| ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 449/QĐ-UBND | Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 10 tháng 3 năm 2023 |
QUYẾT ĐỊNH
PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ, QUY TRÌNH NỘI BỘ LIÊN THÔNG TRONG GIẢI QUYẾT CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2019;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29/9/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được chuẩn hóa, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực giám định tư pháp, công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu;
Căn cứ Quyết định số 3927/QĐ-UBND ngày 22/12/2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc công bố Danh mục tên các thủ tục hành chính cắt giảm thời gian giải quyết so với quy định hiện hành thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu giai đoạn 2022 - 2025;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 565/TTr-STP ngày 03 tháng 3 năm 2023.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 19 quy trình nội bộ (gồm 14 quy trình nội bộ và 05 quy trình nội bộ liên thông) trong giải quyết thủ tục hành chính được chuẩn hóa và các thủ tục hành chính sau khi cắt giảm thời gian giải quyết lĩnh vực Công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
(Nội dung chi tiết tại Phụ lục 1; 2 kèm theo)
Điều 2. Tổ chức thực hiện
Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông căn cứ Quyết định này xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh theo quy định.
Điều 3. Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Bãi bỏ các quy trình nội bộ, quy trình nội bộ liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Công chứng được phê duyệt kèm theo Quyết định số 2344/QĐ-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Quyết định và các Phụ lục kèm theo được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, địa chỉ www.baria-vungtau.gov.vn.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
| KT. CHỦ TỊCH |
PHỤ LỤC 1
QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 449/QĐ-UBND ngày 10 tháng 3 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)
Nhóm thủ tục hành chính (04 thủ tục hành chính)
1. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, mã số thủ tục hành chính: 1.001125.000.00.00.H06
2. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001438.000.00.00.H06
3. Cấp lại Thẻ công chứng viên, mã số thủ tục hành chính: 1.001799.000.00.00.H06
4. Xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên trường hợp công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng: 2.002387.000.00.00.H06
- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria- vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 1,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo kết quả TTHC. | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC. - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư vào sổ, lấy số. | Lãnh đạo Sở | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,25 ngày làm việc | - Kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả TTHC cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,25 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết TTHC |
| 05 ngày làm việc |
|
5. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, mã số thủ tục hành chính: 1.001153.000.00.00.H06
5.1 Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh):
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 1,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo kết quả TTHC. | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC. - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư vào sổ, lấy số. | Lãnh đạo Sở | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,25 ngày làm việc | - Kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả TTHC cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,25 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 05 ngày làm việc |
|
5.2 Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp đăng ký tập sự sau khi thay đổi nơi đã đăng ký tập sự (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 3,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo kết quả TTHC. | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC. - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư vào sổ, lấy số. | Lãnh đạo Sở | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,25 ngày làm việc | - Kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả TTHC cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,25 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 07 ngày làm việc |
|
Nhóm thủ tục hành chính (06 thủ tục hành chính)
6. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001071.000.00.00.H06
7. Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001446.000.00.00.H06
8. Đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, mã số thủ tục hành chính: 1.001756.000.00.007.H06
9. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, mã số thủ tục hành chính: 2.000778.000.00.00.H06
10. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, mã số thủ tục hành chính: 2.000758.000.00.00.H06
11. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng, mã số thủ tục hành chính: 2.000743.000.00.00.H06
- Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 3,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo kết quả TTHC. | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC. - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư vào sổ, lấy số. | Lãnh đạo Sở | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,25 ngày làm việc | - Kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả TTHC cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,25 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 07 ngày làm việc |
|
Nhóm thủ tục hành chính (02 thủ tục hành chính)
12. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, mã số thủ tục hành chính: 2.000789.000.00.00.H06
13. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất, mã số thủ tục hành chính: 2.000766.000.00.00.H06
- Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 05 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo kết quả TTHC. | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 02 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC. - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư vào sổ, lấy số. | Lãnh đạo Sở | 01 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,25 ngày làm việc | - Kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả TTHC cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Công chức của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công | 0,25 ngày làm việc | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 10 ngày làm việc |
|
14. Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001721.000.00.00.H06
- Thời hạn giải quyết: 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 06 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo kết quả TTHC. | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 04 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo kết quả TTHC. - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư vào sổ, lấy số. | Lãnh đạo Sở | 03 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,25 ngày | - Kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả TTHC cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Công chức của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công | 0,25 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 15 ngày |
|
PHỤ LỤC 2
QUY TRÌNH NỘI BỘ LIÊN THÔNG TRONG GIẢI QUYẾT CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 449/QĐ-UBND ngày 10 tháng 3 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)
I. Quy trình nội bộ liên thông thủ tục hành chính đã cắt giảm thời gian giải quyết:
1. Thủ tục: Chuyển nhượng Văn phòng công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001647.000.00.00.H06
- Thời gian giải quyết theo quy định là 23 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, cắt giảm thời gian giải quyết theo Quyết định số 3927/QĐ-UBND ngày 22 tháng 12 năm 2022). Trong đó:
Thời gian giải quyết tại Sở Tư pháp: 13 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có trách nhiệm thẩm định hồ sơ và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình hoạt động Văn phòng Thừa phát lại.
