QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ NỢ THUẾ ĐỐI VỚI HỘ KINH DOANH VÀ CÁ NHÂN CÓ NGHĨA VỤ NỘP THUẾ VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC DO CÁC CHI CỤC THUẾ QUẢN LÝ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế, Luật thuế, Pháp lệnh thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 106/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;
Căn cứ Quyết định số 108/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;
Căn cứ Quyết định số 502/QĐ-TCT ngày 29 tháng 3 năm 2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng thuộc Cục Thuế;
Căn cứ Quyết định số 504/QĐ/TCT ngày 29 tháng 3 năm 2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ của các đội thuộc Chi cục Thuế;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế thuộc Tổng cục Thuế;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quản lý nợ thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế vào ngân sách nhà nước do các Chi cục Thuế quản lý.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Vụ trưởng các Vụ và thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế, Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chi cục trưởng Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ NỢ THUẾ ĐỐI VỚI HỘ KINH DOANH VÀ CÁ NHÂN CÓ NGHĨA VỤ NỘP THUẾ VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC DO CÁC CHI CỤC THUẾ QUẢN LÝ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 752/QĐ-TCT ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

A. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH

1. Xác định nội dung, trình tự, thủ tục, thời gian quản lý nợ thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế vào NSNN thuộc Chi cục Thuế quản lý (sau đây gọi tắt là hộ kinh doanh) đã được quy định tại Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn về thuế để triển khai thực hiện thống nhất trong ngành thuế tại địa phương.

2. Quy định trách nhiệm đối với cơ quan thuế, công chức quản lý nợ thuế ở Chi cục Thuế trong công tác quản lý nợ thuế đối với hộ kinh doanh.

II. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Phạm vi áp dụng: áp dụng đối với các khoản tiền thuế nợ, tiền phạt chậm nộp tiền thuế (sau đây gọi tắt là tiền nợ thuế).

2. Đối tượng áp dụng: quy trình này được áp dụng tại Chi cục Thuế để quản lý nợ thuế đối với hộ kinh doanh.

III. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN THUẾ

1. Đối với Tổng cục Thuế

- Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy trình này trong toàn ngành thuế.

- Tổ chức tổng kết, đánh giá công tác quản lý nợ cấp Chi cục Thuế hàng năm để bổ sung, sửa đổi quy trình phù hợp với thực tiễn.

Đối với mẫu biểu ban hành kèm theo quy trình này, sau khi tổng kết, đánh giá, nếu cần bổ sung, sửa đổi sẽ ban hành công văn hướng dẫn để phù hợp với thực tiễn.

- Xây dựng các phần mềm quản lý thuế trên một ứng dụng nhằm triển khai công tác quản lý nợ tại Chi cục Thuế khoa học, thuận lợi và hiệu quả.

2. Đối với Cục Thuế

- Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các Chi cục Thuế thực hiện quy trình quản lý nợ thuế.

- Thực hiện phân tích, đánh giá và tổng hợp báo cáo định kỳ tình hình quản lý nợ thuế đối với Chi cục Thuế thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định, theo đó:

+ Đề xuất các biện pháp xử lý thu nợ có hiệu quả;

+ Hướng dẫn chi tiết, bổ sung các chỉ tiêu trong mẫu biểu đã ban hành kèm theo quy trình này để xử lý kịp thời những tình huống cụ thể trong quá trình quản lý nợ thuế tại Chi cục Thuế;

3. Đối với Chi cục Thuế

- Tổ chức, phân công quản lý nợ thuế cho các đội: đội quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế; đội thuế liên xã, phường; đội quản lý thu lệ phí trước bạ và thu khác; đội quản lý thuế thu nhập cá nhân; đội kiểm tra thuế (sau đây gọi tắt là các đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ) theo đúng chức năng, nhiệm vụ và phù hợp với địa bàn quản lý.

- Chỉ đạo các bộ phận liên quan tại Chi cục Thuế như đội kê khai - kế toán thuế, đội kiểm tra thuế, đội thanh tra thuế, đội hành chính - nhân sự - tài vụ - ấn chỉ phối hợp thực hiện quản lý nợ thuế theo đúng quy định tại quy trình này.

