TỔNG QUAN VỀ QUYẾT ĐỊNH 53/2025/QĐ-UBND CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Quyết định số 53/2025/QĐ-UBND ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng số 3 tỉnh Ninh Bình. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn tổ chức, xác định rõ thẩm quyền và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp tại địa phương.

1. Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện quyết định

Quyết định quy định cụ thể về thời gian phát sinh hiệu lực cũng như trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc triển khai thực hiện:

• Hiệu lực thi hành: Quyết định chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06 tháng 8 năm 2025.
• Quy định bãi bỏ: Bãi bỏ Quyết định số 2331/QĐ-UBND ngày 28 tháng 10 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng công chứng số 1.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tư pháp; Phòng Công chứng số 3 tỉnh Ninh Bình và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

2. Vị trí pháp lý và chức năng của Phòng Công chứng số 3

Vị trí và chức năng của Phòng Công chứng số 3 được xác định rõ ràng nhằm bảo đảm tính độc lập và đúng quy định pháp luật:

• Vị trí pháp lý: Là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp do Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình quyết định thành lập. Phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để hoạt động độc lập.
• Chức năng chính: Cung cấp các dịch vụ công thuộc lĩnh vực công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Cơ chế quản lý: Chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Tư pháp tỉnh Ninh Bình; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành của Bộ Tư pháp.

3. Hệ thống nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ chi tiết

Phòng Công chứng số 3 thực hiện toàn diện các nhiệm vụ chuyên môn, quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng năm 2024 và các văn bản liên quan:

• Hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực:
  • Thực hiện công chứng các giao dịch, hợp đồng theo quy định bắt buộc của luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.
  • Chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước cấp hoặc liên kết cấp.
  • Chứng thực chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định pháp luật về chứng thực.
• Quyền hạn và hoạt động quản trị nội bộ:
  • Ký kết hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với các công chứng viên và người lao động khác làm việc tại đơn vị.
  • Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc hành chính để đáp ứng tối đa nhu cầu của người dân và tổ chức.
  • Thu phí công chứng, các khoản phí, giá dịch vụ theo yêu cầu và các chi phí khác theo quy định của Luật Công chứng năm 2024.
  • Khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống dữ liệu liên quan để phục vụ nghiệp vụ.
  • Sử dụng và quản lý con dấu tại trụ sở theo đúng quy định pháp luật.
• Nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý:
  • Bảo đảm công chứng viên tuân thủ quy trình pháp luật, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
  • Chấp hành nghiêm túc các quy định pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê và chế độ làm việc hành chính.
  • Thực hiện niêm yết công khai tại trụ sở về lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp khách, biểu phí, giá dịch vụ; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật.
  • Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ cho các công chứng viên và thực hiện bồi thường thiệt hại theo quy định của Luật Công chứng năm 2024.
  • Tiếp nhận, quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng và hỗ trợ công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm.
  • Lập, quản lý và lưu trữ khoa học các loại sổ sách (sổ yêu cầu, sổ công chứng...) và hồ sơ công chứng.
  • Cung cấp thông tin xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện báo cáo, thanh tra, kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
  • Giữ bí mật tuyệt đối thông tin công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.
  • Tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

4. Cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự

Quy định xác lập mô hình tổ chức tinh gọn, tự chủ gắn liền với vị trí việc làm:

• Lãnh đạo và nhân sự: Phòng Công chứng số 3 gồm có Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng (số lượng thực hiện theo quy định), công chứng viên, viên chức và người lao động khác. Trong đó, Trưởng phòng bắt buộc phải là công chứng viên.
• Số lượng người làm việc: Là số lượng người làm việc hưởng lương từ nguồn thu sự nghiệp của đơn vị.
• Cơ chế xác định nhân sự: Số lượng nhân sự được xác định cụ thể dựa trên Đề án vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp, phù hợp với khối lượng công việc thực tế. Trưởng phòng Phòng Công chứng số 3 quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.

5. Cơ chế giải quyết vướng mắc trong quá trình thực hiện

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, Phòng Công chứng số 3 có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo bằng văn bản về Sở Tư pháp. Sở Tư pháp sẽ chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ để trình Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung quy định cho phù hợp với tình hình thực tế.