QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH MẪU QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND, ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 quy định về công tác văn thư;

Theo đề nghị của Trưởng Ban điều hành Đề án 112 và Chánh Văn phòng UBND tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành mẫu Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản cho các Sở, Ban ngành và UBND các huyện, thị tỉnh Sóc Trăng.

Điều 2.

1. Thủ trưởng các Sở, Ban ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh và Chủ tịch UBND huyện, thị, căn cứ qui trình mẫu này để tổ chức thực hiện và xây dựng qui trình tiếp nhận và xử lý văn bản, đồng thời áp dụng qui trình này để triển khai phần mềm dùng chung "Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc" cho cơ quan, đơn vị mình.

2. Trung tâm Dữ liệu - tin học chịu trách nhiệm hướng dẫn các Sở, Ban ngành và UBND các huyện thị áp dụng quy trình này vào “Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc”; đồng thời tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện cho Ban điều hành Đề án 112 tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trưởng Ban Điều hành Đề án 112, Giám đốc Trung tâm Dữ liệu - tin học, Thủ trưởng các Sở Ban ngành tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị căn cứ quyết định thi hành kể từ ngày ký.

QUY TRÌNH

MẪU TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN CHO CÁC SỞ, BAN NGÀNH VÀ UBND HUYỆN, THỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 73 /2005/QĐ-UBT, ngày 15/7/2005 của UBND tỉnh Sóc Trăng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy định chung

1. Quy định này được ban hành để thống nhất việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư theo đúng quy định của Chính phủ tại nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 về công tác văn thư.

Quy định cụ thể về quy trình, trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; trình xin ý kiến, luân chuyển văn bản; soạn thảo, in ấn, trình ký, phát hành văn bản đi, lập hồ sơ vụ việc; quản lý, lưu trữ văn bản; quy định về quản lý, sử dụng con dấu.

2. Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi được đăng ký tại Tổ Văn thư.

3. Tất cả các loại văn bản hành chính có đóng dấu của cơ quan khi soạn thảo, trình ký, phát hành, lưu trữ đều phải thực hiện theo quy định này.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN, VĂN BẢN ĐẾN

Điều 2. Tiếp nhận thông tin, văn bản đến.

1. Tất cả các văn bản đến do các cơ quan, tổ chức gửi trực tiếp, chuyển qua đường bưu điện; hoặc do cán bộ, công chức dự hội nghị mang về đều phải được cán bộ Văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

Các Phòng ban và các cá nhân thuộc cơ quan nếu có trực tiếp nhận công văn đến thì phải nộp đăng ký ngay tại Tổ Văn thư.

2. Tổ văn thư có trách nhiệm phân loại, mở bao thư, đóng dấu văn bản đến, nhập máy tính văn bản đến (ghi số, ngày văn bản đến; số hiệu, ngày của cơ quan gởi; trích yếu nội dung) để quản lý.

a. Trước khi mở bao thư, Văn thư tiến hành phân loại sơ bộ: thư gởi hoả tốc, thư có ký hiệu mật, thư gửi từ trung ương, địa phương, ngoài nước hay tỉnh bạn, thư gửi cho phòng, ban, thư gửi riêng cá nhân, thư của cá nhân gửi và các loại sách báo….

b. Khi mở bao thư phải kiểm tra số lượng văn bản trong bao thư (đối chiếu với số và ký hiệu ghi ngoài bì thư) nếu phát hiện không đúng, không đủ thì trình Trưởng phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh văn phòng xử lý.

c. Những bao thư có đóng dấu hoả tốc phải được ưu tiên mở trước.

d. Khi cắt bao thư cần phải thận trọng, không được cắt mất tên, địa chỉ người gởi và dấu bưu điện, không cắt phạm vào tài liệu trong bao thư, khi lấy tài liệu cần rà soát lại bao thư lần cuối. Nếu là thư nặc danh, thư khiếu nại, tố cáo cần giữ lại bao thư đính kèm văn bản để đối chiếu khi cần thiết.

e. Đóng dấu “công văn đến”, nhập máy tính, ghi số, ngày văn bản đến. Dấu văn bản đến được đóng rõ ràng vào khoảng giấy trắng phía trên, bên trái, phần lề công văn (dưới mục "trích yếu").

Số văn bản đến được đánh số liên tục từ số 01 theo phân loại, bắt đầu từ văn bản đầu tiên nhận được đến khi kết thúc năm (ngày 31 tháng 12).

