Khoản 4 Điều 3 Quyết định 499QĐ/ĐC năm 1995 ban hành Quy định mẫu sổ địa chính; mục kê đất; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; theo dõi biến động đất đai do Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ địa chính: chiều rộng 27 cm; chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu nâu (cánh gián)

4.3. Sổ đóng bằng loại giấy trắng, mỏng, dai (60 - 70 g/m2), được đóng theo thứ tự sau:

- Trang bìa phụ

- Trang quy định lập sổ (in tiếp theo trang bìa phụ ).

- Trang mục lục tên chủ sử dụng: 4 trang

- Trang nội dung đăng ký: 200 trang, được đánh số trang liên tục từ 1 đến 200 của mỗi quyển.

- Trang phân loại mục đích sử dụng đất: in ở cuối sổ địa chính.

4.4. Chỉ đóng sổ là loại chỉ gai-ni lông có độ bền cao.

II. SỐ MỤC KÊ ĐẤT.

1. Mục đích lập sổ.

Sổ mục kê đất được lập nhằn liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: Tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ thuận tiện, chính xác (không bị trùng sót).

2. Nội dung sổ.

2.1. Bìa sổ

2.1.1. Trang bìa ngoài ( mặt trước ) sổ, nội dung gồm:

- Tên sổ: "Sổ mục kê đất".

- Tên xã, số thứ tự quyển ( ghi ở gáy sổ )

2.1.2. Trang bìa phụ, nội dung gồm:

- Quốc hiệu

- Tên sổ: "Sổ mục kê đất".

- Nơi lập sổ gồm: tên xã, huyện, tỉnh.

- Số hiệu quyển sổ mục kê đất.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu xác nhận của UBND xã.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu duyệt của Sở Địa chính.

2.2. Trang liệt kê thửa đất, nội dung gồm: số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, tên chủ sử dụng, loại đất, ghi chú, cộng cuối trang.

2.3. Trang tổng hợp diện tích cuối sổ để tổng hợp diện tích theo các loại đất và loại đối tượng sử dụng của các trang liệt kê làm trung gian để tổng hợp lên biểu thống kê diện tích đất đai.

3. Lập sổ.

3.1. Nguyên tắc chung

3.1.1. Sổ được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã được hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai.

3.1.2. Sổ lập theo thứ tự  từng tờ bản đồ địa chính từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ; mỗi thửa đất liệt kê một dòng trên trang nội dung chính của sổ. Vào hết số thửa của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1 / 2 sổ trang đã vào của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này. Nơi bản đồ địa chính có nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ vào trước, tờ bản đồ tỷ lệ lớn hơn vào sau.

3.1.3. Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là xã) theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm lập. Sổ phải được UBND xã xác nhận, Sở Địa chính duyệt mới có gía trị pháp lý.

3.1.4. Sổ lập thành 3 bộ; bộ gốc lưu tại Sở Địa chính; một bộ lưu tại phòng Địa chính cấp huyện; một bộ lưu tại trụ sở UBND xã, do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý.

3.2. Ghi nội dung sổ.

- Số hiệu tờ bản đồ được ghi ở đầu từng trang sổ.

- Cột 1: Ghi số hiệu thửa đất theo thứ tự từ thửa số 1 đến thửa số cuối cùng của mỗi tờ bản đồ.

- Cột 2: Ghi tên tổ chức; họ tên cá nhân, chủ hộ gia đình được đăng ký quyền sử dụng đất (như tên đã ghi trong sổ địa chính). Thửa đất gồm nhiều chủ sử dụng phải liệt kê lần lượt các tên chủ và diện tích sử dụng của mỗi chủ ở dòng dưới. Thửa đất đo bao được đo vẽ chi tiết ở tờ bản đồ tỷ lệ lớn hơn thì ở tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ không ghi tên chủ, diện tích, loại đất mà chỉ ghi số hiệu thửa đất đo bao và chú thích ở cột ghi chú là: đo bao, theo tờ bản đồ số.