Thời gian giải quyết tại UBND tỉnh: 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình hoạt động Văn phòng Thừa phát lại.
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| A | Thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp | Sở Tư pháp | 12,5 ngày |
|
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống một cửa điện tử. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống một cửa điện tử tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC. | Công chức Phòng chuyên môn | 6,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 02 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản trình UBND tỉnh, chuyển bộ phận văn thư | Lãnh đạo Sở | 02 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở | 0,5 ngày | - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công trình UBND tỉnh phê duyệt kết quả TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| B | Thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh | UBND tỉnh | 10 ngày |
|
| Bước 1 | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, chuyển Lãnh đạo Văn phòng phân công Lãnh đạo Phòng chuyên môn xử lý hồ sơ (Trong trường hợp có hồ sơ bản giấy thì thực hiện đồng thời việc luân chuyển, xử lý, phê duyệt hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng UBND tỉnh | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 2 | Lãnh đạo Văn phòng sau khi nhận hồ sơ, bút phê chuyển Lãnh đạo/chuyên viên các Phòng chuyên môn xử lý theo lĩnh vực được phân công, phụ trách | Lãnh đạo Văn phòng | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 3 | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, dự thảo ký nháy; hoàn thiện hồ sơ trình ký nháy Lãnh đạo Văn phòng (đã bao gồm cả thời gian đối với Chuyên viên trình thông qua Lãnh đạo phòng duyệt) | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn | 4,5 ngày | Đối với hồ sơ nhận chưa đầy đủ, Chuyên viên tham mưu văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng ký trả lại và phát hành trong ngày. |
| Bước 4 | Lãnh đạo Văn phòng xem xét, ký nháy trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh ký phê duyệt | Lãnh đạo Văn phòng | 02 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 5 | Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, ký ban hành văn bản | Lãnh đạo UBND tỉnh | 02 ngày | Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công để hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Văn thư | 0,5 ngày | Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối |
| C | Trả kết quả | Trung tâm phục vụ hành chính công | 0,5 ngày |
|
| Bước trả kết quả | Tiếp nhận kết quả hồ sơ từ UBND tỉnh; trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân: Công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh: - Xác nhận trên phần mềm. - Thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả và thực hiện các nghĩa vụ có liên quan theo quy định - Trả kết quả TTHC. - Công chức một cửa kiểm tra đính kèm file kết quả xử lý TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trước khi bấm trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Kết quả TTHC - Sổ theo dõi hồ sơ |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính đã cắt giảm |
| 23 ngày |
|
II. Quy trình nội bộ liên thông các thủ tục hành chính không cắt giảm thời gian giải quyết:
1. Thành lập Văn phòng công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001877.000.00.00.H06
- Thời gian giải quyết theo quy định: 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh). Trong đó:
Thời gian giải quyết tại Sở Tư pháp: 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
Thời gian giải quyết tại UBND tỉnh: 05 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| A | Thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp | Sở Tư pháp | 14,5 ngày |
|
