Sắc lệnh số 18-SL do Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Hồ Chí Minh ký ban hành là một văn bản pháp lý đặt nền móng cho chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm tại Việt Nam Dân chủ Cộng hòa. Văn bản quy định chi tiết về nghĩa vụ, thủ tục, đối tượng và các chế tài xử phạt liên quan đến việc nộp lưu chiểu các sản phẩm văn hóa nhằm mục đích tàng trữ, bảo tồn và xây dựng kho tài liệu cho nền văn hóa quốc gia.

Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu toàn bộ nội dung của Sắc lệnh số 18-SL:

- Phạm vi áp dụng và các loại văn hóa phẩm phải nộp lưu chiểu

• Các văn hóa phẩm bắt buộc phải nộp lưu chiểu: Áp dụng đối với tất cả các sản phẩm văn hóa trong toàn quốc Việt Nam, dù phát miễn phí, bán hay cho thuê, bao gồm: các tác phẩm ấn loát (sách, báo, tạp chí, tranh ảnh in, ấn họa, khắc họa, thiếp thư có in ảnh, bản đồ...); các tác phẩm âm nhạc (bản đàn, bản hát); ảnh chụp; phim chiếu bóng; và đĩa hát.
• Các ấn loát phẩm được miễn lưu chiểu: Các loại giấy tờ thông dụng không mang tính chất phổ biến văn hóa như giấy tờ tư gia (giấy viết thư có tiêu đề, danh thiếp, thiếp mời, phong bì); giấy tờ thương mại (bảng giá, đơn hàng, biên lai, nhãn hiệu, giấy quảng cáo, mẫu sổ sách); giấy tờ hành chính của các sở công và tư; phiếu bầu cử, ngân phiếu và các loại giấy tờ tương tự.
• Thiết lập Sổ Lưu chiểu văn hóa phẩm toàn quốc: Đặt ra hệ thống sổ lưu chiểu quốc gia với hai nhiệm vụ cốt lõi là thu nạp toàn bộ các văn hóa phẩm thuộc diện bắt buộc và tàng trữ các phẩm vật này để làm tài liệu phục vụ cho nền văn hóa nước nhà.

- Đối tượng chịu trách nhiệm và thông tin bắt buộc trên văn hóa phẩm

• Đối tượng có nghĩa vụ nộp lưu chiểu: Nhà in hoặc nhà sản xuất có nghĩa vụ nộp 2 bản văn hóa phẩm do mình in hoặc sản xuất. Nhà xuất bản có nghĩa vụ nộp 8 bản văn hóa phẩm do mình xuất bản. Cả nhà in, nhà sản xuất và nhà xuất bản đều phải lập sổ ghi chép theo thứ tự thời gian các tác phẩm do mình thực hiện.
• Thông tin bắt buộc phải ghi trên văn hóa phẩm đem nộp: Trên mỗi bản nộp phải thể hiện rõ tên và địa chỉ của người in/nhà sản xuất; ngày tháng năm in, sản xuất hoặc xuất bản; dấu hiệu “Lưu chiểu văn hóa” kèm ngày nộp; số thứ tự trong sổ lưu trữ của cơ sở.
• Quy định đối với các trường hợp đặc biệt: Tác giả tự xuất bản không cần khai số thứ tự nhưng phải ghi rõ “do tác giả xuất bản lấy”. Tác phẩm tái bản phải ghi thêm ngày tháng nộp lưu chiểu lần đầu. Ảnh chụp phải có tên/dấu hiệu tác giả và ngày phát hành. Phim chiếu bóng nộp lưu chiểu phải giống hệt bản chiếu cho công chúng.

- Thể lệ lưu chiểu áp dụng riêng cho nhà in và nhà sản xuất

• Thời hạn và phương thức nộp: Nhà in hoặc nhà sản xuất phải nộp sản phẩm ngay sau khi hoàn thành. Việc nộp có thể thực hiện trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện theo hình thức bảo đảm miễn phí cước tem. Trường hợp tác phẩm do nhiều bên hợp tác sản xuất, người hoàn thành công đoạn cuối cùng trước khi giao cho nhà xuất bản sẽ chịu trách nhiệm nộp.
• Nơi tiếp nhận và lưu trữ: Toàn bộ bản nộp của nhà in và nhà sản xuất sẽ do Sở Lưu chiểu văn hóa phẩm toàn quốc tại Hà Nội tiếp nhận và tàng trữ.
• Trường hợp giảm số lượng bản nộp: Nhà in/nhà sản xuất chỉ phải nộp 1 bản đối với các trường hợp: tác phẩm tái bản, bản mỹ lệ, ấn họa, khắc họa có số lượng in không quá 300 bản; đĩa hát; phim chiếu bóng; bản nhạc.
• Yêu cầu về tờ khai lưu chiểu (Mẫu số 1): Khi nộp phải kèm theo tờ khai gồm các nội dung: tên người in/sản xuất; đầu đề tác phẩm; số bản phát hành; họ tên tác giả (hoặc bút danh); thông tin người thuê in; ngày in xong; số thứ tự trong sổ nhà in. Tờ khai được lập thành 2 bản nếu nộp tại cơ quan toàn quốc (1 bản trả lại làm biên lai), hoặc 3 bản nếu nộp tại cơ quan Trung bộ/Nam bộ (để lưu địa phương, gửi toàn quốc và trả người nộp).