3. Những văn bản đến có ghi cụ thể tên cá nhân, phòng ban nhận, Tổ văn thư không mở bao thư và chuyển đến cá nhân, phòng ban nhận. Trong trường hợp, có dấu hiệu nghi ngờ, phải kịp thời báo cáo cấp trên xử lý.

4. Những bao thư có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật (có ghi ký hiệu A, B, C), Tổ văn thư không được phép mở bao thư, phải trình ngay cho Giám đốc, Phó giám đốc hay Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, thị (gọi tắt là Lãnh đạo cơ quan) xử lý.

5. Tổ văn thư phải trình báo ngay với Trưởng phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh văn phòng những văn bản đến có đóng dấu hoả tốc và những thông tin khẩn.

6. Đối với các loại ấn phẩm (sách, báo), tư liệu tham khảo được Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng tiếp nhận và phân phối theo ý kiến của Lãnh đạo cơ quan hoặc cho cá nhân người nhận.

7. Đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân được theo dõi riêng và chuyển cho Lãnh đạo cơ quan xử lý.

Điều 3. Xử lý thông tin, văn bản đến.

1. Mỗi buổi 2 lần hoặc tuỳ theo số lượng văn bản, tài liệu nhận được tại Tổ văn thư phải có trách nhiệm tập hợp đầy đủ và trình trong ngày cho lãnh đạo cơ quan xem xét, xử lý, trừ những trường hợp văn bản có dấu hoả tốc và những thông tin khẩn nêu tại khoản 5, điều 2 của Quy định này.

2. Những văn bản có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, Tổ văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản và chuyển mạng máy tính đến đúng địa chỉ các bộ phận, cá nhân để xử lý.

3. Những văn bản được Lãnh đạo cơ quan cho phép sao y, sao lục (gọi tắt là các bản sao): Tổ Văn thư trình Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh Văn phòng ký các bản sao; bản sao được đối chiếu đúng với bản chính, đúng thể thức (ghi đầy đủ tên cơ quan, số, ký hiệu bản sao, địa danh, ngày tháng năm sao, chức vụ, họ tên, chữ ký, con dấu, nơi nhận) và gửi đúng nơi nhận, đồng thời lưu 01 bản chính tại Tổ Văn thư để truy tìm khi cần thiết. Nếu cung cấp thêm các bản sao cho những cá nhân, đơn vị khác phải được Lãnh đạo cơ quan chấp thuận bằng bút phê.

4. Những văn bản “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” giao cho Trưởng Phòng Hành chính quản trị hay Chánh Văn phòng quản lý theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước.

5. Thư mời, lịch hẹn được theo dõi riêng, ngoài việc chuyển đến nơi xử lý theo lệnh của Lãnh đạo cơ quan, Tổ văn thư được phép sao chụp thêm 1 bản chuyển cho bộ phận xếp lịch làm việc.

Điều 4. Quy trình luân chuyển văn bản trong nội bộ.

Văn bản được luân chuyển trong nội bộ cơ quan theo 5 bước như sau:

1. Văn thư trình văn bản đến cho Lãnh đạo cơ quan; Lãnh đạo cơ quan ghi ý kiến xử lý và giao lại cho Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng.

2. Căn cứ vào bút phê của Lãnh đạo cơ quan, Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng chuyển văn bản đến các Phòng ban có liên quan.

3. Các phòng ban soạn Phiếu trình kèm các văn bản có liên quan chuyển đến Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng để trình Lãnh đạo cơ quan. Tuy nhiên, đối với những văn bản chưa thể giải trình hết trong phiếu trình cần phải trao đổi trực tiếp và giải thích với lãnh đạo, cán bộ phân công xử lý trình trực tiếp để giải thích với lãnh đạo nhưng vẫn áp dụng bước 4 để Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng theo dõi mức độ thực hiện văn bản của từng phòng, ban để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo.

4. Sau khi Lãnh đạo cơ quan có ý kiến và trả về, Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng phân loại phiếu trình theo nội dung giải quyết:

a. Chuyển lại Phòng ban tiếp tục thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo.

b. Sau khi cán bộ được phân công hoàn tất bản thảo văn bản, Trưởng Phòng ban chịu trách nhiệm thẩm định văn bản, ký nháy vào cuối văn bản, chuyển đến Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng.

5. Khi tiếp nhận văn bản đã được thẩm định của các Phòng ban chuyển đến, Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng thẩm định về thể thức văn bản trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản.

