Thông tư 01/2012/TT-BCA do Bộ Công an ban hành quy định về hệ thống biểu mẫu và sổ theo dõi sử dụng trong công tác quản lý tạm giữ, tạm giam, nhằm chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp.

Văn bản áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân có liên quan trực tiếp đến công tác quản lý, theo dõi người bị tạm giữ, tạm giam tại các buồng tạm giữ, nhà tạm giữ và trại tạm giam trên toàn quốc.

Quy định về các loại biểu mẫu và sổ theo dõi trong quản lý tạm giữ, tạm giam

Thông tư thiết lập hệ thống biểu mẫu và sổ sách chuyên dùng thống nhất trong toàn ngành Công an để theo dõi chặt chẽ đối tượng bị tạm giữ, tạm giam, bao gồm:

• Hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ: Ban hành kèm theo 26 loại biểu mẫu nghiệp vụ khác nhau, được ký hiệu từ TG1 đến TG26. Các biểu mẫu này phục vụ cho việc thiết lập hồ sơ, thực hiện các thủ tục tiếp nhận, phân loại, giải quyết chế độ chính sách và các hoạt động tố tụng, nghiệp vụ khác đối với người bị tạm giữ, tạm giam.
• Hệ thống sổ theo dõi: Ban hành kèm theo 18 loại sổ sách chuyên dụng, được ký hiệu từ STG1 đến STG18. Hệ thống sổ này dùng để ghi chép, cập nhật liên tục biến động về số lượng, tình hình sức khỏe, chế độ ăn ở, sinh hoạt, kỷ luật và các hoạt động giam giữ hàng ngày của đối tượng.

Quy định về công tác in ấn biểu mẫu và sổ theo dõi

Việc sản xuất và cung cấp các tài liệu nghiệp vụ này được quản lý tập trung và chặt chẽ thông qua các quy định sau:

• Tiêu chuẩn in ấn: Tất cả các loại biểu mẫu, sổ theo dõi phải được in ấn chính xác theo đúng nội dung, quy cách, kích thước và hình thức tiêu chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư này.
• Quy trình lập dự trù và cấp phát: Công an các đơn vị, địa phương căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế để lập dự trù số lượng cụ thể, sau đó gửi báo cáo về Tổng cục Cảnh sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp để tổng hợp.
• Trách nhiệm tổ chức thực hiện: Trên cơ sở đề xuất từ các địa phương, Tổng cục Cảnh sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp chịu trách nhiệm lập kế hoạch, dự toán kinh phí và trực tiếp tổ chức in ấn, cấp phát hoặc hướng dẫn chi tiết cho các đơn vị, địa phương tự in ấn theo đúng quy chuẩn kỹ thuật.

Quy định về quản lý và sử dụng biểu mẫu, sổ theo dõi

Để bảo đảm tính bảo mật, chính xác và thống nhất của thông tin giam giữ, việc sử dụng biểu mẫu và sổ sách phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc:

• Quản lý chặt chẽ và tiết kiệm: Các đơn vị phải quản lý nghiêm ngặt hệ thống biểu mẫu, sổ sách theo quy định bảo mật thông tin của Bộ Công an, bảo đảm sử dụng đúng mục đích nghiệp vụ và thực hành tiết kiệm.
• Yêu cầu về thông tin ghi chép: Việc cập nhật số liệu, thông tin vào biểu mẫu và sổ theo dõi phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác tuyệt đối, rõ ràng và đúng theo các hướng dẫn nghiệp vụ đi kèm, không được tẩy xóa hoặc làm sai lệch thông tin.

Trách nhiệm thi hành và tổ chức thực hiện

Thông tư phân định rõ trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc triển khai thực hiện quy định mới:

• Tổng cục Cảnh sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp: Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công an trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và theo dõi sát sao việc thực hiện Thông tư trên phạm vi toàn quốc; tiếp nhận và giải quyết các khó khăn, vướng mắc phát sinh từ thực tế của Công an các đơn vị, địa phương.
• Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ và Giám đốc Công an cấp tỉnh: Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định tại Thông tư này tại đơn vị, địa phương mình quản lý.

Hiệu lực thi hành

Thông tư 01/2012/TT-BCA có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 02 năm 2012. Thông tư này chính thức thay thế Quyết định số 1092/QĐ-BCA(C11) ngày 06/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc ban hành các loại biểu mẫu, sổ sử dụng trong công tác theo dõi quản lý tạm giữ, tạm giam.