Chương 2 Thông tư 01/2010/TT-BKHCN quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành

a) Giấy đăng ký tham gia hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này);

b) Bản sao Quyết định thành lập hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy đăng ký hoạt động;

c) Bản sao chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này (đối với tổ chức tư vấn);

d) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký lĩnh vực hoạt động và bản sao chứng chỉ công nhận theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 7 của Thông tư này (đối với tổ chức chứng nhận);

đ) Danh sách chuyên gia tư vấn/đánh giá (theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Thông tư này) và các chứng chỉ, tài liệu liên quan sau đây đối với mỗi chuyên gia:

- Bản sao Quyết định tuyển dụng/Hợp đồng lao động;

- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ theo quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 4 của Thông tư này;

- Tóm tắt tiểu sử cá nhân, quá trình công tác, kinh nghiệm hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục III của Thông tư này);

- 02 ảnh mầu (cỡ 2x3 cm);

e) Báo cáo quá trình hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL của tổ chức (theo mẫu quy định tại Phụ lục IV của Thông tư này).

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

a) Giấy đăng ký tham gia hoạt động tư vấn HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này);

b) Tóm tắt tiểu sử cá nhân, quá trình công tác, kinh nghiệm hoạt động tư vấn HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục III của Thông tư này) kèm theo bản sao các bằng cấp, chứng chỉ theo quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 4 của Thông tư này và 02 ảnh mầu (cỡ 2x3 cm).

c) Văn bản theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Thông tư này (nếu có).

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

a) Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này và đã thực hiện tư vấn cho ít nhất là 05 cơ quan hành chính nhà nước (đối với tổ chức tư vấn);

b) Duy trì năng lực đánh giá, chứng nhận HTQLCL theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Thông tư này và đã thực hiện đánh giá chứng nhận cho ít nhất là 10 cơ quan hành chính nhà nước (đối với tổ chức chứng nhận);

c) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, chuyên gia tư vấn phải thực hiện tư vấn cho ít nhất là 03 cơ quan hành chính nhà nước (đối với chuyên gia tư vấn và chuyên gia tư vấn độc lập);

d) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, chuyên gia đánh giá phải thực hiện ít nhất là 10 cuộc đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước (đối với chuyên gia đánh giá).

a) Trước khi Giấy xác nhận hết hạn hiệu lực 01 tháng, tổ chức cần lập hồ sơ đăng ký cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ đăng ký cấp lại bao gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại Giấy xác nhận;

- Bản báo cáo tình hình hoạt động tư vấn/đánh giá của tổ chức và hoạt động duy trì, nâng cao năng lực tư vấn/đánh giá trong thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận;

- Bản sao chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này (đối với tổ chức tư vấn);

- Bản sao chứng chỉ công nhận theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Thông tư này (đối với tổ chức chứng nhận);

- Danh sách chuyên gia tư vấn/đánh giá kèm theo các chứng chỉ, tài liệu liên quan theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 8 của Thông tư này;

- Bản sao thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá đã được cấp (đối với các chuyên gia đã được cấp thẻ).

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

b) Trước khi Giấy xác nhận hết hạn hiệu lực 01 tháng, chuyên gia tư vấn độc lập cần lập hồ sơ đăng ký cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ đăng ký cấp lại bao gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại Giấy xác nhận;

- Bản báo cáo tình hình hoạt động tư vấn và hoạt động duy trì, nâng cao năng lực tư vấn trong thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận;

- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ theo quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 4 của Thông tư này và 02 ảnh mầu (cỡ 2x3 cm);

- Bản sao thẻ chuyên gia tư vấn đã được cấp.

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

c) Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiến hành thẩm xét hồ sơ, tổ chức kiểm tra thực tế trong trường hợp cần thiết, cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia nếu tổ chức, chuyên gia đủ điều kiện. Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia có hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp.

Trường hợp không đủ điều kiện, tổ chức, chuyên gia sẽ được thông báo lý do bằng văn bản.

d) Trong thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận, tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận có nhu cầu đăng ký cấp thẻ bổ sung cho các chuyên gia, lập hồ sơ đăng ký và gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ gồm có:

- Công văn đề nghị cấp thẻ;

- Danh sách chuyên gia đề nghị cấp thẻ kèm theo các chứng chỉ và tài liệu liên quan theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 8 của Thông tư này.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng xem xét, cấp thẻ cho các chuyên gia đủ điều kiện với thời hạn hiệu lực theo Giấy xác nhận của tổ chức tư vấn/chứng nhận tương ứng.

a) Được quyền tư vấn xây dựng HTQLCL đối với các cơ quan hành chính nhà nước khi được yêu cầu;

b) Được thu chi phí hoạt động tư vấn theo thoả thuận trên cơ sở quy định chung của Bộ Tài chính;

c) Tổ chức tư vấn chỉ được cử các chuyên gia đã được cấp thẻ chuyên gia tư vấn theo quy định tại Điều 8, 9 của Thông tư này thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với các cơ quan hành chính nhà nước;

d) Chuyên gia tư vấn phải đeo thẻ chuyên gia khi thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước;