Chương III

SOẠN THẢO, LẤY Ý KIẾN, THẨM TRA, THẨM ĐỊNH, TIẾP NHẬN VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN

Điều 5. Tiếp nhận và trình xin ý kiến cấp trên các Phiếu trình giải quyết công việc.

1. Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các Phiếu trình giải quyết công việc do các Phòng ban chuyển đến, và kiểm tra, phân loại trình Lãnh đạo cơ quan xem xét giải quyết (thời hạn không quá một ngày làm việc).

2. Mỗi buổi làm việc Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng trình hồ sơ xin ý kiến Lãnh đạo cơ quan một lần (không kể các văn bản gấp):

a. Những văn bản mật được đặt trong bìa hồ sơ màu đen.

b. Những văn bản khẩn được đặt trong bìa hồ sơ màu đỏ.

c. Những văn bản khác được đặt trong bìa hồ sơ màu xanh.

3. Sau khi Lãnh đạo cơ quan có ý kiến, Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh Văn phòng có trách nhiệm chuyển giao và chuyển Phiếu trình trên mạng máy tính về địa chỉ nơi lập Phiếu trình.

4. Những Phiếu trình có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan để lại chờ họp giải quyết, giao Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh Văn phòng theo dõi, quản lý và xin ý kiến trong cuộc họp giao ban gần nhất.

Điều 6. Soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm tra, thẩm định văn bản.

1. Sau khi tiếp nhận văn bản và ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo cơ quan do Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng chuyển đến; Trưởng Phòng ban được phân công chủ trì soạn thảo tiến hành nghiên cứu xem xét về nội dung của văn bản để phân công cán bộ đề xuất, lập phiếu trình (có quy định thời hạn hoàn thành, chậm nhất không quá năm ngày làm việc); hoặc tổ chức lấy ý kiến các phòng, ban có liên quan, Trưởng các Phòng, ban có liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin, đóng góp ý kiến soạn thảo văn bản trong thời hạn không quá ba ngày làm việc (nếu có khó khăn báo lại phòng chủ trì soạn thảo biết để bàn hướng giải quyết).

2. Trưởng phòng, ban được phân công chủ trì soạn thảo kiểm tra và ký vào phiếu trình (do cán bộ trực thuộc được phân công xử lý) để chuyển giao cho Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng trình Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến.

3. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo cơ quan, Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng sẽ chuyển trả lại nơi soạn thảo phiếu trình để thực hiện công việc văn bản hoá bút phê của Lãnh đạo cơ quan.

4. Bản dự thảo phải được Trưởng phòng, ban được phân công chủ trì soạn thảo thẩm định lại văn bản (đúng thủ tục, thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản), ký nháy vào cuối văn bản trước khi chuyển cho Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng trình ký, kèm theo phiếu trình có ý kiến chấp thuận ở mục 3 trên đây.

Điều 7. Trình ký văn bản.

1. Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng tiếp nhận văn bản đã được thẩm định do các Phòng, ban soạn thảo chuyển đến, Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng thẩm định về thể thức trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

2. Những văn bản trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành phải là những văn bản hoàn chỉnh được trình bày theo đúng thể thức, tiêu chuẩn đã được quy định, in ấn sạch đẹp, được sửa lỗi chính tả.

Chương IV

PHÁT HÀNH, LẬP HỒ SƠ VỤ VIỆC, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 8. Phát hành văn bản.

1. Văn bản sau khi được Lãnh đạo cơ quan ký ban hành sẽ được giao cho Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng phát hành.

2. Trước khi vào sổ văn bản đi, Văn thư cần xem lại về nội dung, thể thức văn bản, những biểu mẫu, tài liệu kèm theo văn bản (đã nêu trong văn bản), nếu phát hiện có thiếu soát, phải báo ngay Trưởng phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh Văn phòng xử lý.

3. Văn bản được đóng dấu, cho số, ngày ban hành văn bản, ghi sổ văn bản đi và nhập dữ liệu vào mạng máy tính phát hành văn bản. Số văn bản đi được đánh liên tục từ 01 cho văn bản được ban hành đầu tiên đến số cuối cùng khi kết thúc năm, phân theo ký hiệu văn bản.

4. Thời hạn phát hành văn bản được quy định như sau:

a. Văn bản đi phải được gửi đi không quá một (01) ngày làm việc tính từ ngày Lãnh đạo cơ quan ký văn bản, trong trường hợp văn bản phát hành "Hoả tốc" theo chỉ đạo thì đóng dấu "Hoả tốc" và gởi đi ngay khi nhận được văn bản.

b. Thư mời phải được gửi đến người nhận ít nhất là hai (02) ngày làm việc trước ngày họp, trong trường hợp họp đột xuất thư phải được chuyển nhanh đến người được mời và được đóng dấu "Hoả tốc" ngoài bao thư.

