BỘ TƯ PHÁP
TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 30 tháng 09 năm 2015

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để b/c);
- TT Phan Chí Hiếu (để b/c);
- Các Phó Tổng cục trưởng (để biết);
- Lưu: VT, VP.

TỔNG CỤC TRƯỞNG




Hoàng Sỹ Thành

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn bảo quản

Ghi chú

A. TÀI LIỆU QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

I. Tài liệu tổng hợp

1.

Tập văn bản gửi chung đến cơ quan:

- Chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký...)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

5 năm

2.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

3.

Hồ sơ xây dựng, ban hành, ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của cơ quan

Vĩnh viễn

4.

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

5.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác thi hành án dân sự

- Tổng kết năm

- Sơ kết 6 tháng

- Sơ kết tháng, quý

Vĩnh viễn

10 năm

5 năm

6.

Kế hoạch, báo cáo công tác năm, nhiều năm

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

10 năm

Vĩnh viễn

7.

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

5 năm

20 năm

8.

Kế hoạch, báo cáo công tác tuần, tháng

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

5 năm

10 năm

9.

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

10.

Hồ sơ về việc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác năm của các cơ quan, đơn vị trực thuộc

20 năm

11.

Báo cáo của Chính phủ trình Quốc hội về công tác thi hành án hàng năm

Vĩnh viễn

12.

Báo cáo kết quả hoạt động của Ban chỉ đạo Thi hành án dân sự các cấp

- Tổng kết năm, nhiều năm

- Sơ kết 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

13.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

14.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/ hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

15.

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

16.

Hồ sơ về việc xử lý thông tin báo chí liên quan đến lĩnh vực thi hành án dân sự

10 năm

17.

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo cơ quan (báo cáo, bản thuyết trình/ giải trình, bài phát biểu tại các sự kiện lớn)

Vĩnh viễn

18.

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

19.

Biên bản các cuộc họp giao ban của Lãnh đạo cơ quan

10 năm

20.

Tập công văn về việc góp ý xây dựng văn bản do cơ quan, đơn vị khác chủ trì

5 năm

21.

Hồ sơ về việc rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật

20 năm

22.

Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

II. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch

23.

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

24.

Tập văn bản về quy hoạch, kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

25.

Tập công văn trao đổi, hướng dẫn về công tác quy hoạch, kế hoạch

10 năm

26.

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển hệ thống tổ chức thi hành án dân sự đã được phê duyệt

Vĩnh viễn

27.

Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

28.

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chiến lược, chương trình mục tiêu của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

29.

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt quy hoạch, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của đối tượng thuộc phạm vi quản lý của cơ quan

Vĩnh viễn

30.

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án quy hoạch, chiến lược, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước của cơ quan

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

20 năm

31.

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển của cơ quan hàng năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của các cơ quan gửi để biết

Vĩnh viễn

5 năm

32.

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan, các đơn vị trực thuộc và các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

33.

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

20 năm

III. Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương

3.1. Tài liệu về tổ chức, cán bộ

34.

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

35.

Hồ sơ xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện đề án về tổ chức, bộ máy, biên chế, công chức, viên chức của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

36.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản, quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu giấy tờ liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

37.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế làm việc, chế độ, quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

38.

Kế hoạch, chương trình, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

39.

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

40.

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

41.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, chức danh công chức, viên chức trong toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

42.

Hồ sơ xây dựng, thực hiện chỉ tiêu, biên chế; báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu biên chế hàng năm

Vĩnh viễn

43.

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm, nhiều năm của cơ quan

Vĩnh viễn

44.

Phiếu đánh giá cán bộ, công chức hàng năm

10 năm

45.

Hồ sơ về quy hoạch đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý của cơ quan

20 năm

46.

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm, biệt phái công chức

70 năm

47.

Hồ sơ giải quyết chế độ chuyển công tác, từ chức, nghỉ hưu, thôi việc, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

70 năm

48.

Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức của cơ quan

70 năm

49.

