hoặc văn phòng đại diện, nếu là nhà thuế thì phải có hợp đồng thuê nhà của doanh nghiệp có sự xác nhận của cơ quan công chứng. Tất cả phải là văn bản chính).

b) Nếu có đủ các giấy tờ trên và hợp lệ, thì Trọng tài kinh tế cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có đóng dấu "Chi nhánh - văn phòng đại diện" tại vị trí quy định. (nêu tại tài liệu hướng dẫn ghi các giấy tờ biểu mẫu dùng trong ĐKKD) cho doanh nghiệp tư nhân, công ty.

c) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chi nhánh, văn phòng đại diện được Trọng tài kinh tế gửi đến các cơ quan tài chính, thuế, thống kê và cơ quan quản lý ngành kinh tế- kỹ thuật cùng cấp trong thời hạn 7 ngày - kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh gửi lên Trọng tài kinh tế Nhà nước cùng với gửi báo cáo đăng ký kinh doanh hàng tháng.

8- Người cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người ký vào văn bản từ chối chấp nhận đăng ký kinh doanh, phải là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Trọng tài kinh tế ký.

9- Phí tổn về giấy tờ, biểu mẫu làm hồ sơ đăng ký kinh doanh, do Chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty trả cho cơ quan Trọng tài kinh tế sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, không tính vào trong lệ phí đăng ký kinh doanh.

IV- ĐĂNG KÝ KHI THAY ĐỔI KINH DOANH

Theo quy định của Luật doanh nghiệp tư nhân, Luật công ty, khi thay đổi mục tiêu, ngành nghề kinh doanh, vốn đầu tư ban đầu và các nội dung khác trong hồ so đăng ký kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân, Công ty phải khai báo lại với Trọng tài kinh tế đã đăng ký kinh doanh. Việc khai báo sự thay đổi kinh doanh được thực hiện như sau:

1- Thay đổi ngành, nghề kinh doanh: Muốn thay đổi ngành nghề kinh doanh đã đăng ký khi thành lập doanh nghiệ, chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty phải có văn bản cho phép doanh nghiệp được kinh doanh theo ngành, nghề mới của cấp có thẩm quyền cho phép kinh doanh ngành nghề đó .... đồng thời Doanh nghiệp phải chứng kinh trước Trọng tài kinh tế về vốn đầu tư (vốn điều lệ) của doanh nghiệp tại thời điểm xin thay đổi ngành nghề phù hợp với quy mô tổ chức kinh doanh ngành nghề đó của doanh nghiệp và không thấp hơn vốn pháp định đôí với ngành nghề đó.

2- Thay đổi vốn đầu tư ban đầu (vốn điều lệ) khi có sự thay đổi vốn đầu tư ban đầu (vốn điều lệ) chủ doanh nghiệp tư nhân, công ty phải có các căncứ xác nhận số vốn thay đổi và không được thấp hơn vốn pháp định đối với ngành nghề kinh doanh.

3- Thay đổi trụ sở giao dich: Chủ doanh nghiệp tư nhân, Công ty muốn đăng ký thay đổi trụ sở giao dịch cần có các giấy tờ chứng thực hợp lệ về quyền sử dụng trụ sở nơi dự định chuyển đến của doanh nghiệp.

4- Thay đổi tên doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên doanh nghiệp (mà không thay đổi ngành nghề kinh doanh) thì doanh nghiệp phải làm lại thủ tục đăng ký kinh doanh như khi thành lập doanh nghiệp.

5- Thay đổi chi nhánh, văn phòng đại diện:

a) Thay đổi trụ sở: thực hiện như điểm 3 của mục này.

b) Đình chỉ hoặc tạm đình chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện: Chủ doanh nghiệp tư nhân, Công ty phải khai báo với Trọng tài kinh tế đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chi nhánh, văn phòng đại diện về thời hạn đình chỉ hoạt động- Trường hợp đình chỉ hẳn thì nộp lại cho Trọng tài kinh tế giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp.

6- Riêng đối với các công ty:

a) Khi thay đổi thành viên của Hội đồng quản lý, giám đốc, kiểm soát viên, công ty phải thông báo cho trọng tài kinh tế biết bằng văn bản.

b) Công ty cổ phần khi được cấp giấy phép phát hành cổ phiếu mới, trái phiếu phải khai báo với trọng tài kinh tế trước khi thực hiện việc phát hành cổ phiếu mới, trái phiếu.

Khi doanh nghiệp đăng ký thay đổi kinh doanh , nếu đã có đủ điều kiện nói trên, trọng tài kinh tế chấp nhận việc đăng ký thay đổi theo trình tự sau đây:

a) Ghi vào sổ đăng ký kinh doanh những thay đổi của doanh nghiệp .

b) Ghi vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh những thay đổi của doanh nghiệp ghi ngày chứng nhận đăng ký, ký tên và đóng dấu.

c) Làm văn bản có những nội dung thay đổi của doanh nghiệp (không có mẫy giấy in sẵn) gửi đến các cơ quan tài chính, thuế, thóng kê, cơ quan quản lý ngành kinh tế kỹ thuật cùng cấp đồng thời gửi trọng tài kinh tế Nhà nước khi giử báo cáo đăng ký kinh doanh hàng tháng.