5. Bao thư gởi văn bản đi được làm bằng loại giấy tốt, đúng tiêu chuẩn, kích thước quy định; bên ngoài có ghi rõ nơi gởi, nơi nhận, ghi tắt số hiệu và số lượng (trong ngoặc đơn) văn bản, được đóng các dấu hoả tốc, mật, tối mật, tuyệt mật nếu văn bản đi có đóng loại dấu tương ứng.

Không nên để bao thư quá đầy, quá chật, không để hồ dán dính vào văn bản. Lập sổ chuyển giao bao thư cho nhân viên bưu điện hoặc các đơn vị, cá nhân ký nhận, ghi rõ ngày nhận và tên người nhận.

6. Những văn bản mật được mở sổ theo dõi giao nhận riêng, sổ theo dõi văn bản mật phải ghi rõ độ mật, chữ ký, ghi rõ họ tên người nhận văn bản mật theo đúng nơi nhận được ghi trong văn bản.

Điều 9. Lập hồ sơ vụ việc.

Những vụ việc phức tạp liên quan đến nhiều văn bản trong thời gian dài, cán bộ được phân công xử lý phải lập hồ sơ vụ việc trên máy tính; hồ sơ vụ việc là tập hợp các văn bản đến, các tờ trình xin ý kiến lãnh đạo, các văn bản phát hành có liên quan để thuận tiện dõi, tra cứu nhanh và làm cơ sở để đưa ra các đề xuất xử lý về sau.

Điều 10. Lưu trữ văn bản.

1. Mỗi văn bản phát hành được lưu ít nhất 02 bản chính, gồm:

- 01 (một) bản được lưu tại Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng theo thể loại và thời gian ban hành văn bản.

- 01 (một) bản được lưu tại Phòng ban soạn thảo theo hồ sơ công việc.

- Các bản còn lại được lưu tại bộ phận, cá nhân có liên quan (được nêu tại nơi nhận trong văn bản).

2. Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng có trách nhiệm lưu trữ văn bản phát hành và chuyển nộp văn bản về Trung tâm Lưu trữ theo quy định.

Điều 11. Quản lý và sử dụng con dấu.

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ. Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào những văn bản đã có chữ ký hợp lệ, con dấu được đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái.

2. Người quản lý con dấu được lãnh đạo phân công phải giữ gìn con dấu tuyệt đối an toàn và trực tiếp đóng dấu lên các văn bản, nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Khi nghỉ phép, đi vắng, người quản lý con dấu phải bàn giao con dấu cho người thay thế bằng văn bản theo sự phân công của Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Chánh Văn phòng sau khi báo xin ý kiến của Lãnh đạo cơ quan.

3. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu trên các bản phụ lục phải được thực hiện theo quy định. Văn bản có phụ lục kèm theo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.

4. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng phát hành như hợp đồng, biên bản, giấy xác nhận…Văn thư phải ghi sổ theo dõi riêng.

5. Việc đóng dấu cơ quan trên các chứng từ kế toán (lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, báo cáo theo mẫu quy định…) được thực hiện theo các quy định có liên quan.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Tổ chức thực hiện.

1. Phòng Tổ chức Hành chính quản trị hay Văn phòng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin và theo dõi, nhắc nhở quá trình luân chuyển, phát hành văn bản để giúp các phòng, ban giải quyết kịp thời, tránh để thất lạc văn bản; phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban trong công tác phát hành văn bản hoả tốc, vận chuyển tài liệu về kho lưu trữ.

2. Tổ Tin học theo dõi việc vận hành của mạng tin học của cơ quan, kịp thời sửa chữa, khắc phục sự cố và đảm bảo mạng máy tính vận hành an toàn.

3. Trưởng các Phòng, ban có trách nhiệm điều chỉnh quy chế làm việc của phòng và tổ chức triển khai, chỉ đạo cán bộ, công chức của phòng mình thực hiện đúng quy định này.

4. Mỗi cán bộ, công chức phải trung thực trong công việc, chủ động, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo cơ quan về nội dung của những văn bản được giao soạn thảo.

5. Trưởng Phòng Hành chính hay Chánh Văn phòng có trách nhiệm theo dõi triển khai thực hiện quy định này, và định kỳ báo cáo với Lãnh đạo cơ quan để kịp thời chấn chỉnh.