Quyết định 80/2006/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai ban hành nhằm kiện toàn tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và bộ máy hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lào Cai. Đây là văn bản pháp lý quan trọng định hình vai trò, quyền hạn và cơ cấu vận hành của cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, đảm bảo công tác lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành được thực hiện thống nhất, khoa học.

Quyết định quy định rõ ràng về địa vị pháp lý của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lào Cai nhằm tạo cơ sở cho đơn vị hoạt động độc lập và hiệu quả:

• Mô hình tổ chức: Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Lào Cai.
• Chức năng cốt lõi: Thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử của tỉnh và lưu trữ hiện hành của Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai.
• Tư cách pháp lý: Trung tâm có tư cách pháp nhân đầy đủ, được phép sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản riêng để hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Trụ sở làm việc: Trụ sở của Trung tâm được đặt trực tiếp tại Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai.

Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng lưu trữ, Trung tâm được giao các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể sau:

• Công tác kế hoạch và nghiệp vụ chuyên môn: Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ để trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh và cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức thực hiện các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh. Tiến hành tu bổ, phục chế các tài liệu bị hư hỏng và thực hiện công tác lưu trữ hiện hành cho Văn phòng UBND tỉnh.
• Chế độ báo cáo và thống kê: Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ. Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của tỉnh cho cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp trên.
• Ứng dụng khoa học công nghệ: Tổ chức nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác quản lý lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.
• Đào tạo và phát triển cơ sở vật chất: Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm. Lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị kỹ thuật và dự trù kinh phí cho các hoạt động thường xuyên.
• Thu thập và bổ sung tài liệu: Thực hiện việc thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị vào kho lưu trữ của tỉnh theo đúng quy định.
• Tuân thủ quy trình nghiệp vụ: Áp dụng nghiêm túc các quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Cung cấp dịch vụ công: Thực hiện một số dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm phục vụ nhu cầu của xã hội.
• Quản lý tài sản: Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản được giao theo đúng các quy định của pháp luật về quản lý tài sản công.
• Nhiệm vụ kiêm nhiệm: Thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan Công báo tỉnh trong thời gian chưa thành lập Trung tâm Công báo tỉnh riêng biệt, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng UBND tỉnh giao.

Cơ cấu nhân sự và tổ chức của Trung tâm được thiết kế tinh gọn, phân định rõ trách nhiệm:

• Ban lãnh đạo Trung tâm: Gồm có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm toàn diện trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc: Trung tâm được cơ cấu thành 02 bộ phận chính bao gồm Phòng Nghiệp vụ lưu trữ và Kho lưu trữ.
• Công tác quản lý nhân sự: Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo Trung tâm, Trưởng/Phó các phòng, đơn vị trực thuộc cũng như việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện theo quy định của Nhà nước và phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của tỉnh Lào Cai. Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm xây dựng quy chế hoạt động, xác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận chuyên môn để trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt.
• Chỉ tiêu biên chế: Biên chế của Trung tâm Lưu trữ được UBND tỉnh giao chỉ tiêu cụ thể hàng năm, nằm trong tổng biên chế sự nghiệp của Văn phòng UBND tỉnh, dựa trên đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ.

Quyết định cũng quy định rõ trách nhiệm tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành như sau:

• Trách nhiệm tổ chức thực hiện: Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện Quyết định này. Trong quá trình triển khai, nếu phát sinh vướng mắc, khó khăn, Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ để trình UBND tỉnh xem xét, quyết định điều chỉnh.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành. Tất cả các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bị bãi bỏ.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành có liên quan và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lào Cai chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.