TỔNG QUAN QUYẾT ĐỊNH 36/2025/QĐ-UBND VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT DỊCH VỤ LƯU TRỮ TẠI CAO BẰNG

Quyết định số 36/2025/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành quy định chi tiết về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của các dịch vụ lưu trữ áp dụng trên địa bàn tỉnh. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan xây dựng phương án giá, thẩm định và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đúng quy chuẩn kỹ thuật và quy định của pháp luật.

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

• Phạm vi điều chỉnh: Quyết định quy định đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của hai nhóm dịch vụ lưu trữ chính trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, bao gồm: Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ; Dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

2. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy

Chỉnh lý tài liệu nền giấy là hoạt động xử lý, sắp xếp lại khối tài liệu hành chính trên nền giấy hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm bảo đảm tài liệu được phân loại, lập hồ sơ khoa học, dễ tra cứu, bảo quản lâu dài và phục vụ tốt cho công tác quản lý.

• Đối tượng tài liệu thực hiện chỉnh lý:
  • Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức: Bao gồm tài liệu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã); các sở, ban, ngành và tương đương; chi cục và các tổ chức tương đương chi cục; các đơn vị sự nghiệp công lập.
  • Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Bao gồm tài liệu công trình xây dựng; hồ sơ Bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, bệnh án, nhân sự, chương trình đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng...
• Các thành phần chi phí cấu thành: Chi phí chỉnh lý bao gồm chi phí về nhân công, chi phí máy móc, thiết bị, chi phí công cụ dụng cụ, vật tư văn phòng phẩm và chi phí tiêu hao năng lượng.
• Quy trình thực hiện chỉnh lý tài liệu:
  • Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy thông thường (gồm 21 bước): (1) Giao nhận tài liệu và lập biên bản; (2) Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý; (3) Vệ sinh sơ bộ; (4) Khảo sát và biên soạn văn bản hướng dẫn; (5) Phân loại tài liệu; (6) Lập hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ; (7) Viết phiếu tin; (8) Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin; (9) Hệ thống hóa phiếu tin; (10) Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin; (11) Biên mục hồ sơ; (12) Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục; (13) Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa; (14) Vệ sinh tài liệu, tháo ghim kẹp, làm phẳng và đưa vào bìa; (15) Đưa hồ sơ vào hộp/cặp; (16) Viết/in và dán nhãn hộp/cặp; (17) Vận chuyển vào kho và xếp lên giá; (18) Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản; (19) Lập mục lục hồ sơ; (20) Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại; (21) Kết thúc chỉnh lý.
  • Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy có xây dựng cơ sở dữ liệu (gồm 23 bước): Thực hiện tương tự quy trình 21 bước trên, nhưng bổ sung thêm bước (19) Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu và bước (20) Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin trước khi tiến hành lập mục lục hồ sơ và hoàn tất quy trình.
• Yêu cầu kỹ thuật đối với chỉnh lý: Phải đáp ứng các tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của pháp luật; bảo đảm đúng nghiệp vụ lưu trữ; không làm hư hỏng, mất mát tài liệu; tài liệu và hồ sơ sau chỉnh lý phải bảo đảm tra cứu thuận lợi.
• Cơ sở xác định định mức dịch vụ: Định mức chi phí được tính theo đơn vị mét tài liệu đối với cả hai trường hợp: Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (cần kiểm tra, bổ sung, chỉnh sửa) và Tài liệu rời lẻ (chưa được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ).

3. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ

Đây là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu, dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

• Đặc thù dịch vụ: Là lĩnh vực đặc thù đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa chuyên môn lưu trữ học, công nghệ thông tin, kỹ thuật xử lý dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin.
• Các thành phần chi phí cấu thành: Chi phí thực hiện dịch vụ bao gồm chi phí về lao động, chi phí về máy móc, thiết bị, chi phí về vật tư và văn phòng phẩm.
• Quy trình thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu:
  • Đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa (gồm 6 bước): (1) Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu; (2) Xây dựng dữ liệu đặc tả; (3) Nhập phiếu tin; (4) Số hóa tài liệu; (5) Kiểm tra sản phẩm; (6) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
  • Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa (gồm 5 bước): (1) Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu; (2) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu; (3) Số hóa tài liệu; (4) Kiểm tra sản phẩm; (5) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
  • Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và đã số hóa (gồm 3 bước): (1) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu; (2) Kiểm tra sản phẩm; (3) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
• Yêu cầu kỹ thuật và an toàn thông tin: Bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu gốc, không làm ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin; không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ trong kho; tài liệu số hóa phải được bảo quản an toàn trong hệ thống và sẵn sàng phục vụ khai thác; bảo đảm an toàn thông tin mạng và bảo mật dữ liệu số hóa theo quy định.
• Cơ sở xác định định mức dịch vụ: Định mức chi phí đối với tất cả các trường hợp tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ đều được tính theo đơn vị trang A4.

4. Tổ chức thực hiện và phân công trách nhiệm

• Sở Nội vụ: Chủ trì thực hiện việc thẩm định phương án giá dịch vụ lưu trữ được xây dựng trên cơ sở các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật quy định tại Quyết định này; tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành giá đối với dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng trình tự, thủ tục; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quyết định.
• Sở Tài chính: Phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức có liên quan trong công tác quản lý nhà nước về giá đối với lĩnh vực lưu trữ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ: Căn cứ vào các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật quy định tại Quyết định này để lập phương án giá dịch vụ lưu trữ cụ thể, trình Sở Nội vụ thẩm định theo đúng quy định của pháp luật.

5. Điều khoản thi hành

• Hiệu lực thi hành: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký (ngày ban hành kèm theo phụ lục ghi nhận là ngày 28 tháng 8 năm 2015).
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.