Quyết định 5408/QĐ-BGDĐT năm 2014 do Thứ trưởng Bùi Văn Ga ký thay Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định chi tiết về công tác quản lý hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ trong phạm vi Bộ Giáo dục và Đào tạo. Văn bản thiết lập một cơ chế quản lý chặt chẽ, phân định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân, đồng thời chuẩn hóa các quy trình nộp, nhận, chuyển và lưu trữ hộ chiếu nhằm bảo đảm an ninh, an toàn và sử dụng hộ chiếu đúng mục đích.

- Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng (Điều 1)

• Phạm vi điều chỉnh: Quyết định này quy định thống nhất về việc quản lý hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ (gọi chung là hộ chiếu) thuộc thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Đối tượng áp dụng: Quy định áp dụng đối với Lãnh đạo Bộ; cán bộ, công chức thuộc các đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước (các Vụ, Cục, Thanh tra, Văn phòng, Cơ quan đại diện Bộ tại TP. Hồ Chí Minh); cán bộ, công chức thuộc các đơn vị trực thuộc Bộ (cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu, học viện, báo, tạp chí, trung tâm); và cán bộ, công chức làm việc tại các dự án, đề án, chương trình trực thuộc Bộ.
• Trường hợp ngoại lệ: Quyết định này không áp dụng đối với cán bộ, công chức được cử hoặc biệt phái đi công tác theo nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài. Nhóm đối tượng này thực hiện theo Quyết định số 1318/QĐ-BNG ngày 27/5/2013 của Bộ Ngoại giao.

- Phân cấp trách nhiệm quản lý hộ chiếu (Điều 2)

• Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế: Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hộ chiếu của Lãnh đạo Bộ, cán bộ, công chức thuộc các đơn vị và dự án trực thuộc Bộ (ngoại trừ nhân sự thuộc Cơ quan đại diện Bộ và Phòng Thanh tra thường trực tại TP. Hồ Chí Minh).
• Vụ trưởng, Giám đốc Cơ quan đại diện Bộ tại TP. Hồ Chí Minh: Tổ chức quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình và Phòng Thanh tra thường trực tại TP. Hồ Chí Minh.
• Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hộ chiếu của toàn bộ cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình.
• Trách nhiệm cá nhân: Cán bộ, công chức trong thời gian đi công tác nước ngoài phải sử dụng hộ chiếu đúng mục đích, có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản hộ chiếu theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg và các quy định pháp luật liên quan.

- Trình tự, thủ tục nộp hộ chiếu (Điều 3)

• Phương thức thực hiện: Người có hộ chiếu tự thực hiện hoặc ủy quyền bằng văn bản (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp) cho người khác nộp hộ chiếu tại đơn vị quản lý.
• Thời hạn nộp hộ chiếu:
  • Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác và nhập cảnh về Việt Nam, hoặc khi chuyến công tác bị hủy, hoãn.
  • Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận công tác đối với cán bộ, công chức được điều chuyển từ cơ quan khác về Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Quy trình tiếp nhận: Đơn vị quản lý hộ chiếu tiếp nhận, ghi nhận thông tin vào sổ giao nhận và yêu cầu người nộp ký xác nhận rõ ràng.

- Trình tự, thủ tục nhận hộ chiếu (Điều 4)

• Phương thức thực hiện: Người có nhu cầu sử dụng hộ chiếu trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp) để làm thủ tục nhận lại hộ chiếu.
• Hồ sơ yêu cầu: Người nhận hộ chiếu phải nộp 01 bản sao Quyết định cho phép đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền.
• Bàn giao và cảnh báo: Đơn vị quản lý ghi sổ giao nhận, yêu cầu ký nhận và bàn giao hộ chiếu. Trường hợp hộ chiếu có thời hạn sử dụng dưới 06 tháng, đơn vị quản lý có trách nhiệm thông báo để người sử dụng chủ động gia hạn hoặc cấp mới.

- Trình tự, thủ tục chuyển hộ chiếu khi điều chuyển công tác (Điều 5)

• Yêu cầu thủ tục: Cán bộ, công chức được điều chuyển công tác phải thực hiện hoặc ủy quyền thực hiện thủ tục chuyển hộ chiếu từ đơn vị quản lý cũ sang đơn vị quản lý mới.
• Hồ sơ kèm theo: Phải nộp 01 bản sao Quyết định điều chuyển cán bộ, công chức của cấp có thẩm quyền.
• Trách nhiệm thông báo: Đơn vị quản lý cũ thực hiện bàn giao hộ chiếu, ghi sổ giao nhận và trong vòng 05 ngày làm việc phải có văn bản thông báo chính thức cho đơn vị quản lý mới để tiếp tục theo dõi, quản lý.

- Cơ chế phối hợp và chế độ báo cáo (Điều 6)

• Xử lý vi phạm chậm nộp: Nếu quá thời hạn quy định mà người có hộ chiếu không nộp lại, đơn vị quản lý hộ chiếu sẽ gửi văn bản thông báo cho đơn vị quản lý trực tiếp của cán bộ đó để phối hợp thu hồi.
• Phối hợp khi biến động nhân sự: Vụ Tổ chức Cán bộ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi có quyết định nghỉ hưu, thôi việc, ra khỏi biên chế, từ trần hoặc mất tích của cán bộ để tiến hành thủ tục hủy giá trị hộ chiếu theo quy định.
• Chế độ báo cáo định kỳ:
  • Trước ngày 30 tháng 11 hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị quản lý hộ chiếu phải báo cáo bằng văn bản về tình hình quản lý hộ chiếu gửi về Vụ Hợp tác Quốc tế.
  • Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, Vụ Hợp tác Quốc tế tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo Bộ cùng các cơ quan chức năng liên quan về toàn bộ công tác quản lý hộ chiếu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Chế độ bảo quản và lưu trữ hồ sơ (Điều 7)

• Trách nhiệm bảo quản: Đơn vị quản lý hộ chiếu phải phân công đầu mối cụ thể chịu trách nhiệm lưu giữ, bảo quản an toàn hộ chiếu.
• Quản lý hồ sơ: Hồ sơ giao nhận hộ chiếu phải được đánh số thứ tự theo thời gian, đồng bộ với thông tin ghi trong sổ giao nhận.
• Thời hạn lưu trữ:
  • Lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với sổ giao nhận hộ chiếu.
  • Lưu trữ tối thiểu 05 năm đối với các hồ sơ giao nhận hộ chiếu liên quan.

- Điều khoản thi hành (Điều 8)

• Hiệu lực: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
• Trách nhiệm hướng dẫn: Vụ Hợp tác Quốc tế là đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quyết định này trong toàn ngành.
• Trách nhiệm thi hành: Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức và các cá nhân có liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành quyết định.