- Thực hiện báo cáo định kỳ tình hình quản lý nợ thuế theo quy định.

- Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện ứng dụng quản lý nợ tại Chi cục Thuế; đề xuất những nội dung bổ sung, sửa đổi qui trình quản lý nợ về Cục Thuế, Tổng cục Thuế.

IV. PHÂN LOẠI NỢ THUẾ

1. Nhóm nợ khó thu: là các khoản tiền nợ thuế của người nộp thuế gặp khó khăn, không có khả năng thực hiện nghĩa vụ với NSNN, bao gồm các khoản nợ thuộc các trường hợp sau:

1.1. Tiền thuế của người nợ thuế được pháp luật coi là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự chưa có hồ sơ đề nghị xoá nợ, đã bỏ kinh doanh và bỏ địa bàn nơi cư trú, tạm trú.

1.2. Tiền thuế của người nợ thuế có liên quan đến trách nhiệm hình sự: là người nợ thuế đang trong giai đoạn bị điều tra, khởi tố hình sự, đang chờ bản án hoặc kết luận của cơ quan pháp luật nên chưa thực hiện được nghĩa vụ nộp thuế.

1.3. Tiền thuế của người nợ thuế có văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc không còn hoạt động kinh doanh tại địa bàn quản lý, chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế mà không thể có khả năng đảm bảo thu hồi nợ.

1.4. Nợ khó thu khác: là các khoản nợ thuế không thuộc nhóm 1.1, 1.2, 1.3 nêu trên nhưng người nộp thuế không có khả năng thực hiện nghĩa vụ với NSNN và tiền thuế nợ trên 90 ngày, đã áp dụng các biện pháp cưỡng chế nợ thuế nhưng vẫn không thu hồi được nợ.

2. Nhóm nợ chờ xử lý: là các khoản nợ thuế của người nộp thuế phải nộp NSNN nhưng đã có văn bản gửi đến cơ quan thuế đề nghị xử lý, bao gồm các khoản nợ thuộc các trường hợp sau:

2.1. Xử lý miễn, giảm, xoá nợ: là số tiền thuế của người nộp thuế đang trong thời gian thực hiện các thủ tục tại cơ quan thuế để được xử lý miễn, giảm, xoá nợ theo quy định của pháp luật về thuế.

2.2. Xử lý gia hạn nộp thuế: là số tiền thuế của người nộp thuế, cơ quan thuế đang thẩm định để gia hạn nộp thuế.

2.3. Xử lý hoàn bù trừ các khoản nộp NSNN: là số tiền nợ thuế của người nợ thuế có hồ sơ đang làm thủ tục hoàn thuế, đồng thời bù trừ các khoản thuế còn nợ tại cơ quan thuế hoặc đang thực hiện thủ tục lập lệnh hoàn trả kiêm bù trừ các khoản thu NSNN.

2.4. Tiền thuế người nộp thuế đang có khiếu nại, khiếu kiện: là số tiền thuế phát sinh do cơ quan thuế xác định lại, ấn định tiền thuế phải nộp; thanh tra, kiểm tra kết luận phải truy thu và xử phạt; các trường hợp khác nhưng người nộp thuế chưa chấp nhận, có khiếu nại và cơ quan thuế đang giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.

3. Tiền thuế đã nộp NSNN đang điều chỉnh: là số tiền thuế đã nộp vào NSNN nhưng cơ quan thuế đang làm thủ tục điều chỉnh, bao gồm các trường hợp sau:

3.1. Tiền thuế chờ điều chỉnh do sai sót: là số tiền của người nộp thuế đã nộp vào ngân sách nhưng người nộp thuế, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước có sai sót khi kê khai thuế, tính thuế, lập giấy nộp tiền vào NSNN, hạch toán sai mục lục NSNN đang làm thủ tục để điều chỉnh lại;

3.2. Tiền thuế do chứng từ luân chuyển chậm hoặc thất lạc: là số tiền thuế của người nộp thuế đã nộp NSNN nhưng chứng từ luân chuyển từ kho bạc nhà nước/ngân hàng thương mại sang cơ quan thuế chậm, chứng từ thất lạc, cán bộ thuế/ủy nhiệm thu đã thu nhưng chưa kịp thời thực hiện các thủ tục nộp tiền vào NSNN.