Hồ sơ về việc phân bổ, sắp xếp cán bộ, công chức từ nguồn tuyển dụng, điều động vào các cơ quan, đơn vị

20 năm

50.

Hồ sơ, tài liệu về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch của Tổng cục Thi hành án dân sự, các cơ quan thi hành án dân sự:

- Quyết định công nhận kết quả trúng tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch

- Kế hoạch tổ chức, quyết định thành lập các Ban, báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

20 năm

20 năm

5 năm

51.

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, người lao động thuộc thẩm quyền được giao quản lý

Vĩnh viễn

52.

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

70 năm

53.

Báo cáo kết quả thực hiện định kỳ chuyển đổi vị trí công tác hàng năm

Vĩnh viễn

54.

- Kế hoạch, Báo cáo kết quả kê khai, minh bạch tài sản, thu nhập hàng năm

- Phiếu kê khai tài sản hàng năm

Vĩnh viễn

10 năm

55.

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan

20 năm

56.

Hồ sơ về việc thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

70 năm

57.

Kế hoạch, chương trình, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách tư pháp trong lĩnh vực tổ chức, cán bộ

20 năm

58.

Tập công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

10 năm

3.2. Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng

59.

Tập văn bản về công tác đào tạo, bồi dưỡng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

60.

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của cơ quan

Vĩnh viễn

61.

Hồ sơ, tài liệu tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức

10 năm

62.

Hồ sơ về việc chọn, cử cán bộ, công chức đi học tập, công tác, nghỉ phép ở trong nước, nước ngoài

10 năm

63.

Hồ sơ về việc tổ chức các hội nghị, hội thảo về tổ chức cán bộ, đào tạo của cơ quan

10 năm

64.

Tập công văn trao đổi về công tác đào tạo, bồi dưỡng

10 năm

3.3. Tài liệu lao động, tiền lương

65.

Tập văn bản về công tác lao động, tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

66.

Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương của cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

67.

Hợp đồng lao động vụ việc

5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

68.

Hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện định mức lao động, các chế độ, quản lý lao động và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

69.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp trong hệ thống thi hành án dân sự và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

70.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ tiền lương, tiền thưởng, thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

71.

Hồ sơ về việc thực hiện chế độ đãi ngộ, phụ cấp đối với cán bộ, công chức

20 năm

72.

Hồ sơ nâng lương, ngạch, bậc của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

73.

Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan

Vĩnh viễn

74.

Tập công văn trao đổi về công tác lao động, tiền lương

10 năm

IV. Tài liệu tài chính, kế toán

75.

Tập văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

76.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định, hướng dẫn, chỉ đạo về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

77.

Báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Dài hạn, hàng năm

- Quý

Vĩnh viễn

5 năm

78.

Hồ sơ lập, phân bổ, phê duyệt, giao dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

79.

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định định kỳ hàng năm, thanh toán công nợ

20 năm

80.

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

81.

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

82.

Hồ sơ, tài liệu về đất đai, công sở, cơ sở hạ tầng của cơ quan

Vĩnh viễn

83.

Báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí tạm ứng cưỡng chế thi hành án, Báo cáo tổng hợp tình hình thu nộp và sử dụng phí thi hành án, Báo cáo Thừa phát lại

- Hàng năm, nhiều năm

- Quý

Vĩnh viễn

10 năm

84.

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

20 năm

10 năm

85.

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, chứng từ thu phí thi hành án

10 năm

86.

Hồ sơ dự thầu

- Hồ sơ trúng thầu

- Hồ sơ không trúng thầu

20 năm

5 năm

87.

Chứng từ kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự

20 năm

88.

Biên bản kiểm kê kho tang vật

- Hàng năm

- Quý, 6 tháng

20 năm

10 năm

89.

Các sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, nhật ký sổ cái, số dư tài khoản

10 năm

90.

Biên bản kiểm quỹ

10 năm

91.

Chứng từ cấp phát kinh phí, ký kết hợp đồng với văn phòng thừa phát lại, chứng từ thanh toán kinh phí cho văn phòng thừa phát lại

10 năm

92.