- Thể lệ lưu chiểu áp dụng riêng cho nhà xuất bản

• Định nghĩa nhà xuất bản: Bao gồm cá nhân, hội, liên đoàn, công ty thương mại/kỹ nghệ, cơ quan công/tư, đại lý sách ngoại quốc thực hiện việc bán, phát hành, cho thuê văn hóa phẩm, bao gồm cả tác giả tự xuất bản.
• Thời hạn và số lượng nộp: Phải nộp đủ 8 bản trước khi bán, phát hành hoặc cho thuê (riêng bản đàn được gia hạn trong vòng 3 tháng). Đối với tác phẩm tái bản, bản mỹ lệ, ấn họa/khắc họa có số lượng xuất bản dưới 300 bản và đĩa hát thì nộp 3 bản; phim chiếu bóng nộp 2 bản; bản đàn phát hành dưới 10 bản chỉ cần nộp 1 bản.
• Yêu cầu về tờ khai lưu chiểu (Mẫu số 2): Tờ khai của nhà xuất bản phải ghi rõ đầu đề; tên tác giả, nhà in, nhà xuất bản; ngày phát hành; giá bán; số lượng phát hành; kích thước (phân mét); số trang và tranh phụ bản; ngày in xong; số thứ tự của nhà xuất bản. Đối với báo chí, định kỳ có thể nộp tờ khai tổng hợp vào cuối năm, nhưng phải khai ngay khi ra số đầu tiên hoặc khi có thay đổi về hình thức, nhân sự quản lý.
• Phân phối các bản lưu chiểu của nhà xuất bản: Trong số 8 bản nộp, 2 bản được tàng trữ tại Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc; 2 bản tại Sở Lưu trữ công văn và Thư viện Trung bộ; 2 bản tại Sở Lưu trữ công văn và Thư viện Nam bộ; 2 bản còn lại dùng cho việc trao đổi văn hóa quốc tế. Các loại hình đặc biệt như đĩa hát, phim, bản tái bản giới hạn chỉ tàng trữ tại cơ quan toàn quốc.

- Chế tài xử phạt và biện pháp cưỡng chế thi hành

• Biện pháp cưỡng chế mua bổ sung: Nếu không nộp hoặc nộp thiếu, sau 1 tháng kể từ khi nhận được thư đòi bảo đảm từ Sở Lưu chiểu mà vẫn không thực hiện, cơ quan lưu chiểu có quyền tự mua số bản thiếu và bắt buộc nhà in, nhà sản xuất, nhà xuất bản phải thanh toán chi phí. Nếu đối tượng từ chối thanh toán, vụ việc sẽ được chuyển sang tòa án giải quyết. Thời hạn áp dụng biện pháp này là 10 năm kể từ ngày phát hành (hoặc tính từ ngày gửi thư bảo đảm đòi).
• Hình phạt tiền và tịch thu tang vật: Hành vi cố ý không nộp lưu chiểu bị phạt tiền từ 100 đến 500 đồng; nếu tái phạm sẽ bị phạt từ 500 đến 2.000 đồng, đồng thời vẫn phải bồi hoàn chi phí mua bản thiếu. Các văn hóa phẩm phát hành trái phép (không nộp lưu chiểu) có thể bị tịch thu. Thời hạn thi hành các hình phạt này là 3 năm kể từ ngày tuyên án.

- Các điều khoản thi hành và quy định bổ sung

• Mối quan hệ với các luật lệ khác: Luật lệ lưu chiểu văn hóa phẩm hoạt động độc lập, không thay thế hay ảnh hưởng đến các quy định khác về báo chí như kiểm duyệt, tuyên truyền, nộp bản cho Tòa án hay cơ quan Liêm phóng.
• Quyền tiếp cận thông tin: Tác giả, nhà in, nhà sản xuất, nhà xuất bản hoặc người thừa kế hợp pháp có quyền tra cứu, xin sao chép lại các tờ khai lưu chiểu đã nộp.
• Trách nhiệm tổ chức và thi hành: Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục chịu trách nhiệm quy định chi tiết về việc tổ chức các sở Lưu chiểu văn hóa phẩm. Sắc lệnh này bãi bỏ toàn bộ các thể lệ lưu chiểu trước đây. Các Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ Công chính và Giao thông, và Bộ Quốc gia Giáo dục chịu trách nhiệm thi hành sắc lệnh này.