4. Nhóm nợ có khả năng thu: là số tiền thuế của người nộp thuế đã quá thời hạn nộp nhưng chưa nộp vào NSNN và các trường hợp không thuộc các trường hợp nợ thuộc 03 (ba) nhóm nợ trên (nợ khó thu, nợ chờ xử lý, tiền thuế đã nộp NSNN đang điều chỉnh), bao gồm các khoản nợ thuộc các trường hợp sau:

4.1. Tiền thuế của người nộp thuế chậm nộp đến 30 ngày so với thời hạn nộp.

4.2. Tiền thuế của người nộp thuế chậm nộp từ 31 ngày đến 90 ngày.

4.3. Tiền thuế của người nộp thuế chậm nộp quá 90 ngày.

B. NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ NỢ

I. XÂY DỰNG CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH THU NỢ THUẾ

1. Căn cứ xây dựng chỉ tiêu thu nợ thuế

- Tình hình nợ thuế và kết quả thu nợ năm trước năm xây dựng chỉ tiêu.

- Tình hình nợ thuế và kết quả thu nợ năm báo cáo (năm xây dựng chỉ tiêu).

- Tình hình nợ thuế và kết quả thu nợ đến thời điểm xây dựng chỉ tiêu (tháng 11 năm báo cáo).

- Dự kiến khả năng thu nợ năm kế hoạch (năm tiếp theo năm xây dựng chỉ tiêu).

- Chỉ tiêu thu nợ Cục Thuế giao.

2. Yêu cầu công tác xây dựng chỉ tiêu thu nợ

- Đảm bảo thu hồi tối đa số nợ cũ.

- Hạn chế số nợ mới phát sinh.

- Đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu thu nợ Cục Thuế giao.

3. Nguyên tắc

- Đội quản lý nợ xây dựng chỉ tiêu thu nợ đối với toàn bộ số tiền nợ thuế do Chi cục Thuế quản lý.

- Các đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ:

+ Tham gia xây dựng chỉ tiêu thu nợ.

+ Thực hiện giao nhiệm vụ thu nợ cho công chức thuộc đội quản lý.

4. Trình tự thực hiện

Bước 1: Xác định số tiền nợ thuế năm thực hiện tại báo cáo 01/QLN-HKD

Căn cứ xác định như sau:

- Tiền nợ thuế năm trước: tại báo cáo 08/QLN-HKD năm trước, kỳ báo cáo tháng 12.

- Tiền thuế nợ tại thời điểm lập chỉ tiêu thu nợ (tháng 11 hàng năm): tại báo cáo 08/QLN-HKD, kỳ báo cáo tháng 10.

- Dự kiến tiền nợ thuế năm báo cáo: căn cứ điểm a và b, phân tích, đánh giá tình hình nợ, khả năng đôn đốc thu nợ, dự báo số tiền nợ thuế đến 31/12 năm báo cáo.

Bước 2: Lập chỉ tiêu thu nợ năm kế hoạch

Căn cứ xác định như sau:

- Số tiền nợ thuế đã được xác định tại bước 1.

- Phân tích, dự báo tình hình kinh tế, khả năng đôn đốc thu nợ năm sau, xác định các chỉ tiêu tại báo cáo 01/QLN-HKD phần năm kế hoạch.

- Đề ra các biện pháp để thực hiện các chỉ tiêu thu nợ đã xác định.

Bước 3: Phê duyệt chỉ tiêu

- Trình lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt chỉ tiêu tại báo cáo 01/QLN-HKD.

- Sau khi lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt, báo cáo Cục Thuế.

Bước 4 : Triển khai thực hiện

Đội quản lý nợ thực hiện:

- Căn cứ vào chỉ tiêu đã được phê duyệt ở bước 3, dự kiến chỉ tiêu thu nợ giao cho các đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ, trình lãnh đạo duyệt và thông báo cho các đội thực hiện.