Các thửa đất sử dụng vào mục đích công cộng, đất dành cho nhu cầu công ích của xã, đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng do UBND xã trực tiếp đăng ký vào sổ địa chính thì ghi tên từng loại công trình công cộng, đất dành cho công ích, đất chưa giao... thay cho tên sử dụng. Đất giao thông, thủy lợi, sông suối không có số hiệu thửa thì tổng hợp diện tích theo từng loại trong từng tờ bản đồ và ghi ở trang cuối khi vào sổ cho tờ bản đồ đó.

- Cột 3: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2);

- Các cột tiếp theo từ cột 4 đến cột 12 để ghi khai triển diện tích của thửa theo từng loại đất tương ứng với ký hiệu đã ghi ở đầu cột. Trường hợp trên trang sổ đã lập có số loại đất cần ghi lớn hơn số cột kẻ sẵn thì được phép kẻ thêm cột loại đất vào phần ghi chú.

- Cột 13: Ghi chú các thửa đất đo bao, các số thửa đất bỏ, các thửa đất có chỉnh lý biến động. Nội dung ghi chú chỉnh lý gồm có: thời gian (tháng/năm) chỉnh lý; số hiệu thửa đất và số trang ghi lại thửa đất (nếu có).

3.3. Tổng hợp diện tích.

3.3.1 Tổng hợp cuối trang liệt kê thửa đất:

- Cộng diện tích của tất cả các cột vào dòng: cộng trang và kiểm tra cân đối.

- Liệt kê các loại đối tượng sử dụng có trên trang sổ vào phần tổng hợp cuối trang theo thứ tự các cột của biểu thống kê.

- Tổng hợp diện tích từng loại đất theo từng loại đối tượng sử dụng.

3.3.2. Tổng hợp cuối sổ mục kê được thực hiện theo thứ tự  từng loại đối tượng sử dụng. Diện tích các loại đất tổng hợp cuối mỗi trang sổ được liệt kê 1 dòng trên trang tổng hợp cuối sổ, liệt kê xong cho mỗi loại đối tượng của toàn xã phải tổng hợp diện tích rồi mới liệt kê tiếp cho các loại đối tượng khác tiếp theo.

3.4. Chỉnh lý sổ.

3.4.1. Mọi trường hợp chỉnh lý sổ mục kê chỉ được thực hiện sau khi đã làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa chính.

3.4.2. Cách chỉnh lý sổ quy định như sau:

- Các nội dung thay đổi phải được gạch ngang bằng mực đỏ.

- Trường hợp chỉ thay đổi loại đất được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển cột loại đất trên cùng một dòng của thửa đất đã ghi.

- Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng, tăng giảm diện tích của thửa đất được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển vị trí thửa đất xuống các trang cuối cho mỗi tờ bản đồ và chú thích vào cột ghi chú của dòng thửa đất đã thay đổi.

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ mục kê: chiều rộng 27 cm, chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu xanh nhạt.

4.3. Sổ đóng bằng loại giấy trắng, mỏng, dai( 60 - 70 g/m2),được đóng theo thứ tự sau:

- Trang bìa phụ

- Trang quy định lập sổ (in sau trang bìa phụ ).

- Trang liệt kê thửa đất: 200 trang, được đánh số trang liên tục từ 1 đến 200 của mỗi quyển.

- Trang tổng hợp cuối sổ gồm 16 trang.

- Trang quy định ký hiệu loại đất ghi trong sổ.

4.4. Sổ đóng bằng chỉ gai-ni lông có độ bền cao.

III. SỐ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT.

1. Mục đích lập sổ.

Sổ được lập để cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo dõi việc xét duyệt, cấp giấy chứng nhận đến từng chủ sử dụng đất; theo dõi và quản lý giấy chứng nhận đã cấp.

2. Nội dung sổ.

2.1. Bìa sổ

2.1.1. Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội dung gồm:

- Tên sổ: "sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất".

- Tên xã, số hiệu quyển (ghi ở gáy sổ)

2.1.2. Trang bìa phụ, nội dung gồm:

- Quốc hiệu

- Tên sổ: "sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất".

- Tên địa danh gồm: Tên xã, huyện, tỉnh

- Số hiệu quyển sổ cấp giấy chứng nhận lập ở mỗi xã.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu của Sở Địa chính.

