ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 959/TTr-STTTT ngày 24 tháng 11 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 41/2015/QĐ-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2015 của UBND tỉnh Quảng Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này thống nhất việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Bình (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Quy chế này được áp dụng đối với đơn vị, cá nhân thuộc các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan được cấp phát tài khoản để tham gia quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống thư điện tử công vụ là thành phần quan trọng trong hệ thống thông tin của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình được sử dụng vào việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học, phục vụ cho công vụ và các công việc có liên quan đến công vụ của các cơ quan, đơn vị.

2. Hộp thư điện tử công vụ cơ quan là hộp thư điện tử được cấp cho các cơ quan, đơn vị để trao đổi thông tin trong hoạt động công vụ.

3. Hộp thư điện tử công vụ cá nhân là hộp thư điện tử được cấp cho các cán bộ, công chức để trao đổi thông tin trong hoạt động công vụ.

4. Thư điện tử công cộng là các hệ thống thư điện tử trên mạng Internet, cho phép người sử dụng có thể tự do đăng ký, tạo lập hộp thư như: Google Mail, Yahoo Mail, MSN Hotmail,...

5. Tài khoản là tên (user name) và mật khẩu (password) đăng nhập được cấp cho các cơ quan, đơn vị; các cán bộ, công chức để truy cập và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ.

Điều 3. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình

1. Đối tượng được quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quy chế này sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong việc trao đổi thông tin, gửi nhận tài liệu phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ đã được phân công, góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí tăng hiệu quả làm việc.

2. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình cho phép người dùng nhận, gửi thư điện tử bằng các phần mềm như Microsoft Office Outlook, IBM Lotus Notes, Apple Mail, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird …hoặc thông qua trình duyệt web tại địa chỉ https://mail.quangbinh.gov.vn.

Chương II

CẤP PHÁT, THAY ĐỔI VÀ THU HỒI HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH QUẢNG BÌNH

Điều 4: Cấp mới hoặc thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ.

1. Khi có yêu cầu cấp mới hoặc thay đổi thông tin hộp thư điện tử công vụ, đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức, người lao động gửi văn bản đề nghị về Sở Thông tin và Truyền thông theo một trong các hình thức sau:

a) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan gửi bản điện tử sử dụng chữ ký số hoặc bản quét (scan) có chữ ký và con dấu của cơ quan, đơn vị vào địa chỉ: stttt@quangbinh.gov.vn.

b) Gửi yêu cầu bằng văn bản.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được nội dung yêu cầu, Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện phân loại, xử lý yêu cầu và thực hiện việc khởi tạo hộp thư điện tử công vụ mới hoặc thay đổi thông tin đối với hộp thư được yêu cầu và thực hiện phát hành văn bản phúc đáp đơn vị đề nghị (bằng 1 trong 2 hình thức nêu tại Khoản 1 Điều này).

3. Đơn vị, cá nhân sau khi được cấp phát hộp thư công vụ có trách nhiệm thực hiện đăng nhập vào hộp thư điện tử công vụ được cấp phát để tiến hành thay đổi mật khẩu theo hướng dẫn của hệ thống.

Điều 5: Định dạng tài khoản truy cập hệ thống thư điện tử công vụ

1. Định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cơ quan:

a) Đối với hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị: sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: @quangbinh.gov.vn.

Ví dụ: Tên tài khoản truy cập hệ thống thư điện tử công vụ của Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: stttt@quangbinh.gov.vn.

b) Đối với hộp thư điện tử của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố: sử dụng tên của Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố tương ứng bằng tiếng Việt viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: @quangbinh.gov.vn.

Ví dụ: Tên tài khoản truy cập hệ thống thư điện tử công vụ của Uỷ ban nhân dân huyện Quảng Ninh có dạng: quangninh@quangbinh.gov.vn.

2. Định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cá nhân:

a) Tài khoản của cán bộ, công chức được đặt theo nguyên tắc sau: tên đầy đủ kết hợp với họ và tên lót viết tắt bằng tiếng Việt không khoảng trống và không dấu theo dạng .@quangbinh.gov.vn.