- Hàng quý, căn cứ chỉ tiêu cả năm, tiến độ đôn đốc thu nộp các quý trước, dự kiến chỉ tiêu thu nợ hàng quý, trình lãnh đạo duyệt và thông báo cho các đội thực hiện.

II. ĐÔN ĐỐC THU NỢ THUẾ

Bước 1: Phân công quản lý nợ thuế

Căn cứ chức năng nhiệm vụ của các đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ, đội trưởng phân công cho từng công chức để thực hiện công tác quản lý nợ đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý theo địa bàn thu như: phường, xã, bến tàu, bến xe, chợ… của công chức đó quản lý.

Bước 2: Phân loại nợ thuế

Hàng tháng, sau ngày khoá sổ thuế chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ quản lý nợ đối chiếu số nợ thuế với đội Kê khai - kế toán thuế, sau đó, căn cứ vào tiêu thức phân loại nợ và hồ sơ, tài liệu liên quan đến người nợ thuế, rà soát danh sách người nộp thuế còn nợ thuế để phân loại theo từng nhóm nợ, khoản nợ.

Bước 3: Lập sổ theo dõi nợ thuế

Ngay sau ngày làm việc kế tiếp ngày hoàn thành việc phân loại nợ thuế ở bước 2:

- Công chức được giao nhiệm vụ quản lý nợ lập Sổ theo dõi nợ thuế của từng người nợ thuế theo mẫu 02/QLN-HKD chuyển cho công chức tổng hợp của đội thuế mình tổng hợp, sau đó, chuyển đội quản lý nợ tổng hợp.

- Công chức tổng hợp thuộc đội quản lý nợ của Chi cục Thuế lập Sổ tổng hợp theo dõi nợ thuế theo mẫu 03/QLN-HKD trên toàn địa bàn quản lý.

Bước 4: Thực hiện đôn đốc thu nộp đối với nhóm nợ có khả năng thu

Căn cứ vào sổ theo dõi đã lập ở bước 3, thực hiện đôn đốc thu nộp như sau:

1. Đối với khoản nợ từ 01 đến 90 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp thuế, thực hiện theo các hình thức sau:

a. Các đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ tuỳ theo tình hình cụ thể, gọi điện thoại, nhắn tin, gửi email, fax cho người đại diện pháp luật của người nộp thuế hoặc trực tiếp với người nộp thuế yêu cầu nộp tiền thuế nợ, đồng thời, nắm thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính và các nguyên nhân dẫn đến tình trạng chậm nộp tiền thuế.

b. Công chức được giao nhiệm vụ quản lý nợ lập thông báo theo mẫu 07/QLN-HKD:

+ Trình lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt.

+ Sau khi lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt, thông báo được lập thành các bản: 01 bản gửi cho người nợ thuế, 01 bản lưu tại hồ sơ quản lý người nợ thuế, 01 bản gửi bộ phận kê khai, 01 bản lưu văn thư và các đội có liên quan khác (nếu thấy cần thiết và theo quy định cụ thể của từng Chi cục Thuế).

Trong các trường hợp cơ quan thuế tiến hành việc xử lý vi phạm pháp luật về thuế của người nợ thuế thì ban hành Quyết định xử phạt vi phạm pháp luật về thuế theo đúng quy định của pháp luật.

c. Sau khi phát hành thông báo mẫu 07/QLN-HKD 10 (mười) ngày làm việc, nếu vẫn chưa đến ngày thứ 90, kể từ ngày hết thời hạn nộp thuế, mà người nợ thuế vẫn chưa nộp tiền vào ngân sách nhà nước thì cơ quan thuế kết hợp với UBND xã, phường, hội đồng tư vấn thuế xã, phường mời người nợ thuế lên làm việc tại trụ sở nơi: đội thuế liên xã, phường; đơn vị được ủy nhiệm thu làm việc để nắm thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính và các nguyên nhân dẫn đến tình trạng chậm nộp tiền thuế, sau khi làm việc, lập biên bản ghi nhận kết quả làm việc và cam kết nộp thuế trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp thuế.

