QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Quyết định số 14/2021/QĐ-UBND ngày 18 tháng 5 năm 2021 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Thông tư số 24/2018/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 9 năm 2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định chế độ báo cáo thống kê ngành giáo dục;

Căn cứ Quyết định số 4998/QĐ-BGDĐT ngày 31 tháng 12 năm 2021 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về ban hành quy định kỹ thuật về dữ liệu của cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo;

Căn cứ Thông tư số 42/2021/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2021 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo;

Căn cứ Công văn số 541/CNTT ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Cục Công nghệ Thông tin về việc kết nối CSDL giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh với hệ thống CSDL của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính và Trưởng phòng Tổ chức cán bộ tại Tờ trình số 516/TTr-TCCB ngày 24 tháng 3 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức Cán bộ, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính, Trưởng phòng Giáo dục Mầm non, Trưởng phòng Giáo dục Tiểu học, Trưởng phòng Giáo dục Trung học, Trưởng phòng Giáo dục Thường xuyên - Chuyên nghiệp và Đại học thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Chương trình Giáo dục, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ TẠM THỜI

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 645/QĐ-SGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2022 của Sở Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế quy định việc quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo thành phố Hồ Chí Minh.

2. Quy chế này áp dụng đối với:

a) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Sở Giáo dục và Đào tạo);

b) Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Thủ Đức và các quận, huyện (sau đây gọi là Phòng Giáo dục và Đào tạo);

c) Các cơ sở giáo dục bao gồm: Cơ sở giáo dục mầm non; cơ sở giáo dục phổ thông; trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên (sau đây gọi chung là cơ sở giáo dục);

d) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo) là tập hợp dữ liệu số hóa thông tin quản lý về giáo dục (gồm dữ liệu về trường học, dữ liệu về lớp học, dữ liệu về cán bộ quản lý cơ sở giáo dục, đội ngũ giáo viên và nhân viên, dữ liệu về người học, dữ liệu về chương trình giáo dục, dữ liệu về cơ sở vật chất trường học và các dữ liệu liên quan khác) do Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và quản lý.

2. Mã định danh cho một đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo là một chuỗi ký tự dùng để định danh duy nhất cho đối tượng đó trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

3. Tài khoản trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo gồm hai thông tin chính là tên đăng nhập và mật khẩu được cơ quan có thẩm quyền cấp để đăng nhập, báo cáo và khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu. Có hai loại tài khoản là tài khoản quản trị dùng để quản trị cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo theo thẩm quyền và tài khoản khai thác sử dụng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

4. Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là hệ thống cơ sở dữ liệu) gồm hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý và cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên được thiết lập, vận hành đồng bộ, thống nhất.

Phần mềm quản lý và cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo đáp ứng chuẩn dữ liệu, chuẩn kết nối Quyết định số 4998/QĐ-BGDĐT ngày 31/12/2021 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về ban hành quy định kỹ thuật về dữ liệu của cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

1. Phần mềm cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo được vận hành trên mạng Internet tại địa chỉ truy cập https://csdl.hcm.edu.vn/

2. Các cơ sở giáo dục trên địa bàn Thành phố được cấp tài khoản, mật khẩu để đăng nhập hệ thống phần mềm thực hiện cập nhật đầy đủ các trường thông tin đã tích hợp sẵn trên Hệ thống, theo dõi, sử dụng các thông tin về giáo dục.

3. Thông tin về các hồ sơ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải thống nhất với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử đang được lưu trữ tại các cơ sở giáo dục.

4. Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác, được quản lý, sử dụng theo chế độ công khai (trừ trường hợp mật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định) và kết nối cơ sở dữ liệu toàn ngành giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số.

5. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra và có biện pháp đảm bảo an toàn thông tin về cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo, đảm bảo tính tương thích trong toàn hệ thống khi có sự thay đổi về công nghệ, thiết bị.

