QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020;

Căn cứ Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng;

Căn cứ Quyết định số 1953/QĐ-BTP ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Công văn số 328/STP-BTTP ngày 11 tháng 9 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm theo dõi, triển khai thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp và thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 6887/QĐ-UBND ngày 07 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ để cấp phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ

1. Việc thẩm định hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Việc thẩm định, cấp phép thành lập các tổ chức hành nghề công chứng phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (ban hành kèm theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ) theo từng giai đoạn và lộ trình quy hoạch.

3. Khuyến khích phát triển các văn phòng công chứng có nhiều công chứng viên. Riêng 2 đơn vị quy hoạch (quận Hải Châu, quận Thanh Khê) chỉ tiếp nhận hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng khi có ít nhất 02 công chứng viên trở lên.

4. Trong 01 đợt tiếp nhận hồ sơ, mỗi công chứng viên hoặc nhiều công chứng viên (hợp danh) chỉ được nộp 01 hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng.

5. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt từ 60 điểm trở lên trong tổng số 100 điểm và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ đề nghị thành lập trong một đơn vị quy hoạch (quận/huyện). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm về công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số điểm về tính khả thi cao hơn;

c) Hồ sơ có số điểm về trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng cao hơn.

6. Mỗi hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng được tính điểm tối đa cho 03 công chứng viên.

7. Những trường hợp không được tính điểm:

a) Công chứng viên đã từng bị xử lý kỷ luật trong quá trình công tác mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định của pháp luật.

b) Công chứng viên đã bị xử phạt vi phạm hành chính với hình thức xử phạt bổ sung tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên có thời hạn mà chưa được trả lại thẻ công chứng viên.

Điều 3. Trách nhiệm của công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và nộp kèm theo các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 4. Cơ cấu thang điểm

Việc chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng dựa trên 8 tiêu chí đánh giá với số điểm tối đa của từng tiêu chí cụ thể như sau:

1. Loại hình tổ chức hành nghề công chứng, điểm tối đa là 5 điểm;

2. Số lượng công chứng viên, điểm tối đa là 8 điểm;

3. Kinh nghiệm của công chứng viên, điểm tối đa là 27 điểm;

4. Nhân sự cơ bản, điểm tối đa là 2 điểm;

5. Trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng công chứng, điểm tối đa là 14 điểm;

6. Tham gia Hội Công chứng, điểm tối đa là 1 điểm;

7. Khả năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng, điểm tối đa là 3 điểm

8. Tính khả thi của Đề án, điểm tối đa 40 điểm

Tổng số điểm của 8 tiêu chí là 100 điểm.

Chương II

NỘI DUNG TIÊU CHÍ CHẤM ĐIỂM

Điều 5. Tiêu chí về loại hình của tổ chức hành nghề công chứng (điểm tối đa: 5 điểm)

1. Tổ chức hành nghề công chứng do một công chứng viên thành lập, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân đạt 0 điểm.

2. Tổ chức hành nghề công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập, hoạt động theo loại hình công ty hợp danh đạt 5 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về số lượng công chứng viên (điểm tối đa: 8 điểm)

1. Tổ chức hành nghề công chứng có 01 công chứng viên hành nghề đạt 0 điểm.

2. Tổ chức hành nghề công chứng có từ 02 công chứng viên trở lên hành nghề đạt 4 điểm.

3. Cứ thêm mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh được cộng 2 điểm, mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được cộng 1 điểm nhưng tối đa không quá 4 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ công chứng của công chứng viên (điểm tối đa: 27 điểm)

1. Có thời gian công tác pháp luật (2 điểm), trong đó:

a) Từ 5 năm đến 10 năm đạt 1 điểm

b) Trên 10 năm đạt 2 điểm

2. Có thời gian làm công tác nghiệp vụ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên (2 điểm), cụ thể:

a) Từ 1 năm đến 3 năm đạt 1 điểm

b) Từ 3 năm trở lên đạt 2 điểm

3. Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên (5 điểm), trong đó:

a) Dưới 3 năm đạt 1 điểm

b) Từ 3 năm đến dưới 5 năm đạt 2 điểm

c) Từ 5 năm đến dưới 10 năm đạt 3 điểm

d) Từ 10 năm đến dưới 15 năm đạt 4 điểm

đ) Từ 15 năm trở lên đạt 5 điểm.

4. Kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mỗi Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính bằng một nửa số điểm của mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều này.