Tập công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

V. Tài liệu xây dựng cơ bản

93.

Tập văn bản về công tác xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

94.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản chế độ, quy định, hướng dẫn về xây dựng của cơ quan

Vĩnh viễn

95.

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

96.

Hồ sơ về xây dựng trụ sở, kho vật chứng, các công trình xây dựng cơ bản có giá trị lớn của cơ quan

Theo tuổi thọ công trình

97.

Hồ sơ sửa chữa nhỏ, cải tạo, mở rộng các công trình

20 năm

98.

Tập công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

VI. Tài liệu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin

99.

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

100.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy trình, quy chế hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

101.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo đề tài, đề án khoa học, công nghệ cấp bộ, ngành do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

102.

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học công nghệ, công tác ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Tháng, quý

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

103.

Hồ sơ thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học được công nhận

- Cấp Nhà nước

- Cấp Bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

104.

Hồ sơ xây dựng, triển khai chương trình, đề án ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

105.

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

106.

Tập công văn trao đổi về công tác khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin

10 năm

VII. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

7.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

107.

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

108.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

109.

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

110.

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Năm, nhiều năm

- Tháng, quý

Vĩnh viễn

10 năm

111.

Hồ sơ thực hiện cải cách, rà soát thủ tục hành chính của ngành, cơ quan

20 năm

112.

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

113.

Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

114.

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

115.

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

- Quyết định, quy định, quy chế

- Văn bản khác

Vĩnh viễn

50 năm

116.

Hồ sơ quy định khắc con dấu của cơ quan

Vĩnh viễn

117.

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

118.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

119.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm

20 năm

120.

Hồ sơ về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào Lưu trữ lịch sử

Vĩnh viễn

121.

Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ hàng năm

20 năm

122.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị

20 năm

123.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Lưu trữ cơ quan

20 năm

124.

Sổ theo dõi phục vụ khai thác tài liệu

20 năm

125.

Tập công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

7.2. Tài liệu quản trị công sở

126.

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

127.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở, văn hóa công sở của cơ quan

Vĩnh viễn

128.

Hồ sơ về việc tổ chức thực hiện văn minh công sở

10 năm

129.

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

130.

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai, bão lũ của cơ quan

10 năm

131.

Hồ sơ về công tác quản trị trụ sở làm việc, bố trí và điều chỉnh nơi làm việc cho các đơn vị

10 năm

132.

Hồ sơ về sử dụng, vận hành, bảo dưỡng ô tô, máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan

Theo tuổi thọ của thiết bị

133.

Kế hoạch mua sắm mới, sửa chữa lớn, thanh lý tài sản

10 năm

134.

Kế hoạch trang cấp tài sản dài hạn của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

20 năm

135.

Hồ sơ mua sắm, phân bổ, cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

5 năm

136.

Hồ sơ theo dõi kiểm kê tài sản hàng năm của cơ quan

10 năm

137.

Hồ sơ, tài liệu về mua sắm xe ô tô

Theo tuổi thọ của thiết bị

138.

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

139.

Tập công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

VIII. Tài liệu thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế

8.1. Tài liệu thi đua khen thưởng

140.

Tập văn bản về công tác thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

141.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng trong toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

142.

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

143.

Hồ sơ về việc thành lập, kiện toàn Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng sáng kiến của cơ quan

Vĩnh viễn

144.

Hồ sơ về việc ban hành Quy chế hoạt động của Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng sáng kiến của cơ quan

Vĩnh viễn

145.

Hồ sơ về tổ chức, phát động các phong trào thi đua hàng năm, các đợt thi đua đặc biệt nhân dịp kỷ niệm những ngày lễ của Nhà nước, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

10 năm

146.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định về thi đua khen thưởng

20 năm

147.

Hồ sơ đăng ký thi đua của các tập thể, cá nhân hàng năm

20 năm

148.

Bảng chấm điểm thi đua của cơ quan và các đơn vị trực thuộc hàng năm

20 năm

149.

Hồ sơ các cuộc họp xét khen thưởng của cơ quan

20 năm

150.