2.2. Phần liệt kê các giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp, nội dung gồm: Số thứ tự giấy cấp; tên chủ sử dụng và nơi thường trú của chủ sử dụng được cấp giấy chứng nhận; diện tich được cấp, tổng số thửa được cấp; số hiệu thửa đất kèm theo số hiệu tờ bản đồ được cấp; căn cứ pháp lý cấp giấy chứng nhận; ghi chú.

3. Lập sổ.

3.1. Nguyên tắc chung.

3.1.1. Sổ lập để theo dõi riêng cho từng xã, trên cơ sở giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp. Thứ tự vào sổ liên tiếp theo thứ tự giấy chứng nhận được cấp. Ghi hết nội dung của mỗi số giấy chứng nhận để cách 3 dòng rồi mới vào cho giấy chứng nhận tiếp theo.

3.1.2. Sở Địa chính chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của cấp tỉnh.

Phòng Địa chính huyện chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của cấp huyện.

3.2. Ghi nội dung sổ.

3.2.1. Trang bìa sổ: ghi đầy đủ tên xã, huyện, tỉnh theo quy định, nếu tên đơn vị hành chính các cấp là: thị trấn, phường, quận, thị xã... thì ghi cả tên gọi của cấp hành chính đó ( ví dụ: thị trấn Châu Qùy, quận Hồng Bàng ...).

3.2.2. Trang liệt kê giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Cột 1: Ghi số thứ tự giấy chứng nhận được cấp. Số thứ tự được đánh số từ liên tục từ 1 đến hết trong phạm vi từng xã.

Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất theo tên chủ được cấp giấy chứng nhận. Nơi thường trú ghi ở dòng dưới tên chủ và chỉ ghi địa chỉ cụ thể:  thôn, xóm, ấp, đường phố, số nhà... ngoài địa danh đã ghi ở ngoài bìa sổ; Đối với các chủ sử dụng đất phụ canh phải ghi đầy đủ cả tên xã, huyện, tỉnh...

Cột 3: Ghi tổng diện tích các thửa được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo đơn vị mét vuông (m2).

Cột 4: Ghi tổng số thửa được cấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Cột 5: Ghi số hiệu từng thửa đất, số hiệu tờ bản đồ có thửa đất trong ngoặc đơn. Trường hợp 1 tờ bản đồ có nhiều thửa đất thì liệt kê hết số thửa của tờ rồi mới ghi số hiệu tờ bản đồ.

Cột 6: Ghi số quyết định, ký hiệu quyết định và cấp ký quyết định, năm ký quyết định cấp giấy chứng nhận (đối với lần đăng ký ban đầu ) hoặc các quyết định giao đất, cho thuê đất, cho chuyển quyền sử dụng đất (đối với trường hợp cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau lần đăng ký đầu ).

Cột 7: Ghi chú các trường hợp hủy giấy chứng nhận, chứng nhận biến động trên giấy đã cấp.

3.3. Chỉnh lý sổ.

3.3.1. Trường hợp giấy chứng nhận không còn giá trị thì gạch ngang toàn bộ các nội dung của số giấy chứng  nhận đã thay đổi và ghi chú căn cứ pháp lý hoặc lý do thay đổi vào cột 7.

Nếu đất đã cấp giấy có biến động được cấp giấy chứng nhận mới thì ghi chú số giấy chứng nhận mới vào cột 7.

3.3.2. Trường hợp có biến động được chứng nhận biến động ngay trên giấy chứng nhận đã cấp thì gạch ngang những nội dung đã thay đổi bằng mực đỏ và ghi lại các nội dung mới xuống dòng dưới. Nếu phần diện tích biến động được cấp giấy chứng nhận mới thì ghi chú vào cột 7 số thửa và số giấy mới được cấp.

3.3.3. Giấy chứng nhận mới được cấp trong qúa trình đăng ký biến động, được ghi vào cuối sổ tiếp theo số thứ tự cuối cùng đã cấp của mỗi xã.

