Hệ thống pháp luật

Mục 2 Chương 2 Thông tư 06/2013/TT-BTP hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp do Bộ Tư pháp ban hành

MỤC 2. LƯU TRỮ VÀ BẢO VỆ HỒ SƠ LÝ LỊCH TƯ PHÁP BẰNG GIẤY

Điều 21. Giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy chỉ được đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp khi được lập và ghi đúng theo quy định tại Điều 17 Thông tư này.

2. Người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cho người được phân công làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (sau đây gọi là người làm công tác lưu trữ). Trường hợp giao nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp phải lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp để đối chiếu khi giao nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bao gồm: số thứ tự, họ và tên người có Lý lịch tư pháp, mã số Lý lịch tư pháp.

Việc giao nhận hồ sơ phải được ký xác nhận giữa bên giao và bên nhận.

3. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu giữa danh mục tài liệu với tài liệu có trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;

b) Vào sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Sổ lưu trữ bao gồm những thông tin sau: mã số Lý lịch tư pháp, số thứ tự lưu trữ, họ và tên người có Lý lịch tư pháp, ngày đưa hồ sơ vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

4. Trường hợp người làm công tác lý lịch tư pháp kiêm nhiệm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy thì có trách nhiệm vào sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều này và phải có ký xác nhận của người phụ trách trực tiếp.

Điều 22. Sắp xếp, rà soát, thống kê hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp vào tủ hoặc giá chuyên dụng theo thứ tự số lưu trữ hồ sơ được quy định tại khoản 5 Điều 17 Thông tư này.

2. Ngăn tủ hoặc giá lưu trữ hồ sơ phải ghi các thông tin sau:

a) Tên cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp;

b) Từ Hồ sơ số... đến Hồ sơ số...

3. Định kỳ hằng tháng hoặc khi có yêu cầu, người làm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy có nhiệm vụ tiến hành rà soát, thống kê số lượng hồ sơ lý lịch tư pháp; trường hợp phát hiện có sự chênh lệch giữa số lượng hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy với sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy hoặc phát hiện hồ sơ bị mất, hư hỏng thì phải báo cáo với lãnh đạo cấp trên trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời.

Điều 23. Giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu

1. Trường hợp cần bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại Điều 18 Thông tư này, người làm công tác lý lịch tư pháp yêu cầu người làm công tác lưu trữ bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp để bổ sung tài liệu.

Trường hợp cần bổ sung nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung để đối chiếu khi giao, nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần bổ sung bao gồm: số lưu trữ; mã số Lý lịch tư pháp; họ và tên người có Lý lịch tư pháp.

2. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm tìm kiếm hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung và bàn giao cho người có yêu cầu.

Việc giao, nhận hồ sơ lý lịch tư pháp phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận và ghi rõ ngày giao, nhận.

3. Sau khi hoàn thành việc bổ sung hồ sơ, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ bàn giao hồ sơ đã bổ sung cho người làm công tác lưu trữ. Việc bàn giao hồ sơ đã bổ sung phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận.

4. Khi nhận lại hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được bổ sung thông tin, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vào đúng vị trí của hồ sơ đó trong kho lưu trữ.

Điều 24. Tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tiêu hủy nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây:

a) Người có Lý lịch tư pháp chết thuộc trường hợp quy định tại điểm g khoản 1 Điều 13 và khoản 3 Điều 20 Thông tư này;

b) Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án tuyên duy nhất về một tội mà tội phạm đó được xóa bỏ theo quy định của pháp luật hình sự;

c) Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án, quyết định bị hủy theo quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13 Thông tư này;

d) Lý lịch tư pháp của người bị tuyên án tử hình và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nhận được quyết định thi hành án tử hình do Tòa án cung cấp;

đ) Lý lịch tư pháp chỉ được lập trên cơ sở quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án, trong đó có nội dung cấm cá nhân thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã và đã hết thời hạn cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án.

2. Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tiến hành như sau:

a) Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp, nơi có hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy có trách nhiệm lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy;

b) Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy (sau đây gọi là Hội đồng xác định giá trị hồ sơ). Thành phần Hội đồng gồm có Phó Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia/Phó Giám đốc Sở Tư pháp; lãnh đạo phòng; người làm công tác lý lịch tư pháp và người làm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp;

c) Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy trên cơ sở văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;

d) Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập thành biên bản.

3. Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập thành hồ sơ và được lưu trữ tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nơi có hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã tiêu hủy trong thời hạn 20 năm kể từ ngày tiêu hủy hồ sơ đó. Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;

b) Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy;

c) Văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;

d) Quyết định tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;

đ) Biên bản tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

4. Mã số Lý lịch tư pháp của hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã bị hủy không được dùng cho bản Lý lịch tư pháp được lập mới.

5. Sau khi tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo về việc tiêu hủy kèm theo danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp đã tiêu hủy cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

Điều 25. Trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 23 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP, cụ thể như sau:

1. Bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo những yêu cầu sau:

a) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;

b) Phòng kho bảo quản phải bảo đảm chắc chắn, phòng chống xâm nhập, hư hại do con người hoặc tự nhiên gây ra;

c) Môi trường trong phòng kho bảo quản phải bảo đảm sạch sẽ, thoáng mát. Môi trường trong kho phải duy trì ở nhiệt độ 20°C (± 2°C) và độ ẩm 50% (± 5 %); độ chiếu sáng trong kho bảo quản hồ sơ từ 50-80 lux; không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây;

d) Diện tích kho lưu trữ phù hợp với số lượng hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đưa vào lưu trữ và điều kiện thực tế.

2. Bố trí trang thiết bị để phục vụ việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, cụ thể như sau:

a) Tủ hoặc giá lưu trữ chuyên dụng thiết kế phù hợp với điều kiện của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và bảo đảm thuận tiện cho việc lưu trữ, sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;

b) Túi hồ sơ có bìa theo mẫu bìa hồ sơ ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy được thực hiện theo các tiêu chuẩn hiện hành do Nhà nước quy định.

3. Tổ chức thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm bảo quản hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy trong kho lưu trữ theo quy định như sau:

a) Dùng thông gió, dùng hóa chất hút ẩm hoặc dùng máy hút ẩm để chống ẩm cho hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;

b) Thường xuyên vệ sinh tài liệu. Khi phát hiện thấy nấm mốc, mối, mọt phải cách ly tài liệu đó và phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa hồ sơ. Định kỳ 2 năm khử trùng trong kho một lần để ngăn chặn mối, mọt, côn trùng vào kho.

4. Thực hiện tu bổ, phục chế hồ sơ lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật lưu trữ khi hồ sơ bị hư, hỏng do mối, mọt và các nguyên nhân khác.

Thông tư 06/2013/TT-BTP hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp do Bộ Tư pháp ban hành

  • Số hiệu: 06/2013/TT-BTP
  • Loại văn bản: Thông tư
  • Ngày ban hành: 06/02/2013
  • Nơi ban hành: Quốc hội
  • Người ký: Phạm Quý Tỵ
  • Ngày công báo: 22/02/2013
  • Số công báo: Từ số 125 đến số 126
  • Ngày hiệu lực: 01/04/2013
  • Tình trạng hiệu lực: Kiểm tra
MỤC LỤC VĂN BẢN
CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP
Mục 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP
Mục 2: LƯU TRỮ VÀ BẢO VỆ HỒ SƠ LÝ LỊCH TƯ PHÁP BẰNG GIẤY
Mục 3: LƯU TRỮ VÀ BẢO VỆ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐIỆN TỬ
CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP
Mục 1: MỤC ĐÍCH, ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG THỨC, THẨM QUYỀN SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP
Mục 2: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ LÝ LỊCH TƯ PHÁP BẰNG GIẤY
Mục 3: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐIỆN TỬ
CHƯƠNG 4: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
MỤC LỤC VĂN BẢN
HIỂN THỊ DANH SÁCH