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước, Thủ trưởng Chính phủ

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh và tương đương

Vĩnh viễn

20 năm

151.

Hồ sơ đề nghị xét tặng kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Tư pháp

20 năm

152.

Hồ sơ khen thưởng đối với tổ chức, người nước ngoài có quan hệ công tác và đóng góp lớn với cơ quan

Vĩnh viễn

153.

Hồ sơ về việc tổ chức tổng kết, sơ kết thi đua khen thưởng của cơ quan

10 năm

154.

Tập công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

8.2. Tài liệu hợp tác quốc tế

155.

Tập văn bản về công tác hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

156.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn về công tác hợp tác quốc tế trong toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

157.

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

158.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

159.

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của cơ quan, của toàn hệ thống thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

160.

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Vĩnh viễn

161.

Hồ sơ gia nhập, tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

162.

Tập công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

IX. Tài liệu thống kê thi hành án dân sự

163.

Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

164.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản, chế độ, quy định, hướng dẫn về thống kê thi hành án của ngành

Vĩnh viễn

165.

Hồ sơ về việc giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thi hành án hàng năm cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

166.

Báo cáo thống kê kết quả thi hành án dân sự tính bằng việc/bằng tiền

- Năm, nhiều năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Các kỳ thống kê khác

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

167.

Báo cáo thống kê danh sách bản án, quyết định Tòa án tuyên không rõ, có sai sót, khó thi hành

- Năm, nhiều năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Các kỳ thống kê khác

20 năm

10 năm

5 năm

168.

Báo cáo thống kê kết quả thi hành án liên quan đến hoạt động tín dụng, ngân hàng

- Năm, nhiều năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Các kỳ thống kê khác

20 năm

10 năm

5 năm

169.

Báo cáo thống kê danh sách việc thi hành án dân sự trọng điểm

- Năm, nhiều năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Các kỳ thống kê khác

20 năm

10 năm

5 năm

170.

Tập công văn trao đổi về công tác thống kê thi hành án dân sự

10 năm

X. Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể

10.1. Tài liệu của tổ chức Đảng

171.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

172.

Hồ sơ các nhiệm kỳ Đại hội Đảng cơ quan

Vĩnh viễn

173.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

174.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

175.

Hồ sơ về thành lập, sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

176.

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

177.

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát của các tổ chức Đảng

20 năm

178.

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

179.

Hồ sơ Đảng viên

70 năm

180.

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

181.

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cảm tình Đảng

10 năm

182.

Hồ sơ kỷ luật Đảng đối với Đảng viên

70 năm

183.

Tập công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

10.2. Tài liệu của tổ chức Công đoàn

184.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

185.

Hồ sơ đại hội Công đoàn

Vĩnh viễn

186.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

187.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

188.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

189.

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

190.

Sổ sách (đăng ký đoàn viên Công đoàn, thu Công đoàn phí, theo dõi chi thu Quỹ Công đoàn…)

20 năm

191.

Tập công văn trao đổi về công tác Công đoàn

10 năm

10.3. Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên

192.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

193.

Hồ sơ đại hội Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

194.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

195.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

196.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan

20 năm

197.

Sổ sách (đăng ký Đoàn viên, thu chi Quỹ đoàn…)

20 năm

198.

Tập công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm

10.4. Tài liệu của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

199.

Hồ sơ thành lập, thay đổi thành viên Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ của cơ quan

20 năm

200.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

201.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện Nghị quyết của Đảng, của Trung ương Hội Phụ nữ Việt Nam

Vĩnh viễn

202.

Hồ sơ về hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

203.

Sổ sách

20 năm

204.

Tập công văn trao đổi của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

10.5. Tài liệu của Hội cựu chiến binh

205.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

206.

Hồ sơ đại hội Cựu chiến binh

Vĩnh viễn

207.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện Nghị quyết của Đảng, Hội cựu chiến binh Việt Nam

Vĩnh viễn

208.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Hội cựu chiến binh của cơ quan

20 năm

209.

Sổ sách

20 năm

210.