Điều 8. Tiêu chí về nhân sự cơ bản của tổ chức hành nghề công chứng (điểm tối đa: 2 điểm)

Tổ chức hành nghề công chứng dự kiến bố trí nhân sự hợp lý (chuyên viên nghiệp vụ pháp luật, nhân viên kế toán, nhân viên văn thư lưu trữ…), đảm bảo tổ chức hành nghề công chứng vận hành tốt khi đi vào hoạt động đạt 2 điểm,

Điều 9. Tiêu chí về trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng (điểm tối đa: 14 điểm)

1. Tính pháp lý của trụ sở làm việc (4 điểm), trong đó:

a) Trường hợp trụ sở thuộc sở hữu của tổ chức hành nghề công chứng đạt 4 điểm.

b) Trường hợp trụ sở thuê, mượn (4 điểm).

- Trường hợp trụ sở thuê, mượn có thời hạn 5 năm đạt 1, 5 điểm.

- Trường hợp trụ sở thuê, mượn có thời hạn từ 5 năm trở lên đạt 2, 5 điểm.

2. Vị trí trụ sở (2 điểm):

a) Đảm bảo khoảng cách hợp lý so với tổ chức hành nghề công chứng hiện tại trên địa bàn đạt 1 điểm.

b) Thuận lợi cho việc liên hệ của người dân, tổ chức, không ảnh hưởng đến giao thông đạt 1 điểm

3. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (3 điểm), trong đó:

a) Diện tích dưới 100 m² đạt 1 điểm;

b) Diện tích từ 100 m² đến dưới 200 m² đạt 2 điểm;

đ) Diện tích từ 200 m² trở lên đạt 3 điểm.

4. Tổ chức, bố trí sử dụng trụ sở hợp lý, an toàn (5 điểm), cụ thể:

a) Bố trí các phòng làm việc của đơn vị khoa học, hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến công chứng đạt 1 điểm

b) Bố trí diện tích giữ xe phù hợp (2 điểm), cụ thể:

- Diện tích giữ xe dưới 50 m² đạt 1 điểm

- Diện tích giữ xe trên 50 m² đạt 2 điểm

c) Bố trí kho lưu trữ hồ sơ công chứng phù hợp, dự kiến trang bị tủ, kệ và các trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn đạt 1 điểm

d) Bố trí nhà vệ sinh phù hợp tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến công chứng đạt 1 điểm.

Điều 10. Tiêu chí về tham gia Hội Công chứng (điểm tối đa: 1 điểm)

Cam kết tự nguyện tham gia và trở thành hội viên của Hội Công chứng thành phố Đà Nẵng đạt 1 điểm.

Điều 11. Khả năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng (điểm tối đa: 3 điểm), trong đó:

1. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị đạt 1 điểm.

2. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng từng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng (2 điểm), cụ thể:

a) Dưới 2 năm đạt 1 điểm.

b) Trên 2 năm đạt 2 điểm

Điều 12. Tính khả thi của Đề án (điểm tối đa: 40 điểm)

Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế, tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo đầy đủ các nội dung Đề án đã đặt ra. Ngoài ra Tổ Thẩm định còn xem xét và chấm điểm các tiêu chí sau:

- Dự kiến cụ thể về nhân sự (22 điểm), bao gồm:

+ Chuyên viên nghiệp vụ pháp luật (12 điểm);

+ Nhân viên phụ trách kế toán (4 điểm);

+ Nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ (3 điểm);

+ Nhân viên phụ trách công nghệ thông tin (3 điểm).

- Dự kiến về cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công chứng (6 điểm);

- Dự kiến về xây dựng website và ứng dụng công nghệ thông tin (3 điểm);

- Dự kiến về việc xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng (5 điểm);

- Độ tuổi của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng (1 điểm).

- Kế hoạch triển khai các nội dung đã nêu tại Đề án thành lập tổ chức hành nghề công chứng (3 điểm).

Chương III

CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Điều 13. Tổ thẩm định hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp ban hành Quyết định thành lập và Quy chế làm việc của Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng.

2. Nguyên tắc làm việc của Tổ thẩm định hồ sơ:

Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 14. Cách thức chấm điểm hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm bình quân của các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ tham gia chấm điểm.

2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.

3. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định việc cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là không đúng quy định pháp luật.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 16. Tổ chức thực hiện

1. Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh, các tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Tư pháp) để xem xét việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.