2. Đối với khoản nợ thuế trên 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn nộp thuế và khoản nợ thuế đã quá thời hạn gia hạn nộp thuế: thực hiện cưỡng chế nợ thuế theo quy định tại quy trình cưỡng chế nợ thuế ban hành kèm theo Quyết định số 490/QĐ-TCT ngày 8/5/2009 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Bước 5: Thẩm định các văn bản, hồ sơ đề nghị xóa nợ tiền thuế, gia hạn nộp thuế:

1. Xoá nợ tiền thuế

1.1. Lập hồ sơ đề nghị xoá nợ

- Các đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ lập hồ sơ xoá nợ tiền thuế, tiền phạt đối với cá nhân được pháp luật coi là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự mà không có tài sản để nộp tiền thuế, tiền phạt còn nợ.

Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền phạt bao gồm:

+ Dự thảo văn bản đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền phạt đối với người nộp thuế thuộc diện được xoá nợ tiền thuế, tiền phạt theo mẫu số 01/XNTH ban hành kèm theo Thông tư 60/2007/TT-BTC;

+ Tài liệu liên quan đến việc đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền phạt: giấy tờ chứng minh cá nhân được pháp luật coi là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật dân sự và pháp luật tố tụng dân sự, cụ thể là văn bản xác nhận về tình trạng người nợ thuế được coi là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự mà không có tài sản để nộp tiền thuế, tiền phạt.

- Chuyển hồ sơ sang đội quản lý nợ thẩm định.

1.2. Thẩm định hồ sơ

Đội quản lý nợ chịu trách nhiệm thẩm định toàn bộ hồ sơ, nếu đúng đối tượng được xoá nợ theo luật định thì trình lãnh đạo Chi cục Thuế duyệt để gửi đến cơ quan thuế cấp trên xử lý xoá nợ theo quy định.

1.3. Khi có quyết định xoá nợ của cơ quan thuế cấp trên, thông báo với bộ phận kê khai và kế toán thuế để cập nhật vào ứng dụng QLT.

1.4. Lưu toàn bộ hồ sơ người nộp thuế, bao gồm: các văn bản đề nghị xóa nợ, tài liệu liên quan đến việc đề nghị xoá nợ, quyết định xoá nợ.

2. Gia hạn nộp thuế

2.1. Nhận hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế

Đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ nhận hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế của người nộp thuế, đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ thẩm định hồ sơ:

a. Trường hợp người nộp thuế lập hồ sơ đầy đủ thủ tục nhưng không thuộc đối tượng được gia hạn nộp thuế thì đội quản lý nợ trình lãnh đạo Chi cục Thuế ký duyệt văn bản không chấp nhận đề nghị gia hạn nộp theo mẫu số 04/NOPT ban hành kèm theo Thông tư 60/2007/TT-BTC và được in thành 03 bản, 01 bản cho người nợ thuế thực hiện, 01 bản lưu tại bộ phận quản lý nợ, 01 bản lưu văn thư.

b. Trường hợp hồ sơ gia hạn nộp thuế chưa đầy đủ theo quy định thì trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý thuế phải thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế hoàn chỉnh hồ sơ. Người nộp thuế phải hoàn chỉnh hồ sơ trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo bổ sung hồ sơ của cơ quan quản lý thuế; nếu người nộp thuế không hoàn chỉnh hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế thì không được gia hạn nộp thuế.

c. Trường hợp người nộp thuế lập hồ sơ đầy đủ thủ tục, đúng đối tượng được gia hạn nộp thuế thì chuyển hồ sơ sang đội quản lý nợ lập thông báo chấp thuận gia hạn.

2.2. Thẩm định hồ sơ

Sau khi nhận được hồ sơ từ đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ, đội quản lý nợ thực hiện:

- Dự thảo văn bản gia hạn nộp theo mẫu số 03/NOPT ban hành kèm theo Thông tư 60/2007/TT-BTC.

 - Trình lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt.

- Sau khi lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt, văn bản gia hạn được lập như sau: 01 bản gửi cho người nợ thuế; 01 bản lưu tại bộ phận quản lý nợ; 01 bản gửi bộ phận kê khai và kế toán thuế; 01 bản lưu văn thư và các đội có liên quan khác (nếu thấy cần thiết và theo quy định cụ thể của từng Chi cục Thuế).