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn/expway/smartcloud/expway/page/service/ dichvucongquocgia.cpx - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống một cửa điện tử. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống một cửa điện tử tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Tỉnh, ngành. | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 01 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 06 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở: - Dự thảo văn bản Thông báo trả hồ sơ (trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định). - Dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh và dự thảo kết quả TTHC (trong trường hợp hồ sơ đầy đủ). | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 03 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, chuyển bộ phận văn thư | Lãnh đạo Sở | 03 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở Tư pháp | 0,5 ngày | - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công trình UBND tỉnh phê duyệt kết quả TTHC | Công chức của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| B | Thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh | UBND tỉnh | 05 ngày |
|
| Bước 1 | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, chuyển Lãnh đạo Văn phòng phân công Lãnh đạo Phòng chuyên môn xử lý hồ sơ (Trong trường hợp có hồ sơ bản giấy thì thực hiện đồng thời việc luân chuyển, xử lý, phê duyệt hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và hồ sơ giấy) | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng UBND tỉnh | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 2 | Lãnh đạo Văn phòng sau khi nhận hồ sơ, bút phê chuyển Lãnh đạo/chuyên viên các Phòng chuyên môn xử lý theo lĩnh vực được phân công, phụ trách | Lãnh đạo Văn phòng | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 3 | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, dự thảo ký nháy; hoàn thiện hồ sơ trình ký nháy Lãnh đạo Văn phòng (đã bao gồm cả thời gian đối với Chuyên viên trình thông qua Lãnh đạo phòng duyệt) | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn | 2,5 ngày | Đối với hồ sơ nhận chưa đầy đủ, Chuyên viên tham mưu văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng ký trả lại và phát hành trong ngày. |
| Bước 4 | Lãnh đạo Văn phòng xem xét, ký nháy trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh ký phê duyệt | Lãnh đạo Văn phòng | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 5 | Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, ký ban hành văn bản | Lãnh đạo UBND tỉnh | 0,5 ngày | Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công để hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Văn thư | 0,5 ngày | Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối |
| C | Trả kết quả | Trung tâm phục vụ hành chính công | 0,5 ngày |
|
| Bước trả kết quả | Tiếp nhận kết quả hồ sơ từ UBND tỉnh Trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân: Công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh: - Xác nhận trên phần mềm. - Thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả và thực hiện các nghĩa vụ có liên quan theo quy định - Gửi Quyết định cho phép thành lập hoặc văn bản từ chối - Công chức một cửa kiểm tra đính kèm file kết quả xử lý TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trước khi bấm trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Kết quả TTHC - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 20 ngày |
|
Nhóm thủ tục hành chính (02 thủ tục hành chính)
2. Hợp nhất Văn phòng công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001688.000.00.00.H06
3. Sáp nhập Văn phòng công chứng, mã số thủ tục hành chính: 1.001665.000.00.00.H06
- Thời gian giải quyết theo quy định: 35 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh). Trong đó:
Thời gian giải quyết tại Sở Tư pháp: 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thời gian giải quyết tại Ủy ban nhân dân tỉnh: 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình của Sở Tư pháp.