6. Nghiêm cấm các hành vi lợi dụng cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu giáo dục của Thành phố Hồ Chí Minh nhằm mục đích vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân, gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội.

Điều 4. Kinh phí bảo đảm cho việc quản lý, vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

Kinh phí quản lý, vận hành, bảo trì, mở rộng và nâng cấp Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo được bảo đảm từ nguồn kinh phí chi sự nghiệp, nguồn kinh phí chi đầu tư phát triển và các nguồn kinh phí khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 5. Tài khoản quản trị và tài khoản sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

1. Tài khoản quản trị Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo do Phòng Kế hoạch Tài chính thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý.

2. Sở Giáo dục và Đào tạo cấp tài khoản quản trị của các đơn vị, cá nhân thuộc và trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo.

3. Tài khoản quản trị của các Phòng Giáo dục và Đào tạo do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp và quản lý. Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp và quản lý tài khoản sử dụng của các đơn vị, cá nhân thuộc và trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo.

4. Tài khoản quản trị của các cơ sở giáo dục do Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc Phòng Giáo dục và Đào tạo trực tiếp quản lý cấp và quản lý. Tài khoản sử dụng của các bộ phận, cá nhân trong cơ sở giáo dục do cơ sở giáo dục cấp và quản lý.

5. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản, bảo mật dữ liệu và quản lý, sử dụng tài khoản theo đúng mục đích, chức năng quy định.

Điều 6. Mã định danh trên Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

1. Căn cứ các quy định về mã định danh các đối tượng quản lý trên Phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu toàn ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo triển khai. Sở Giáo dục và Đào tạo tạo lập thông tin và sử dụng thống nhất với mã định danh với Phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu toàn ngành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Mã định danh của cơ sở giáo dục do sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cấp từ lần tạo lập thông tin đầu tiên về cơ sở giáo dục đó trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

3. Mã định danh của mỗi đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo là duy nhất, được hình thành từ lần nhập dữ liệu đầu tiên và bất biến (không bị thay đổi hoặc xóa bỏ từ khi mã được sinh ra), được dùng thống nhất, xuyên suốt ở tất cả các cấp học. Mã định danh phục vụ công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo và các mục đích khác do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định.

4. Trường hợp cơ sở giáo dục không còn hoạt động, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý chỉ thay đổi thông tin trạng thái của cơ sở giáo dục, không xóa mã định danh và hồ sơ trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

5. Trường hợp giáo viên, cán bộ quản lý và nhân viên chuyển công tác, ngưng làm việc hoặc thôi việc, cơ sở giáo dục cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử, không xóa hồ sơ và mã định danh trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

6. Trường hợp người học tạm dừng học, thôi học, chuyển đi, cơ sở giáo dục và các cơ quan liên quan chỉ cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử của người học, không xóa hồ sơ trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

Điều 7. Quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

1. Việc quản lý, vận hành kỹ thuật, phần mềm, an toàn, bảo mật thông tin trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo do Trung tâm Thông tin và Chương trình giáo dục thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thực hiện.

2. Trung tâm Thông tin và Chương trình Giáo dục hỗ trợ các cơ sở giáo dục khi phát sinh các lỗi liên quan đến phần mềm, kỹ thuật khi triển khai thực thu thập dữ liệu và báo cáo trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

2. Dữ liệu thuộc Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo do Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý.

3. Các phòng chuyên môn thuộc cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý và chịu trách nhiệm về tính chính xức, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu thuộc lĩnh vực phụ trách trong hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

4. Phòng Giáo dục và Đào tạo quản lý và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý trong hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

5. Thủ trưởng cơ sở giáo dục chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời về dữ liệu của cơ sở giáo dục đó trong hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

Điều 8. Báo cáo dữ liệu trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

1. Triển khai thực hiện báo cáo công tác thống kê EMIS định kỳ hằng năm và các báo cáo khác trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo đảm bảo tiến độ, thời gian theo quy định.

2. Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Thủ trưởng các cơ sở giáo dục có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc việc thu thập dữ liệu và triển khai báo cáo trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo đảm bảo đầy đủ dữ liệu, chính xác và đúng thời hạn theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo.

Điều 9. Sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo

1. Thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo được sử dụng thống nhất, có tính pháp lý trong quản lý nhà nước về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.

2. Việc báo cáo, sử dụng, cập nhật thông tin trong Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo được thực hiện thông qua tài khoản được cấp từ Hệ thống cơ sở dữ liệu.

3. Việc sử dụng thông tin trong Hệ thống Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải tuân thủ các quy định của pháp luật về sở hữu dữ liệu và bảo vệ an toàn thông tin cá nhân.

4. Cơ quan và tổ chức quy định tại Khoản 2 Điều 1 của Quy chế này tham gia báo cáo, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng, khai thác thông tin trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo.

5. Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo, các cơ sở giáo dục được quyền khai thác, sử dụng dữ liệu theo phạm vi quản lý trong hệ thống Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo; thực hiện tiếp nhận và xử lý những góp ý, khiếu nại đối với dữ liệu trong phạm vi quản lý.

6. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được quy định tại Khoản 2 Điều 1 của Quy chế này nếu có nhu cầu sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo có thể đề nghị đơn vị quản lý theo phân cấp cung cấp sử dụng theo quy định của pháp luật.

Chương III

CÁC QUY ĐỊNH CHUẨN HÓA, BẢO MẬT, AN TOÀN THÔNG TIN

Điều 10. Chuẩn hóa thông tin

Tất cả các thông tin được cung cấp, cập nhật trong Cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải theo đúng tiêu chuẩn, biểu mẫu và các chỉ tiêu thống kê theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Điều 11. Sao lưu, bảo quản thông tin

1. Các thông tin, dữ liệu lưu giữ trong cơ sở dữ liệu phải được sao chép vào ổ cứng, thiết bị lưu trữ theo định kỳ (thời gian tối thiểu 6 tháng/1 lần).

2. Báo cáo thống kê EMIS định kỳ và các báo cáo đã được trích xuất từ hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo, đều phải được lưu trữ đầy đủ, khoa học, sắp xếp theo kỳ báo cáo, năm học.

Điều 12. Chế độ bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin

Thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo mật, đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật hệ thống.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 13. Khen thưởng

Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo xem xét, khen thưởng đối với tổ chức, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này.

Điều 14. Kỷ luật

Các tổ chức, đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo các quy định của pháp luật.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo

1. Chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các đơn vị thuộc và trực thuộc tổ chức triển khai Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo theo quy định tại Quy chế này.

2. Chỉ đạo, phân công bộ phận phụ trách công nghệ thông tin làm đầu mối kỹ thuật quản trị phần mềm; hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ sử dụng, quản lý và cấp tài khoản sử dụng cho các đơn vị trong phạm vi quản lý.

3. Chỉ đạo, phân công các phòng/bộ phận chuyên môn phụ trách quản lý, kiểm duyệt và khai thác sử dụng dữ liệu theo quy định.

4. Báo cáo tình hình quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo khi có yêu cầu.

Điều 16. Trách nhiệm của cơ sở giáo dục

1. Tổ chức nhập dữ liệu và báo cáo của đơn vị trên Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn theo các quy định tại Quy chế này.

2. Báo cáo tình hình triển khai Hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo khi có yêu cầu.

Điều 17. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính, Trưởng phòng Tổ chức Cán bộ, Trưởng phòng Giáo dục Mầm non, Trưởng phòng Giáo dục Tiểu học, Trưởng phòng Giáo dục Trung học, Trưởng phòng Giáo dục Thường xuyên - Chuyên nghiệp và Đại học, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Chương trình Giáo dục, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị gửi ý kiến về Sở Giáo dục và Đào tạo (Phòng Kế hoạch - Tài chính) để tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo xem xét, quyết định.