V- LƯU TRỮ BẢO QUẢN HỒ SƠ ĐĂNG KÝ KINH DOANH LẬP BÁO CÁO ĐĂNG KÝ KINH DOANH:

Trọng tài kinh tế khi đăng ký kinh doanh phải thực hiện việc về lưu trữ, bảo quản hồ sơ đăng ký kinh doanh, lập báo cáo đăng ký kinh doanh như sau:

1- Hồ sơ đăng ký kinh doanh được lưu trữ tại Trọng tài kinh tế đã thực hiện việc đăng ký kinh doanh; được bảo quản tốt để sử dụng lâu dài; được sắp xếp khoa học để thuận tiện tra cứu tài liệu khi cần thiết, có phân công trách nhiệm của người quản lý hồ sơ (khi có sự thay đổi người quản lý phải có giao nhận rõ ràng, có biên bản và người chứng kiến việc giao nhận).

2- Mỗi tháng một kỳ, Trọng tài kinh tế đã thực hiện việc đăng ký kinh doanh phải lập báo cáo đăng ký kinh doanh theo mẫu quy định gửi lên Trọng tài kinh tế Nhà nước. Thời hạn gửi báo cáo tháng trước không được chậm quá ngày 5 của tháng sau.

3- Việc Trọng tài kinh tế thực hiện việc quản lý đăng ký kinh doanh bằng máy tính để phục vụ cho yêu cầu của Nhà nước và của Trọng tài kinh tế các tỉnh có nhu cầu đó trong phạm vi của tỉnh.

VI- GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VỀ VIỆC KHÔNG ĐƯỢC CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP , GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ KINH DOANH

Chủ tịch Trọng tài kinh tế Nhà nước giải quyết các khiếu nại về việc không được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp,không được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thời hạn giải quyết việc khiếu nại này quy định là 30 ngày, kể từ ngày nhận đơn khiếu nại.

Người khiếu nại phải gửi kèm theo đơn khiếu nại các giấy tờ sau đây:

- Văn bản từ chối cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Toàn bộ hồ sơ xin phép thành lập doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký kinh doanh.

VII- KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN ĐĂNG KÝ KINH DOANH

1- Trọng tài kinh tế Nhà nước kiểm tra việc thực hiện đăng ký kinh doanh của Trọng tài kinh tế cấp tỉnh.

2- Nội dung kiểm tra việc thực hiện đăng ký kinh doanh

a) Việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh

b) Việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

c) Việc ghi các biểu mẫu, giấy tờ trong đăng ký kinh doanh

d) Việc đăng ký thay đổi kinh doanh

đ) Việc gửi hồ sơ đăng ký kinh doanh đến các cơ quan theo luật định

e) Việc lập báo cáo đăng ký kinh doanh

g) Việc thực hiện thu và sử dụng lệ phí đăng ký kinh doanh .

3- Mỗi lần kiểm tra đều phải có biên bản kiểm tra, ghi rõ các nhận xét và kiến nghị của người kiểm tra.

Biên bản kiểm tra được gửi về Trọng tài kinh tế Nhà nước theo dõi hoặc giải quyết.

VIII- XỬ LÝ VI PHẠM:

1- Việc xem xét để cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là nhiệm vụ và quyền hạn của Trọng tài kinh tế . Vì vậy Trọng tài kinh tế phải thực hiện tốt nhiệm vụ này để cho các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo pháp luật.

- Tránh đề ra các yêu cầu, đòi hỏi không cần thiết đối với các doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh. Nghiêm cấm việc lợi dụng quyền hạn này để sách nhiễu, gây phiền hà cho doanh nghiệp. Mọi hành vi vi phạm, khi phát hiện sẽ bị xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

2-Mọi người trong cơ quan Trọng tài kinh tế, các doanh nghiệp có quyền tố cáo những hành vi lợi dụng quyền hạn trong việc đăng ký kinh doanh để mưu lợi cá nhân hoặc cục bộ. chủ tịch Trọng tài kinh tế xem xét, giải quyết kịp thời, đúng pháp luật các đơn, thư phát giác, tố cáo việc này, đồng thời báo cáo lên Trọng tài kinh tế Nhà nước.

Việc đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp tư nhân và Luật công ty là một việc mới đối với Trọng tài kinh tế - Vì vậy quy định có tính hướng dẫn trong thông tư này có thể chưa đủ hoặc có điểm chưa phù hợp với thực tế. Trọng tài kinh tế các cấp khi thực hiện đăng ký kinh doanh cần phản ánh kịp thời những vướng mắc về Trọng tài kinh tế Nhà nước để kịp bổ sung, sửa đổi.