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực)
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| A | Thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp | Sở Tư pháp | 19,5 ngày |
|
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống một cửa điện tử. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Tỉnh, ngành. | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 10 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở: - Dự thảo văn bản Thông báo trả hồ sơ (trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định). - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC (trong trường hợp hồ sơ đầy đủ). | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 04 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản trình UBND tỉnh, chuyển bộ phận văn thư | Lãnh đạo Sở | 3,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở Tư pháp | 0,5 ngày | - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công trình UBND tỉnh phê duyệt kết quả TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| B | Thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh | UBND tỉnh | 15 ngày |
|
| Bước 1 | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, chuyển Lãnh đạo Văn phòng phân công Lãnh đạo Phòng chuyên môn xử lý hồ sơ (Trong trường hợp có hồ sơ bản giấy thì thực hiện đồng thời việc luân chuyển, xử lý, phê duyệt hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và hồ sơ giấy) | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng UBND tỉnh | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 2 | Lãnh đạo Văn phòng sau khi nhận hồ sơ, bút phê chuyển Lãnh đạo/chuyên viên các Phòng chuyên môn xử lý theo lĩnh vực được phân công, phụ trách | Lãnh đạo Văn phòng | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 3 | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, dự thảo ký nháy; hoàn thiện hồ sơ trình ký nháy Lãnh đạo Văn phòng (đã bao gồm cả thời gian đối với Chuyên viên trình thông qua Lãnh đạo phòng duyệt) | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn | 7,5 ngày | Đối với hồ sơ nhận chưa đầy đủ, Chuyên viên tham mưu văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng ký trả lại và phát hành trong ngày. |
| Bước 4 | Lãnh đạo Văn phòng xem xét, ký nháy trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh ký phê duyệt | Lãnh đạo Văn phòng | 03 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 5 | Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, ký ban hành văn bản | Lãnh đạo UBND tỉnh | 03 ngày | Quyết định cho phép hợp nhất/sáp nhập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công để hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Văn thư | 0,5 ngày | Quyết định cho phép hợp nhất/sáp nhập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối |
| C | Trả kết quả | Trung tâm phục vụ hành chính công | 0,5 ngày |
|
| Bước trả kết quả | Tiếp nhận kết quả hồ sơ từ UBND tỉnh Trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân: Công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh: - Xác nhận trên phần mềm. - Thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả và thực hiện các nghĩa vụ có liên quan theo quy định - Gửi Quyết định cho phép thành lập hoặc văn bản từ chối - Công chức một cửa kiểm tra đính kèm file kết quả xử lý TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trước khi bấm trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Chuyến trả kết quả giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Kết quả TTHC - Sổ theo dõi hồ sơ |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 35 ngày |
|
4. Thành lập Hội công chứng viên, mã số thủ tục hành chính: 1.003118.000.00.00.H06
- Thời gian giải quyết theo quy định: 45 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. (Quyết định số 2963/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh). Trong đó:
Thời gian giải quyết tại Sở Tư pháp: 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Hội Công chứng viên tỉnh.
Thời gian giải quyết tại UBND tỉnh: 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Hội Công chứng viên tỉnh.
(Ghi chú: các thủ tục hành chính này có thể thay đổi (thêm bớt, bổ sung hoặc bãi bỏ,...) phụ thuộc vào văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành, Trung ương theo từng lĩnh vực).
| Thứ tự công việc | Nội dung công việc | Đơn vị/Người thực hiện | Thời gian thực hiện | Kết quả |
| A | Thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp | Sở Tư pháp | 29,5 ngày |
|
| Bước 1 | Nộp, tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ (nộp mới) - Nộp hồ sơ giải quyết TTHC thông qua các cách thức: Nộp trực tiếp; Qua đường bưu điện; Qua trực tuyến tại địa chỉ: https://dichvucong.baria-vungtau.gov.vn - Tiếp nhận hồ sơ TTHC: Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhập thông tin người dùng lên biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ tại Hệ thống một cửa điện tử. Sau đó, công chức một cửa chọn nút “Xác nhận tài khoản” Trường hợp cá nhân/tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng DVC Quốc gia và Cổng DVC tỉnh công chức một cửa hỗ trợ tạo tài khoản cho cá nhân/tổ chức theo hướng dẫn. Sau khi tạo mới hoặc liên kết tài khoản thành công, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động điền các thông tin người dùng còn lại vừa tạo lên biểu mẫu nhập hồ sơ cho cán bộ (Giới tính, Ngày sinh, địa chỉ,...) Đối với trường hợp cá nhân/tổ chức nộp bản giấy. Công chức một cửa thực hiện số hóa (scan) và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Công chức một cửa đính kèm file vào vị trí thành phần hồ sơ tương ứng. Công chức một cửa thực hiện ký chứng thực hồ sơ bằng chức năng ký số trên phần mềm. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Kiểm tra thông tin cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ. Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận; Kiểm tra ký số của thành phần hồ sơ; Đối với giấy tờ yêu cầu nộp bản chính cho cơ quan xử lý. Công chức một cửa kiểm tra file đính kèm và ký số tài liệu được số hóa trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (nếu chưa được ký), chính xác, đầy đủ của hồ sơ; thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Sổ theo dõi hồ sơ - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 2 | Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công, phân công công chức xử lý hồ sơ | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 02 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 3 | Công chức Phòng chuyên môn nghiên cứu, thẩm tra, xử lý hồ sơ và đề xuất, tham mưu giải quyết TTHC | Công chức Phòng chuyên môn | 18 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 4 | Lãnh đạo Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở: - Dự thảo văn bản Thông báo trả hồ sơ (trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định). - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC (trong trường hợp hồ sơ đầy đủ). | Lãnh đạo Phòng chuyên môn | 05 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 5 | Lãnh đạo Sở ký văn bản trình UBND tỉnh, chuyển bộ phận văn thư | Lãnh đạo Sở | 03 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công. | Văn thư Sở Tư pháp | 0,5 ngày | - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC |
| Bước 7 | Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công trình UBND tỉnh phê duyệt kết quả TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ theo dõi hồ sơ - Văn bản trình UBND tỉnh và dự thảo kết quả TTHC - Xử lý trên phần mềm |
| B | Thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh | UBND tỉnh | 15 ngày |
|
| Bước 1 | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, chuyển Lãnh đạo Văn phòng phân công Lãnh đạo Phòng chuyên môn xử lý hồ sơ (Trong trường hợp có hồ sơ bản giấy thì thực hiện đồng thời việc luân chuyển, xử lý, phê duyệt hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và hồ sơ giấy) | Công chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của Văn phòng UBND tỉnh | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 2 | Lãnh đạo Văn phòng sau khi nhận hồ sơ, bút phê chuyển Lãnh đạo/chuyên viên các Phòng chuyên môn xử lý theo lĩnh vực được phân công, phụ trách | Lãnh đạo Văn phòng | 0,5 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 3 | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, dự thảo ký nháy; hoàn thiện hồ sơ trình ký nháy Lãnh đạo Văn phòng (đã bao gồm cả thời gian đối với Chuyên viên trình thông qua Lãnh đạo phòng duyệt) | Lãnh đạo/chuyên viên Phòng chuyên môn | 7,5 ngày | Đối với hồ sơ nhận chưa đầy đủ, Chuyên viên tham mưu văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng ký trả lại và phát hành trong ngày. |
| Bước 4 | Lãnh đạo Văn phòng xem xét, ký nháy trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh ký phê duyệt | Lãnh đạo Văn phòng | 03 ngày | Toàn bộ hồ sơ và văn bản trình ý kiến của Sở Tư pháp |
| Bước 5 | Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, ký ban hành văn bản | Lãnh đạo UBND tỉnh | 03 ngày | Quyết định cho phép thành lập Hội Công chứng viên tỉnh hoặc văn bản từ chối |
| Bước 6 | Văn thư vào sổ, lấy số làm thủ tục phát hành văn bản; đồng thời chuyển văn bản về Trung tâm Phục vụ Hành chính công để hoàn tất thủ tục trả hồ sơ, kết quả cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định | Văn thư | 0,5 ngày | Quyết định cho phép thành lập Hội Công chứng viên tỉnh hoặc văn bản từ chối |
| C | Trả kết quả | Trung tâm phục vụ hành chính công | 0,5 ngày |
|
| Bước trả kết quả | Tiếp nhận kết quả hồ sơ từ UBND tỉnh Trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân: Công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh: - Xác nhận trên phần mềm. - Thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả và thực hiện các nghĩa vụ có liên quan theo quy định - Gửi Quyết định cho phép thành lập hoặc văn bản từ chối - Công chức một cửa kiểm tra đính kèm file kết quả xử lý TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trước khi bấm trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC | Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh | 0,5 ngày | - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Kết quả TTHC - Sổ theo dõi hồ sơ |
|
| Tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính |
| 45 ngày |
|
Quyết định 449/QĐ-UBND năm 2023 phê duyệt quy trình nội bộ, quy trình nội bộ liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
- Số hiệu: 449/QĐ-UBND
- Loại văn bản: Quyết định
- Ngày ban hành: 10/03/2023
- Nơi ban hành: Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
- Người ký: Đặng Minh Thông
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Đang cập nhật
- Ngày hiệu lực: 10/03/2023
- Tình trạng hiệu lực: Đã biết