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ cấp giấy chứng nhận: chiều rộng 27 cm, chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu hồng nhạt.

4.3. Sổ đóng bằng loại giấy trắng, mỏng, dai (60 - 70 g/m²  ) sổ đóng 200 trang dùng chung cho cả 2 cấp: huyện, tỉnh. Quy định lập sổ được in ngay sau trang bìa phụ.

4.4. Sổ đóng bằng chỉ gai- pha ni lông có độ bền cao.

IV. SỐ THEO DÕI BIẾN ĐỘNG ĐẦT ĐAI.

1. mục đích lập sổ.

Sổ được lập để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình thực hiện đăng ký biến động, chỉnh lý hồ sơ địa chính hàng năm; và tổng hợp báo cáo thống kê diện tích đất đai theo định kỳ.

2. Nội dung sổ.

2.1. Bìa sổ.

2.1.1. Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ là tên sổ: "Sổ theo dõi biến động đất đai".

2.1.2. Trang bìa phụ, nội dung gồm:

- Quốc hiệu

- Tên sổ: "sổ theo dõi biến động đất đai".

- Tên địa danh nơi lập sổ: Tên xã, huyện, tỉnh.

2.2. Phần liệt kê các trường hợp biến động gồm có các cột nội dung: số thứ tự trường hợp biến động; ngày, tháng, năm vào sổ theo dõi; số hiệu tờ bản đồ và số hiệu thửa đất có biến động; tên chủ sử dụng đất trước khi biến động và nơi thường trú của chủ sử dụng; loại đất trước khi biến động; diện tích biến động, các nội dung biến động khác.

3. Lập sổ.

3.1. Nguyên tắc chung.

3.1.1. Sổ được lập ngay sau khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu.

3.1.2. Việc lập sổ được thực hiện trên cơ sở kết qủa đăng ký biến động đất đai vào sổ địa chính và chỉnh lý bản đồ địa chính .

3.1.3. Sổ lập cho từng xã, mỗi xã lập 1 bộ lưu tại UBND xã, do cán bộ địa chính xã lập và quản lý.

3.2. Ghi nội dung sổ.

- Cột 1: Ghi số thứ tự từng trường hợp đăng ký biến động; số thứ tự được ghi liên tục qua các năm.

- Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm đăng ký vào sổ địa chính những biến động đã được đăng ký.

- Cột 3, 4: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính và số hiệu thửa đất biến động; trường hợp có biến  động hình thể, số hiệu thửa đất ghi theo số hiệu thửa đất trước khi biến động.

- Cột 5: Ghi tên chủ sử dụng đất đã đăng ký trước khi biến động theo tên đăng ký trên sổ địa chính và nơi thường chú của chủ sử dụng đất.

Trường hợp chưa có chủ sử dụng đất thì ghi: chưa giao sử dụng

Trường hợp đất đang sử dụng vào mục đích công cộng  không xác định được chủ sử dụng cụ thể thì ghi theo mục đích sử dụng hoặc tên công trình như đã ghi trên sổ địa chính.

- Cột 6: Ghi loại đất của thửa trước khi biến động.

- Cột 7: Ghi diện tích biến động của từng thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2).

- Cột 8: Ghi các nội dung biến động khác, theo từng loại hình thức biến động, nội dung cần ghi như sau:

+ Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng đất phải ghi rõ tên chủ sử dụng đất mới được đăng ký, nơi thường trú và các nội dung biến động khác ( nếu có ).

+ Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng phải ghi rõ loại đất mới chuyển loại và thời hạn sử dụng đất mới thay đổi ( nếu có ).

+ Trường hợp thay đổi thời hạn sử dụng phải ghi rõ thời gian hết sử dụng đất mới thay đổi.

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ theo dõi biến dộng đất đai: chiều rộng 27 cm, chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu vàng chanh.

4.3. Giấy đóng sổ bằng loại giấy trắng, mỏng, dai (60 - 70 g/m²  ) với số lượng  200 trang ( không kể bìa ); quy định lập sổ được in sẵn ở sau trang bìa phụ.

4.4. Sổ đóng bằng loại chỉ gai pha ni lông có độ bền cao.