4. Không tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đối với các trường hợp

a) Hồ sơ không đáp ứng một trong các yêu cầu về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng, điều kiện đối với Trưởng Văn phòng công chứng, tên gọi của Văn phòng công chứng, trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014.

b) Hồ sơ, tài liệu kèm theo Đề án bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt và có nội dung trái với quy định của pháp luật về công chứng và các quy định khác có liên quan.

5. Không xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đối với các trường hợp

a) Công chứng viên và nhân viên có tên trong Đề án tham gia thành lập Văn phòng công chứng đang bị thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử hoặc có án tích nhưng chưa được xóa án theo quy định của pháp luật; có kết luận về hành vi vi phạm quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng của cơ quan có thẩm quyền.

b) Hồ sơ về trụ sở thành lập Văn phòng công chứng chưa có giấy chứng nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với các công trình phải được cấp phép xây dựng hoặc không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đối với công trình được miễn giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật.

c) Hồ sơ không đủ số lượng công chứng viên đủ điều kiện tham gia thành lập Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014; trong thời hạn xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ hoặc nhân sự khác đồng thời đứng tên trong hai hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trở lên; địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng trùng với địa điểm của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng khác.

6. Không tính điểm đối với trường hợp

a) Công chứng viên đang hợp danh tại Văn phòng công chứng khác.

b) Công chứng viên chưa tham gia bồi dưỡng bắt buộc quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

c) Công chứng viên đã bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp mà chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 7 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012.

Chương II

TIÊU CHÍ, SỐ ĐIỂM VÀ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 3. Các nhóm tiêu chí và số điểm của từng tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng

1. Tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng bao gồm công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ, nhân sự phụ trách kế toán, nhân sự phụ trách công nghệ thông tin, nhân sự phụ trách lưu trữ: 44 (bốn mươi bốn) điểm.

2. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng: 42 (bốn mươi hai) điểm.

3. Tiêu chí về cơ sở vật chất và trang thiết bị của Văn phòng công chứng: 04 (bốn) điểm.

4. Tiêu chí về quy trình nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ công chứng: 04 (bốn) điểm.

5. Tiêu chí về bảo đảm hình thức, nội dung, tính khả thi của Đề án và sự phân bố hợp lý giữa các tổ chức hành nghề công chứng: 06 (sáu) điểm

Chi tiết tại Phụ lục về tiêu chí và điểm số xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 4. Tiếp nhận hồ sơ

1. Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh.

Điều 5. Thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm thành lập Tổ xét duyệt đối với từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Tổ xét duyệt có 09 thành viên, gồm: Lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng; các thành viên khác là đại diện: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Xây dựng; Ban chấp hành Hội Công chứng viên tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố nơi có Văn phòng công chứng dự kiến thành lập đặt trụ sở và đại diện thành viên còn lại của Sở Tư pháp do Lãnh đạo Sở Tư pháp quyết định.

Tổ xét duyệt được tiến hành họp, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng khi có mặt từ 07 thành viên trở lên.

2. Các thành viên của Tổ xét duyệt làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và số điểm quy định tại Quy định này để xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

3. Tổ xét duyệt chấm dứt hoạt động và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 6. Cách thức xét duyệt và chấm điểm hồ sơ

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên tổ xét duyệt cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có đầy đủ chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt.

Điều 7. Xét duyệt hồ sơ và quyết định cho phép thành lập

1. Hồ sơ đạt kết quả xét duyệt phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Đối với địa bàn thành phố Vũng Tàu, thành phố Bà Rịa, thị xã Phú Mỹ và các huyện: Đất Đỏ, Long Điền, Châu Đức, Xuyên Mộc: Đạt tối thiểu từ 90 (chín mươi) điểm trở lên.

b) Đối với địa bàn huyện Côn Đảo: Đạt tối thiểu từ 60 (sáu mươi) điểm trở lên.

Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thành lập trên địa bàn huyện Côn Đảo thay đổi địa điểm trụ sở Văn phòng công chứng sang địa bàn cấp huyện khác phải đáp ứng quy định tại Điều 8 Quy định này.

2. Kết quả xét duyệt hồ sơ được công khai trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp kể từ ngày thực hiện xong việc xét duyệt.

3. Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Điều 8. Thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng

Việc thay đổi địa điểm trụ sở Văn phòng công chứng từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác phải phù hợp với Tiêu chí tại địa bàn mới chuyển đến và phải nêu rõ lý do thay đổi trụ sở, đánh giá sự cần thiết phải có Văn phòng công chứng trên địa bàn mới mà Văn phòng công chứng dự kiến chuyển trụ sở đến (có số liệu cụ thể để chứng minh) trong Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.

Điều 9. Điều khoản chuyển tiếp

Đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được tiếp nhận và đang giải quyết trước ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành mà chưa được giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định tại Quyết định số 01/2020/QĐ-UBND ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quy định tiêu chí, cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm Sở Tư pháp

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan đơn vị có liên quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh; giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định (nếu có).

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân có liên quan

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Hội Công chứng viên tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp, cử thành viên tham gia Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng khi có yêu cầu.

2. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố nơi có Văn phòng công chứng dự kiến thành lập và đặt trụ sở, phối hợp cử công chức có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp để hỗ trợ Sở Tư pháp trong việc kiểm tra tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng dự kiến thành lập.

Điều 12. Trách nhiệm của công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Luật Công chứng năm 2014, chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét theo quy định./.

PHỤ LỤC

TIÊU CHÍ VÀ ĐIỂM SỐ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2023/QĐ-UBND ngày 04 tháng 8 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)