Ví dụ: Tài khoản của Nguyễn Văn An thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ là: annv.stttt@quangbinh.gov.vn

b) Đối với trường hợp cán bộ, công chức trong cùng cơ quan, đơn vị có họ, tên lót và tên trùng nhau thì ưu tiên người có cấp bậc, chức vụ lãnh đạo được ưu tiên giữ nguyên định dạng tên tài khoản đã được quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều này. Các trường hợp khác thì áp dụng thêm số thứ tự 1,2,3…phía sau .

Ví dụ: Trong Sở Thông tin và Truyền thông nhiều cán bộ, công chức có cùng tên là Nguyễn Văn An thì tài khoản được đặt theo thứ tự ưu tiên là: annv.stttt@quangbinh.gov.vn (nếu là cán bộ, công chức có cấp bậc, chức vụ lãnh đạo); annv1.stttt@quangbinh.gov.vn, annv2.stttt@quangbinh.gov.vn, annv3.stttt@quangbinh.gov.vn... (đối với các trường hợp khác).

Điều 6. Cấp lại mật khẩu hộp thư điện tử công vụ.

1. Trong trường hợp có nhu cầu cấp lại mật khẩu và hỗ trợ kỹ thuật, các cá nhân, đơn vị có thể gửi văn bản đề nghị hoặc liên hệ trực tiếp theo số điện thoại đường dây nóng hoặc địa chỉ thư điện tử tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ (các thông tin này được đăng tải chính thức trên trang web https://mail.quangbinh.gov.vn).

2. Căn cứ theo yêu cầu đề nghị, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hành xác thực thông tin. Sau khi đã có đầy đủ thông tin Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hành cài đặt lại mật khẩu và thực hiện việc phúc đáp cho đơn vị, cá nhân yêu cầu trong thời hạn 02 ngày làm việc.

3. Sau khi nhận được phản hồi từ Sở Thông tin và Truyền thông, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập hệ thống và thực hiện ngay việc thay đổi mật khẩu mới.

Điều 7. Chấm dứt hoạt động hộp thư điện tử công vụ.

1. Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân có yêu cầu chấm dứt hoạt động của hộp thư điện tử công vụ đã đăng ký, đơn vị trực tiếp quản lý hộp thư gửi danh sách và yêu cầu cụ thể bằng văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông. Sau khi có đầy đủ thông tin, trong thời hạn 05 ngày làm việc, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ gửi văn bản phúc đáp đơn vị đề nghị.

2. Trong trường hợp các tổ chức, đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử công vụ không đúng mục đích, không tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh thông tin và các hộp thư được cấp sau 03 tháng không đăng nhập, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ chủ động tạm dừng hoạt động đối với hộp thư điện tử công vụ của tổ chức, đơn vị, cá nhân và gửi thông báo cho tổ chức, đơn vị, cá nhân vi phạm.

Điều 8. Đặt mật khẩu cho hộp thư điện tử công vụ.

1. Mật khẩu phải chứa ít nhất 14 ký tự đối với mật khẩu mức quản trị hệ thống và phải chứa ít nhất 7 ký tự đối với mật khẩu người sử dụng.

2. Mật khẩu phải bao gồm tối thiểu ba trong bốn loại ký tự sau: chữ thường, chữ in hoa, chữ số và các ký tự đặc biệt.

3. Mật khẩu ở mức quản trị hệ thống phải được thay đổi tối đa 01 tháng một lần.

4. Không sử dụng cùng một mật khẩu cho các tài khoản quản trị khác nhau của hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình.

Điều 9. Dung lượng hộp thư

Dung lượng tối đa của mỗi hộp thư điện tử công vụ là 2 Gigabyte (trừ một số trường hợp đặc biệt do Uỷ ban nhân dân tỉnh Quyết định), dung lượng tập tin đính kèm tối đa của mỗi thư là 20 Megabyte.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Điều 10. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị

1. Hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong cơ quan, đơn vị sử dụng.

2. Trong phạm vi nội bộ từng cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định cụ thể việc sử dụng và chấp hành thông tin được gửi, nhận qua hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị và xem đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

3. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị cho Thủ trưởng mới.

Điều 11. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ của cá nhân

1. Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị phải thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử công vụ để giao dịch trao đổi công việc. Hộp thư điện tử phải được công khai để thuận tiện cho việc trao đổi, thông tin liên lạc trong công việc và tiếp nhận thông tin, trả lời công dân.