Tập công văn trao đổi về công tác cựu chiến binh

10 năm

B. TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ THI HÀNH ÁN

I. Tài liệu nghiệp vụ thi hành án dân sự, thi hành án hành chính

211.

Tập văn bản về thi hành án dân sự gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

212.

Hồ sơ, tài liệu xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về chuyên môn nghiệp vụ, quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn định mức, biểu mẫu giấy tờ trong lĩnh vực thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

213.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại, Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh có nhiều tình tiết đặc biệt phức tạp, kéo dài, phạm vi rộng và có sự tham gia phối hợp của nhiều bộ, ngành

Vĩnh viễn

214.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại, Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh có đương sự hoặc tài sản ở nước ngoài hoặc cần phải ủy thác tư pháp cho cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, cho Tòa án nước ngoài

Vĩnh viễn

215.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài được Tòa án công nhận và cho thi hành tại Việt Nam

Vĩnh viễn

216.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định dân sự:

- Về tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất

- Về tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu tài sản, thừa kế tài sản (phần tài sản không liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất)

- Về án phí, hoàn trả tiền tạm ứng án phí

- Về các khoản phải thi hành khác trong bản án, quyết định dân sự

Vĩnh viễn

40 năm

20 năm

20 năm

217.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định hôn nhân và gia đình:

- Về tranh chấp về xác định cha, mẹ cho con hoặc xác định con cho cha, mẹ

- Về chia tài sản khi ly hôn, chia tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân

- Về tranh chấp nuôi con, thay đổi người trực tiếp nuôi con sau khi ly hôn; cấp dưỡng nuôi con

- Về án phí, hoàn trả tiền tạm ứng án phí

- Về các khoản phải thi hành khác trong bản án, quyết định hôn nhân và gia đình

70 năm

40 năm

20 năm

10 năm

20 năm

218.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định kinh doanh, thương mại; Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh, trọng tài thương mại

- Về tranh chấp liên quan đến việc thành lập, hoạt động, giải thể, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi hình thức tổ chức của công ty

+ Vụ việc nghiêm trọng

+ Vụ việc khác

- Về tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ giữa cá nhân, tổ chức

- Về thanh toán, xử lý tài sản thế chấp, tài sản đảm bảo là quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất

- Về thanh toán, xử lý tài sản thế chấp, tài sản đảm bảo là các tài sản khác

- Về các khoản thanh toán giữa cá nhân với tổ chức, giữa tổ chức với tổ chức

- Về án phí, hoàn trả tiền tạm ứng án phí

- Về các khoản phải thi hành khác trong bản án, quyết định về kinh doanh, thương mại; Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh, trọng tài thương mại

Vĩnh viễn

40 năm

Vĩnh viễn

70 năm

40 năm

40 năm

20 năm

20 năm

219.

Hồ sơ thi hành bản án, quyết định lao động:

- Về việc nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, tiền công lao động, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc, trợ cấp mất sức lao động, bồi thường thiệt hại về tính mạng, sức khỏe, tổn thất tinh thần

- Về việc thực hiện thỏa ước lao động tập thể, thực hiện ký hợp đồng lao động

- Về án phí, hoàn trả tiền tạm ứng án phí

- Về các khoản phải thi hành khác của bản án, quyết định về lao động

20 năm

20 năm

10 năm

20 năm

220.

Hồ sơ thi hành quyết định của Tòa án về giải quyết phá sản

40 năm

221.

Hồ sơ thi hành phần dân sự trong bản án, quyết định hình sự:

- Về việc bồi thường sức khỏe, tổn thất tinh thần, cấp dưỡng, trợ cấp mất sức lao động

- Về việc xử lý tài sản, trả lại tài sản

- Về án phí, phạt tiền, tịch thu tài sản, truy thu tiền, tài sản thu lợi bất chính sung quỹ nhà nước

- Về việc xử lý, tiêu hủy tang vật

- Về các khoản phải thi hành khác đối với phần dân sự trong bản án, quyết định hình sự

40 năm

40 năm

70 năm

40 năm

40 năm

222.

