Giới thiệu chung về Thông báo 3685/TB-BHXH

Thông báo 3685/TB-BHXH do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành là một văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm thúc đẩy tiến trình cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa công tác quản lý bảo hiểm. Kể từ ngày 17/11/2015, Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh chính thức triển khai áp dụng hình thức giao dịch điện tử trong việc thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đối với tất cả các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn.

Mục đích và phạm vi áp dụng giao dịch điện tử

Việc chuyển đổi sang phương thức giao dịch điện tử hướng tới mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại cho các tổ chức, doanh nghiệp. Phạm vi áp dụng cụ thể bao gồm:

• Áp dụng bắt buộc hoặc khuyến khích diện rộng đối với các đơn vị sử dụng lao động đang tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
• Thực hiện giao dịch điện tử đối với các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và quy trình cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Hỗ trợ các đơn vị nộp hồ sơ trực tuyến 24/7, giúp hạn chế việc phải xếp hàng chờ đợi trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm.

Các phương thức thực hiện giao dịch điện tử

Để tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người sử dụng lao động, Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn hai phương thức thực hiện giao dịch điện tử chủ yếu:

• Sử dụng phần mềm KBHXH miễn phí: Các đơn vị sử dụng lao động có thể tải và cài đặt phần mềm KBHXH do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp miễn phí. Phương thức này cho phép đơn vị lập hồ sơ và thực hiện giao dịch điện tử trực tiếp thông qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
• Sử dụng dịch vụ của các tổ chức I-VAN: Đơn vị có thể lựa chọn đăng ký sử dụng dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (dịch vụ I-VAN) thông qua các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép (như TS24, VNPT, Viettel, BKAV, CMC...). Phương thức này giúp đơn vị nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu và tối ưu hóa quy trình kê khai theo nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp.

Điều kiện và quy trình tham gia của đơn vị sử dụng lao động

Để có thể thực hiện thành công giao dịch điện tử từ ngày 17/11/2015, các đơn vị sử dụng lao động cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật và tuân thủ quy trình sau:

• Trang bị chữ ký số: Đơn vị phải sở hữu chữ ký số (chứng thư số) hợp pháp và còn hiệu lực do các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng được pháp luật thừa nhận cấp.
• Đăng ký tài khoản giao dịch: Tiến hành đăng ký tài khoản giao dịch điện tử trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc thông qua hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN được lựa chọn.
• Kê khai và nộp hồ sơ: Sử dụng phần mềm chuyên dụng để nhập liệu, thực hiện ký số vào hồ sơ điện tử và gửi trực tuyến đến cơ quan BHXH. Hệ thống sẽ tự động gửi phản hồi xác nhận tiếp nhận hồ sơ qua địa chỉ email hoặc tài khoản giao dịch của đơn vị.

Trách nhiệm của các bên liên quan

Thông báo cũng quy định rõ ràng trách nhiệm của cơ quan BHXH và đơn vị sử dụng lao động nhằm đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, thông suốt:

• Đối với cơ quan Bảo hiểm xã hội: Có trách nhiệm tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho các đơn vị sử dụng lao động; tiếp nhận, giải quyết hồ sơ điện tử đúng thời hạn quy định; phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN để khắc phục nhanh chóng các sự cố đường truyền hoặc lỗi phần mềm.
• Đối với đơn vị sử dụng lao động: Cần chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, chuyển đổi phương thức nộp hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử theo đúng lộ trình; chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, dữ liệu đã ký số và gửi đi; thường xuyên kiểm tra thông báo phản hồi từ cơ quan BHXH để kịp thời điều chỉnh sai sót nếu có.