2.3. Ghi lại lịch trình thu theo thời gian đã được chấp thuận gia hạn, vào sổ theo dõi nợ thuế của người nộp thuế (mẫu số 02/QLN-HKD).

2.4. Lưu toàn bộ hồ sơ người nộp thuế, bao gồm: các văn bản đề nghị gia hạn của người nợ thuế; các văn bản bổ sung hồ sơ, không chấp thuận gia hạn, chấp thuận gia hạn của cơ quan thuế.

3. Thu nợ thuế thông qua hoàn bù trừ các khoản nộp NSNN

- Nhận hồ sơ do bộ phận kê khai và kế toán thuế chuyển sang.

- Xem xét các khoản nợ trên ứng dụng.

- Lập phiếu xác minh các khoản nợ chuyển lại bộ phận kê khai và kế toán thuế.

Bước 6: Phối hợp với bộ phận kê khai - kế toán thuế, thanh tra, kiểm tra xử lý nợ chờ điều chỉnh, nợ đang khiếu nại, nợ khó thu (trừ trường hợp đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự mà không có tài sản để nộp tiền thuế, tiền phạt còn nợ đã được xóa nợ tại bước 5)

1. Nợ chờ điều chỉnh

1.1. Phối hợp bộ phận kê khai - kế toán thuế, tin học để đối chiếu và điều chỉnh kịp thời khi phát hiện sai sót.

- Đối với các khoản nợ chênh lệch do nhập dữ liệu sai: thông báo bộ phận kê khai - kế toán thuế, tin học điều chỉnh.

- Đối với khoản nợ do người nộp thuế kê khai sai, kê khai thiếu các chỉ tiêu trên tờ khai, giấy nộp tiền: yêu cầu người nộp thuế giải trình, kê khai bổ sung kịp thời.

- Đối với các khoản nợ chờ điều chỉnh do chứng từ luân chuyển chậm hoặc thất lạc:

+ Thông báo người nộp thuế đối chiếu số liệu với cơ quan thuế, sau khi đối chiếu, lập biên bản kết quả đối chiếu.

+ Lập phiếu điều chỉnh nội bộ gửi bộ phận kê khai - kế toán thuế.

1.2. Phối hợp với bộ phận thanh tra, kiểm tra:

Thực hiện các thủ tục rà soát về khiếu nại, ban hành Quyết định khiếu nại; khi có Quyết định giải quyết:

- Xác định chênh lệch, lập biên bản và hồ sơ chuyển bộ phận kê khai - kế toán thuế điều chỉnh nợ thuế.

- Bộ phận quản lý nợ theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ đọng.

1.3. Hàng tháng, sau khi phát hành thông báo nợ tiền thuế và tiền phạt, nếu có sự phản hồi từ phía người nộp thuế về số liệu nợ không chính xác:

- Đội được giao nhiệm vụ quản lý nợ chủ động làm việc với hộ kinh doanh để đối chiếu nợ.

- Đề nghị người nộp thuế giải trình, xác định nguyên nhân chênh lệch; lập hồ sơ chuyển bộ phận kê khai - kế toán thuế điều chỉnh.

2. Đối với nợ đang khiếu nại, khiếu kiện

Hàng tháng, thực hiện rà soát các thủ tục giải quyết khiếu nại, phối hợp với các bộ phận ban hành quyết định giải quyết khiếu nại hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết các khoản nợ chờ điều chỉnh do khiếu nại. Khi đã có quyết định giải quyết khiếu nại chuyển 01 bản quyết định cho bộ phận kê khai và kế toán thuế thực hiện nhập, xử lý dữ liệu kịp thời.