2. Khuyến khích ứng dụng chữ ký số trong việc trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.

3. Trong trường hợp chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị khác thuộc tỉnh thì phải báo cho cán bộ chuyên trách Công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị cũ biết để thay đổi hộp thư điện tử cá nhân theo quy định tại (Khoản 1, Điều 4 của Quy chế này).

Điều 12. Tần suất kiểm tra và trả lời thư điện tử công vụ

1. Đối với hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu 4 lần trong ngày làm việc (đầu, cuối giờ buổi sáng và đầu, cuối giờ buổi chiều); Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm nếu để tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị.

2. Đối với hộp thư điện tử công vụ cá nhân: Người dùng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư của mình để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến.

Điều 13. Những thông tin và hành vi bị cấm khi sử dụng hộp thư điện tử công vụ.

1. Các thông tin có nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2. Tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác do pháp luật quy định.

3. Đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân.

4. Quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ bi cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất bản phẩm bị cấm.

5. Phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của cá nhân mình vào hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.

6. Truy nhập vào hộp thư của người khác và để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

7. Phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua hộp thư điện tử của mình.

8. Sử dụng các hộp thư điện tử công cộng để trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị trên môi trường mạng.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

2. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về việc sử dụng thư điện tử công vụ trong công việc cho cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý.

3. Chỉ đạo việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin chuyển, nhận qua hệ thống thư điện tử theo quy định tại Quy chế này.

4. Đăng tải danh bạ thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị, hộp thư của cán bộ, công chức trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị mình.

5. Báo cáo về cơ quan quản lý hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình (Sở Thông tin và Truyền thông) về thay đổi nhân sự có đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong trường hợp có cán bộ không có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử công vụ (nghỉ hưu, chuyển công tác,…)

6. Định kỳ 6 tháng một lần báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện Quy chế này (qua Sở Thông tin và Truyền thông).

Điều 15. Trách nhiệm của cán bộ, công chức sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan, cá nhân

1. Thường xuyên kiểm tra, sử dụng hộp thư điện tử để phục vụ công việc theo Điều 12 Quy chế này; chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi, nhận qua hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân.

2. Bảo vệ thông tin cá nhân của hộp thư điện tử công vụ, không cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử công vụ cho người khác; không truy nhập vào hộp thư điện tử công vụ của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử công vụ của mình. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp mật khẩu mới.

3. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi phát hiện tài liệu mật phải thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan nơi gửi đi tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng phối hợp đánh giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp khắc phục.

4. Khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo với cán bộ đầu mối phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị mình để đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục và sửa chữa.

Điều 16. Trách nhiệm của cơ quan quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử công vụ

Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình, có trách nhiệm:

1. Cung cấp hộp thư điện tử công vụ cho các đối tượng quy định tại Khoản 2 Điều 1, Quy chế này.

2. Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống thư điện tử công vụ vận hành thông suốt, liên tục 24/7.

3. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử công vụ theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị được cấp hộp thư.

4. Ngăn chặn thư rác và các thư điện tử công vụ có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ.

5. Thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống thư điện tử công vụ.

6. Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh phát triển, nâng cấp hệ thống thư điện tử công vụ; tích hợp và triển khai ứng dụng chữ ký số và chứng thực chữ ký số vào việc gửi/nhận văn bản trên môi trường mạng thay cho văn bản giấy tờ thông thường.

7. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị nhằm khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ.

8. Hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ quản lý, duy trì, vận hành và nâng cấp hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

9. Tổ chức theo dõi, thanh tra, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng thư điện tử công vụ theo Quy chế này; định kỳ báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của cơ quan, đơn vị, cá nhân; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Tham mưu, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành và kinh phí nâng cấp, mở rộng hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

Tham mưu, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh đưa việc ứng dụng thư điện tử công vụ vào tiêu chí thi đua hàng năm và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá chỉ số cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Hàng năm hoặc đột xuất, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân ứng dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ.

2. Việc sử dụng thư điện tử công vụ tại các cơ quan, đơn vị, cá nhân là tiêu chí đánh giá khi bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

3. Các hành vi vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.