Hồ sơ tổ chức thi hành quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời của tòa án

20 năm

223.

Hồ sơ về việc quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định dân sự, quản lý thi hành án hành chính

20 năm

224.

Hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự

40 năm

225.

Hồ sơ thực hiện bồi thường nhà nước, chi trả tiền bồi thường nhà nước và thực hiện trách nhiệm hoàn trả theo quy định:

- Vụ việc nghiêm trọng, số tiền bồi thường lớn, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

226.

Hồ sơ, tài liệu xác định cơ quan có trách nhiệm bồi thường trong hoạt động quản lý hành chính và thi hành án dân sự

20 năm

227.

Báo cáo tình hình, kết quả công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng

- Năm, nhiều năm

- Tháng, Quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

228.

Báo cáo kết quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác bồi thường

- Năm, nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

229.

Báo cáo công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ và những khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ thi hành án dân sự

- Năm, nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

230.

Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm các Thừa phát lại

20 năm

231.

Báo cáo kết quả hoạt động của các Văn phòng Thừa phát lại

- Năm, nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

232.

Báo cáo rà soát khó khăn, vướng mắc, bất cập trong tổ chức, hoạt động của Thừa phát lại

- Năm, nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

233.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Thừa phát lại

- Tổng kết năm

- Sơ kết 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

234.

Hồ sơ về việc trả lời kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân; cơ quan giám sát của Hội đồng nhân dân; đại biểu Quốc hội

Vĩnh viễn

235.

Báo cáo kết quả đôn đốc thi hành các bản án, quyết định hành chính

- Năm, nhiều năm

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

236.

Báo cáo kết quả công tác theo dõi thi hành pháp luật hàng năm

20 năm

237.

Sổ nghiệp vụ thi hành án

- Sổ nhận bản án, quyết định của Toà án; Trọng tài hoặc Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh

- Sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án

- Sổ thụ lý thi hành án (chủ động, theo đơn)

- Sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ;

- Sổ miễn, giảm thi hành án;

- Sổ theo dõi chuyển giao quyết định thi hành án cho trại giam, trại tạm giam; 

- Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính

- Các loại Sổ nghiệp vụ khác

70 năm

70 năm

70 năm

70 năm

70 năm

70 năm

70 năm

20 năm

238.

Tập tài liệu cung cấp xác minh, Giấy xác nhận kết quả thi hành án

Theo hồ sơ vụ việc

239.

Tập công văn trao đổi chung về công tác thi hành án dân sự

10 năm

II.Tài liệu giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực thi hành án

240.

Tập văn bản về công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

241.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản, quy trình, thủ tục về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại tố cáo trong lĩnh vực thi hành án dân sự, thi hành án hành chính

Vĩnh viễn

242.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo bức xúc, phức tạp, tồn đọng, kéo dài về thi hành án dân sự

Vĩnh viễn

243.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo có kết quả chấp nhận một phần hoặc toàn bộ nội dung khiếu nại, tố cáo

70 năm

244.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo có kết quả không chấp nhận nội dung khiếu nại, tố cáo

40 năm

245.

Hồ sơ về việc hướng dẫn, xin ý kiến chỉ đạo giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

20 năm

246.

Hồ sơ theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kết luận kiểm tra, quyết định giải quyết khiếu nại, kết luận tố cáo về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính

40 năm

247.

Báo cáo kết quả rà soát các vụ việc khiếu nại, tố cáo bức xúc, phức tạp, tồn đọng, kéo dài

- Năm, nhiều năm

- Tháng, Quý, 6 tháng

20 năm

5 năm

248.

Báo cáo kết quả công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự

- Năm, nhiều năm

- Tháng, Quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

249.

Hồ sơ, tài liệu tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự

10 năm

250.

Tập Phiếu chuyển đơn khiếu nại, tố cáo không đúng thẩm quyền giải quyết của cơ quan; thông báo không thụ lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; công văn yêu cầu sao gửi hồ sơ

10 năm

251.

Tập công văn trao đổi chung về công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực thi hành án

10 năm