3. Đối với nợ khó thu

3.1. Nợ thuế của người được pháp luật coi là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự chưa có hồ sơ đề nghị xoá nợ, đã bỏ kinh doanh và bỏ địa bàn nơi cư trú, tạm trú chưa được xóa nợ tại bước 5, công chức quản lý nợ lập hồ sơ trình lãnh đạo cơ quan thuế kiến nghị biện pháp thu hồi nợ thuế, biện pháp cưỡng chế thuế hoặc các biện pháp xử lý nợ khác.

a. Trường hợp cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã điều tra, xác minh được người nộp thuế còn tồn tại, có tài sản thì cơ quan thuế lập hồ sơ tiến hành cưỡng chế thu hồi nợ theo quy định.

b. Nếu không tìm được người nợ thuế hoặc người nợ thuế không có tài sản để thực hiện cưỡng chế thu nợ thì lập hồ sơ theo dõi riêng. Sau này, khi tìm được người nợ thuế hoặc nguồn tài sản thì lập hồ sơ tiến hành cưỡng chế thu hồi nợ.

3.2. Nợ thuế của người có liên quan đến trách nhiệm hình sự: là người nợ thuế đang trong giai đoạn bị điều tra, khởi tố hình sự, đang chờ bản án hoặc kết luận của cơ quan pháp luật nên chưa thực hiện được nghĩa vụ nộp thuế.

a. Công chức quản lý nợ lập hồ sơ trình lãnh đạo cơ quan thuế tình trạng nợ thuế của người nợ thuế, đồng thời gửi các cơ quan chức năng liên quan để thông báo về tình trạng nợ thuế để được xử lý khi có kết luận của cơ quan pháp luật hoặc theo bản án của Toà án.

b. Công chức quản lý nợ lập hồ sơ theo dõi riêng. Khi có kết luận của cơ quan điều tra, quyết định của Toà án thì thực hiện thủ tục thu hồi nợ thuế hoặc lập hồ sơ xoá nợ.

3.3. Tiền thuế của người nợ thuế có văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc không còn hoạt động kinh doanh tại địa bàn quản lý, chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế:

a. Sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật nhưng vẫn không thu hồi được nợ và xác định các khoản nợ đó không có đối tượng để thu, không có khả năng thu hồi thì làm hồ sơ chuyển cơ quan cấp trên để có biện pháp xử lý tiếp.

b. Các trường hợp đã có quyết định hoặc chứng từ xử lý nợ phải được ghi sổ theo dõi nợ thuế của từng người nợ thuế, đồng thời chuyển cho bộ phận kê khai và kế toán thuế để thực hiện ghi sổ theo dõi thu nộp thuế của từng người nợ thuế và lưu hồ sơ người nợ thuế theo quy định.

3.4. Nợ khó thu khác: lập hồ sơ đề nghị cơ quan thuế cấp trên xử lý.

Bước 7: Tổ chức theo dõi kết quả quản lý nợ

Lập Nhật ký theo dõi thu nợ theo mẫu số 05/QLN-HKD, bao gồm các thông tin sau:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.

- Số tiền thuế nợ, loại thuế.

- Nội dung công việc đôn đốc thu nợ, biện pháp thu nợ.

- Ngày, tháng, số tiền nợ thuế đã nộp, kỳ thuế trên chứng từ nộp tiền.

1. Kết quả đôn đốc thu nợ tại bước 4

Hàng ngày, công chức quản lý nợ phải ghi lại thời gian đã thực hiện các bước công việc vào Sổ nhật ký đôn đốc nợ của từng người nợ thuế.

Nhật ký phải được lập riêng cho từng người nộp thuế, để theo dõi từng khoản nợ thuế phải đôn đốc thu và ghi chép tất cả các biện pháp đôn đốc thu đối với từng khoản nợ vào nhật ký ngay sau khi thực hiện biện pháp thu nợ.

2. Kết quả xử lý gia hạn nợ, xóa nợ, bù trừ các khoản nộp NSNN tại bước 5

- Hàng tháng, công chức quản lý nợ phải rà soát danh sách người nợ thuế có số thuế nợ thuộc nhóm nợ chờ xử lý, theo dõi diễn biến, quá trình xử lý và kết quả thực hiện hoặc đã hết thời hạn theo quyết định xử lý, cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi nợ của người nợ thuế và điều chỉnh việc phân loại nợ đối với trường hợp cụ thể.

