Tóm tắt Quyết định 931/QĐ-UBND-HC năm 2015 về Tiêu chí xét duyệt thành lập Văn phòng công chứng tại Đồng Tháp

Quyết định 931/QĐ-UBND-HC được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp ban hành nhằm quy định chi tiết các tiêu chí, thang điểm và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp chuẩn hóa, nâng cao chất lượng hoạt động bổ trợ tư pháp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, khách quan trong việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.

1. Quy định chung và hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các Sở, ngành cấp tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp là cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và tham mưu giải quyết các vướng mắc phát sinh.

2. Chi tiết hệ thống tiêu chí và thang điểm xét duyệt (Tổng điểm tối đa: 100 điểm)

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được đánh giá dựa trên các nhóm tiêu chí cụ thể sau:

• Trụ sở của Văn phòng công chứng (Tối đa 10 điểm): Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng, phân định khu vực làm việc cho công chứng viên, người lao động, nơi tiếp khách và lưu trữ.
  • Về diện tích sử dụng: Dưới 80 m² đạt 03 điểm; từ 80 m² đến dưới 100 m² đạt 05 điểm; từ 100 m² trở lên đạt 07 điểm.
  • Về tính pháp lý: Thuộc sở hữu của Công chứng viên hợp danh đạt 03 điểm; nếu thuê hoặc mượn hợp lệ với thời hạn từ 05 năm trở lên đạt 02 điểm.
• Phần diện tích dành cho Phòng tiếp người yêu cầu công chứng và nơi làm việc của Công chứng viên (Tối đa 07 điểm):
  • Diện tích dưới 40 m² đạt 03 điểm.
  • Diện tích từ 40 m² đến 50 m² đạt 05 điểm.
  • Diện tích trên 50 m² trở lên đạt 07 điểm.
• Phần diện tích dành cho nơi lưu trữ hồ sơ công chứng (Tối đa 07 điểm):
  • Diện tích dưới 20 m² đạt 03 điểm.
  • Diện tích từ 20 m² đến dưới 30 m² đạt 05 điểm.
  • Diện tích từ 30 m² trở lên đạt 07 điểm.
• Điều kiện an ninh trật tự và an toàn giao thông (Tối đa 07 điểm):
  • Diện tích giữ xe: Dưới 30 m² đạt 02 điểm; từ 30 m² đến dưới 40 m² đạt 03 điểm; từ 40 m² trở lên đạt 04 điểm.
  • Phương án an toàn: Có phương án, trang thiết bị phòng chống cháy nổ, bảo đảm an ninh trật tự và an toàn giao thông đạt 03 điểm.
• Cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin (Tối đa 10 điểm):
  • Dự kiến trang bị đầy đủ máy photocopy, máy vi tính, máy in phục vụ hoạt động đạt 06 điểm.
  • Có kết nối internet, thiết kế trang thông tin điện tử (website), email cho văn phòng, công chứng viên và nhân viên đạt 02 điểm.
  • Có phương án đầu tư hoặc sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ công chứng đạt 02 điểm.
• Số lượng Công chứng viên (Tối đa 20 điểm):
  • Có 02 Công chứng viên hợp danh sáng lập đạt 10 điểm.
  • Từ Công chứng viên hợp danh thứ 03 trở đi, mỗi người được cộng thêm 05 điểm.
  • Mỗi Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được cộng 04 điểm.
  • Lưu ý: Tổng số điểm cộng thêm của Công chứng viên hợp danh thứ 3 trở đi và Công chứng viên hợp đồng không quá 10 điểm.
• Nhân sự nghiệp vụ và nhân sự chuyên trách (Tối đa 26 điểm):
  • Nhân viên nghiệp vụ (Tối đa 10 điểm): Mỗi nhân viên đạt 03 điểm; nếu có bằng Đại học Luật trở lên được cộng thêm 01 điểm.
  • Nhân viên công nghệ thông tin (Tối đa 04 điểm): Có nhân viên CNTT đạt 03 điểm; có bằng chuyên ngành từ cao đẳng trở lên cộng thêm 01 điểm.
  • Nhân viên kế toán (Tối đa 04 điểm): Có nhân viên kế toán đạt 03 điểm; có bằng chuyên ngành từ trung cấp trở lên cộng thêm 01 điểm.
  • Nhân viên lưu trữ (Tối đa 04 điểm): Có nhân viên lưu trữ đạt 03 điểm; có bằng chuyên ngành từ trung cấp trở lên cộng thêm 01 điểm.
  • Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ (Tối đa 04 điểm): Xây dựng quy trình nghiệp vụ chặt chẽ, đúng luật đạt 02 điểm; quy trình lưu trữ đúng luật đạt 02 điểm.
• Tính khả thi của Đề án thành lập (Tối đa 08 điểm): Đề án thể hiện rõ tính khả thi, đáp ứng đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn thi hành đạt tối đa 08 điểm.

3. Quy trình tiếp nhận, thẩm định và cách thức chấm điểm hồ sơ

Quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện chặt chẽ qua các bước sau:

• Cơ quan tiếp nhận: Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp là đơn vị tiếp nhận hồ sơ. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ.
• Nguyên tắc thẩm định: Các thành viên Tổ thẩm định làm việc độc lập, khách quan, căn cứ trực tiếp vào các tiêu chí và thang điểm quy định tại Chương II để chấm điểm cho từng hồ sơ.
• Cách thức tính điểm: Điểm số của mỗi hồ sơ là điểm trung bình cộng từ các thành viên Tổ thẩm định tham gia chấm điểm. Quá trình chấm điểm phải được lập thành biên bản có chữ ký xác nhận của tất cả thành viên.
• Điều kiện xét chọn: Hồ sơ được đề xuất lựa chọn phải đạt điểm trung bình từ 70/100 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số các hồ sơ nộp tại cùng một đơn vị địa bàn quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố).
• Tiêu chí ưu tiên khi bằng điểm: Trường hợp có nhiều hồ sơ bằng điểm nhau, thứ tự ưu tiên xét chọn lần lượt là:
  • Ưu tiên 1: Hồ sơ có số lượng Công chứng viên nhiều hơn.
  • Ưu tiên 2: Hồ sơ có điểm số về cơ sở vật chất cao hơn.
• Quyết định cho phép thành lập: Trên cơ sở kết quả chấm điểm và đề xuất của Tổ thẩm định, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp xem xét, ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo và tổ chức thực hiện

Nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cá nhân tham gia đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, quy định nêu rõ:

• Công chứng viên nộp hồ sơ có quyền khiếu nại đối với quyết định từ chối cho phép thành lập nếu có căn cứ cho rằng quyết định đó trái pháp luật hoặc trái với quy định này.
• Công chứng viên có quyền tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật của các cá nhân, cơ quan trong quá trình xét duyệt hồ sơ.
• Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo hiện hành.
• Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp chịu trách nhiệm toàn diện trong việc tổ chức thực hiện quy định này. Trong quá trình triển khai, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, Sở Tư pháp có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo kịp thời để Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ cho phù hợp với tình hình thực tế.