ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số: 34/TTr-SNgV, ngày 15/10/2018.

QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 35/2018/QĐ-UBND ngày 26/11/2018 của UBND tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) của cán bộ, công chức, thuộc quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với:

1. Cán bộ, công chức và người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thuộc thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh Thanh Hóa theo quy định tại Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi là người được cấp hộ chiếu).

2. Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cử hoặc cho phép người được cấp hộ chiếu đi công tác nước ngoài theo quy định tại Điều 32, Nghị định số 136/2007/NĐ- CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 9, Điều 1, Nghị định số 94/2015/NĐ- CP ngày 16/10/2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và quy định tại Quyết định số 206-QĐ/TU ngày 01/2/2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy tỉnh Thanh Hóa về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa (sau đây gọi là cơ quan chủ quản) là UBND tỉnh.

3. Cơ quan trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ và các cơ quan liên quan đến quá trình xuất cảnh, nhập cảnh của người được cấp hộ chiếu thuộc Khoản 1 Điều này.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng, quản lý hộ chiếu

Thực hiện theo quy định tại Điều 3, Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Cơ quan quản lý hộ chiếu

UBND tỉnh Thanh Hóa ủy quyền cho Sở Ngoại vụ trực tiếp quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Quy định này.

Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu

Sở Ngoại vụ quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận, chuyển hộ chiếu và phân công cán bộ trực tiếp quản lý hộ chiếu.

2. Lưu giữ, bảo quản hộ chiếu như tài liệu mật và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.

3. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho cá nhân người có hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.

4. Yêu cầu cán bộ, công chức được cử đi nước ngoài phải nộp lại hộ chiếu sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài trong thời gian 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhập cảnh lại Việt Nam) cho cơ quan quản lý hộ chiếu.

5. Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ là Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.

6. Bàn giao hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những đối tượng trên.

Điều 6. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu

1. Giữ gìn và bảo quản cẩn thận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong thời gian được giao sử dụng; không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng vào mục đích khác trái với pháp luật Việt Nam.

2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

3. Sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, trong thời hạn 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam) phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý cất giữ và quản lý theo quy định.

4. Người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có trách nhiệm khai báo nếu bị mất giấy tờ đó theo quy định như sau:

a) Nếu làm mất hộ chiếu ở trong nước: Thủ trưởng cơ quan và cá nhân cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải khai báo ngay với cơ quan Công an nơi xảy ra sự việc và thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ để làm thủ tục đề nghị hủy hộ chiếu;

b) Nếu làm mất hộ chiếu ở nước ngoài: Phải khai báo ngay với cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại và với Đại sứ quán hoặc cơ quan Lãnh sự Việt Nam nơi gần nhất để có biện pháp giúp đỡ; khi về nước phải báo cáo với UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ.

5. Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải có thông báo bằng văn bản để thực hiện việc điều chỉnh hồ sơ quản lý hộ chiếu theo quy định.

6. Không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân và các mục đích khác không mang tính chất công vụ.

7. Trong trường hợp có quyết định cử đi công tác nước ngoài mà hộ chiếu đã hết hạn hoặc thời gian sử dụng hộ chiếu còn dưới 6 tháng, cần liên hệ với Sở Ngoại vụ để làm thủ tục xin gia hạn hoặc cấp đổi hộ chiếu mới.

Điều 7. Trách nhiệm các cơ quan trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu

Thủ Trưởng các cơ quan trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu có trách nhiệm:

1. Nghiêm túc thực hiện các quy định về quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan.

2. Kịp thời thông báo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ các trường hợp không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bao gồm cả những người nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của các Sở, ban, ngành và các địa phương

1. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu trên địa bàn tỉnh, có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện việc quản lý, sử dụng hộ chiếu theo Quy định này.

b) Kịp thời báo cáo UBND tỉnh để xem xét quyết định hình thức xử lý đối với vi phạm của cơ quan quản lý hộ chiếu và người sử dụng hộ chiếu.

c) Tham mưu cho UBND tỉnh thông báo và phối hợp với Bộ Ngoại giao xử lý các trường hợp cấp hộ chiếu không đúng đối tượng và sử dụng trái mục đích.

d) Giúp UBND tỉnh báo cáo Bộ Ngoại giao về công tác quản lý, sử dụng hộ chiếu của cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh và báo cáo Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đối với các trường hợp bị mất, bị hỏng để hủy hộ chiếu được cấp cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh theo quy định.

2. Các Sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh và các địa phương có trách nhiệm:

a) Các cơ quan trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm tổ chức tuyên truyền, quán triệt nội dung Quy định đến cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý; đồng thời rà soát, bổ sung quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc sử dụng, quản lý hộ chiếu vào quy chế làm việc của cơ quan theo nội dung Quy định này.

b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân nếu phát hiện những trường hợp cấp hộ chiếu không đúng đối tượng, sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích theo quy định thì kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ và các cơ quan trực tiếp quản lý người được cấp hộ chiếu để xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.

3. Công an tỉnh và các Sở, ban, ngành có liên quan kịp thời thông báo và phối hợp với Sở Ngoại vụ xử lý các trường hợp sai phạm trong việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Điều 9: Điều khoản thi hành

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có khó khăn, vướng mắc, không phù hợp đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh kịp thời về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.