- Các trường hợp đã có đủ căn cứ để điều chỉnh hoặc quyết định xoá nợ thì phải được ghi Sổ theo dõi nợ thuế của từng người nợ thuế, đồng thời chuyển cho bộ phận kê khai và kế toán thuế để thực hiện ghi Sổ theo dõi thu nộp thuế của từng người nợ thuế và lưu hồ sơ người nợ thuế theo quy định.

3. Kết quả phối hợp với các bộ phận liên quan tại bước 6

Công chức quản lý nợ phải ghi lại thời gian đã thực hiện các biện pháp xử lý vào sổ nhật ký đôn đốc thu nợ của từng người nợ thuế.

Bước 8: Báo cáo kết quả thực hiện công tác quản lý nợ

1. Lập báo cáo theo các mẫu biểu quy định tại quy trình này

Định kỳ hàng tháng, quý, năm, bộ phận quản lý nợ tại Chi cục Thuế lập các báo cáo trình lãnh đạo Chi cục Thuế duyệt gồm:

- Báo cáo chỉ tiêu quản lý thu nợ thuế theo mẫu số 01/QLN-HKD.

- Báo cáo tổng hợp phân loại nợ thuế theo mẫu số 08/QLN-HKD.

- Báo cáo tổng hợp xoá nợ thuế theo mẫu số 09/QLN-HKD.

2. Thời hạn lập và gửi báo cáo về Cục Thuế như sau:

- Báo cáo theo mẫu số 01/QLN-HKD lập và gửi một năm một lần vào trước ngày 17/1 hàng năm.

- Báo cáo theo mẫu số 09/QLN-HKD:

+ Báo cáo quý gửi trước ngày 17 tháng đầu quý sau.

+ Báo cáo năm gửi trước ngày 17/1 năm sau.

- Báo cáo theo mẫu số 08/QLN-HKD lập và gửi hàng tháng vào trước ngày 17 tháng sau.

3. Đánh giá kết quả thực hiện thu nợ hàng quý và hàng năm

Căn cứ tình hình nợ thuế và kết quả công tác quản lý thu nợ thuế từng quý và từng năm, Chi cục Thuế phải lập báo cáo đánh giá kết quả thực hiện các biện pháp, chỉ tiêu kế hoạch thu nợ đã được giao gửi cơ quan thuế cấp trên.

- Báo cáo đánh giá kết quả thu nợ quý gửi về Cục Thuế trước ngày 17 của tháng đầu quý sau.

- Báo cáo chỉ tiêu quản lý thu nợ thuế, Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch quản lý thu nợ năm gửi về Cục Thuế trước ngày 17 của tháng đầu năm sau.

Căn cứ vào báo cáo của các Chi cục Thuế, đối chiếu với chỉ tiêu kế hoạch đã giao, Bộ phận quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế thuộc Cục Thuế phối hợp với một số bộ phận khác có liên quan tổ chức kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp khắc phục, chỉ đạo kịp thời.

Bước 9: Lưu trữ tài liệu về quản lý nợ

1. Sổ, báo cáo: lưu tại bộ phận quản lý nợ.

2. Hồ sơ:

- Hồ sơ về tình hình nợ thuế của người nộp thuế gồm: Sổ theo dõi tình hình nợ thuế hàng tháng, nhật ký đôn đốc nợ, thông báo tiền thuế nợ và tiền phạt chậm nộp tiền thuế, các quyết định, thông báo áp dụng các biện pháp thu nợ và xử lý nợ, các giấy tờ, sổ sách, tài liệu khác liên quan đến tình hình nợ thuế của ngưòi nộp thuế.

- Hồ sơ liên quan đến công tác quản lý nợ được lưu theo từng người nợ thuế và theo từng đơn vị quản lý.

- Hồ sơ về công tác quản lý nợ của Chi cục Thuế gồm: các sổ theo dõi tình hình nợ thuế hàng tháng, nhật ký đôn đốc nợ, thông báo tiền thuế nợ và tiền phạt chậm nộp tiền thuế, các quyết định, thông báo áp dụng các biện pháp thu nợ và xử lý nợ, các báo cáo của đơn vị và báo cáo tổng hợp về tình hình nợ thuế.