đ) Thực hiện đầy đủ hoạt động tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước theo quy định chung của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trên cơ sở:

- Kết quả của Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 ban hành kèm theo Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ (dưới đây viết tắt là Đề án 30);

- Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố cho từng loại hình cơ quan hành chính tại địa phương và mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có hệ thống cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương công bố cho từng loại hình cơ quan ngành dọc này (dưới đây viết tắt là mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng);

e) Quá trình tư vấn tại cơ quan hành chính phải được thực hiện theo đúng thời gian, tiến độ trong kế hoạch tư vấn đã được hai bên thoả thuận và phê duyệt;

Sau mỗi đợt tư vấn, chuyên gia tư vấn phải lập biên bản làm việc về các nội dung công việc đã thực hiện trong đợt tư vấn với sự xác nhận của hai bên.

Trường hợp cơ quan hành chính không thực hiện theo đúng kế hoạch tư vấn mà không có lý do xác đáng, tổ chức tư vấn/chuyên gia tư vấn độc lập gửi báo cáo bằng văn bản về cơ quan chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Sở Khoa học và Công nghệ tại địa phương và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để phối hợp xử lý.

g) Không được ký hợp đồng đánh giá chứng nhận hoặc có tác động dưới bất kỳ hình thức nào đến tổ chức chứng nhận đánh giá HTQLCL của cơ quan hành chính nhà nước do mình tư vấn;

h) Thực hiện đúng quy định đối với tổ chức tư vấn được cấp Giấy xác nhận; duy trì, nâng cao năng lực hoạt động tư vấn trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận;

i) Chịu sự kiểm tra, giám sát của đơn vị chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng địa phương khi thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước tại các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc địa phương đó;

k) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận, định kỳ tháng 11 hàng năm, báo cáo tình hình hoạt động tư vấn về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (theo mẫu quy định tại Phụ lục VII của Thông tư này) và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.

a) Được thực hiện đánh giá chứng nhận HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước khi được yêu cầu và đánh giá giám sát sau chứng nhận;

b) Được thu chi phí đánh giá chứng nhận và đánh giá giám sát theo thoả thuận trên cơ sở quy định chung của Bộ Tài chính;

c) Chỉ được cử các chuyên gia đã được cấp thẻ chuyên gia đánh giá theo quy định tại Điều 8, 9 của Thông tư này tiến hành đánh giá HTQLCL đối với các cơ quan hành chính nhà nước; bảo đảm tính độc lập, khách quan trong suốt quá trình đánh giá và chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước;

d) Chuyên gia đánh giá phải đeo thẻ khi thực hiện đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước;

đ) Thực hiện đầy đủ hoạt động đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trên cơ sở:

- Kết quả của Đề án 30;

- Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng;

e) Thực hiện đánh giá tại cơ quan hành chính theo đúng thời gian, tiến độ trong kế hoạch đánh giá đã được hai bên thoả thuận và phê duyệt.

Trường hợp cơ quan hành chính không thực hiện theo đúng kế hoạch mà không có lý do xác đáng, tổ chức chứng nhận báo cáo bằng văn bản về cơ quan chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Sở Khoa học và Công nghệ tại địa phương và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để phối hợp xử lý.

g) Sau khi hoàn thành việc đánh giá, lập báo cáo kết quả đánh giá (theo mẫu quy định tại Phụ lục VIII của Thông tư này) để cơ quan hành chính nhà nước hoàn chỉnh hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận.

Tổ chức chứng nhận gửi công văn đề nghị cấp Giấy chứng nhận cho cơ quan hành chính nhà nước, trong đó nêu rõ lĩnh vực hoạt động đã được đánh giá phù hợp tiêu chuẩn và kèm theo báo cáo kết quả đánh giá nêu trên về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

h) Kiến nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp (cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng), đình chỉ hoặc huỷ bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận của cơ quan hành chính nhà nước sau khi đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát hoặc phát hiện cơ quan hành chính nhà nước không thực hiện theo đúng các quy định của Thông tư này;

i) Tổ chức chứng nhận và chuyên gia đánh giá không được ký hợp đồng tư vấn hoặc thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước;

k) Định kỳ hàng năm, tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá giám sát HTQLCL đã được cấp Giấy chứng nhận, thời gian giữa hai lần đánh giá không quá 12 tháng;

l) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận, định kỳ tháng 11 hàng năm, báo cáo tình hình hoạt động đánh giá về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (theo mẫu quy định tại Phụ lục VII của Thông tư này) và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu;

m) Chịu sự kiểm tra, giám sát của đơn vị chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng địa phương khi thực hiện hoạt động đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước tại các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc địa phương đó.