ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 93/TTr-STP ngày 28 tháng 7 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG
(Kèm theo Quyết định số 34/2022/QĐ-UBND ngày 15 tháng 9 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về tiêu chí, phương pháp tính điểm và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang.

Các nội dung liên quan đến việc thành lập Văn phòng công chứng không được quy định tại văn bản này thì áp dụng theo các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với các công chứng viên có hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang phải đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan, đúng quy định của pháp luật. Mỗi hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Luật công chứng.

2. Hồ sơ đề nghị xét chọn phải đạt từ 90 điểm trở lên đối với địa bàn thành phố Long Xuyên và thành phố Châu Đốc; 88 điểm trở lên đối với các địa bàn huyện Châu Thành, huyện Châu Phú, huyện Tri Tôn, huyện Phú Tân, thị xã Tân Châu; 85 điểm đối với các huyện Thoại Sơn, Chợ Mới, Tịnh Biên, An Phú. Trong đó mỗi tiêu chí quy định từ Điều 7 đến Điều 13 tại Chương II quy định này, phải đạt từ 50% trở lên tổng số điểm đánh giá.

Điều 3. Các trường hợp không được xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

1. Tính đến ngày nộp hồ sơ, các công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng vẫn còn trong thời hạn bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 14 Luật Công chứng.

2. Nếu có căn cứ cho rằng các công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng thuộc trường hợp không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp.

3. Trong thời hạn tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, các công chứng viên đồng thời đứng tên trong hai hồ sơ, Đề án thành lập Văn phòng công chứng trở lên.

Điều 4. Những trường hợp không được tính điểm

1. Nhân viên (bao gồm nhân viên phụ trách kế toán, nhân viên nghiệp vụ và nhân viên khác quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều 7 quy định này) đứng tên đồng thời trong hai Đề án thành lập Văn phòng công chứng (khác nhau) hoặc đang hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng khác.

2. Trong năm (bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12), công chứng viên tham gia với tư cách là thành viên hợp danh trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và đi vào hoạt động mà tiếp tục tham gia với tư cách là thành viên hợp danh trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng mới.

3. Không có giấy tờ chứng minh về những nội dung liên quan khi nộp Đề án thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Giải thích từ ngữ

Nhân viên nghiệp vụ là người giúp việc về chuyên môn cho công chứng viên.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 6. Cơ cấu thang điểm và tiêu chí xét duyệt hồ sơ

1. Cơ cấu thang điểm

a) Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: Công chứng viên; Nhân viên nghiệp vụ; Nhân viên kế toán; Nhân viên công nghệ thông tin; Nhân viên lưu trữ: tối đa 52 điểm.

b) Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng: Tối đa 20 điểm.

c) Cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: Tối đa 10 điểm.

d) Kinh nghiệm quản lý của Trưởng Văn phòng công chứng: Tối đa 10 điểm.

đ) Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ: Tối đa 05 điểm.

e) Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ: Tối đa 02 điểm.

g) Tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng: Tối đa 01 điểm.

2. Tiêu chí xét duyệt

Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng căn cứ trên các tiêu chí được quy định tại Khoản 1 Điều này. Tổng số điểm đánh giá cho các tiêu chí là 100 điểm trên cơ sở thang điểm của từng tiêu chí đánh giá hồ sơ được quy định từ Điều 7 đến Điều 13 của Quy định này.

Điều 7. Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng

Tối đa 52 điểm, cụ thể:

1. Công chứng viên: tối đa 38 điểm, trong đó:

a) Có 02 công chứng viên hợp danh: 20 điểm.

b) Từ công chứng viên hợp danh thứ 03 trở lên, mỗi công chứng viên được cộng thêm 01 điểm (tối đa 04 điểm).

c) Kinh nghiệm của công chứng viên hợp danh (trừ công chứng viên hợp danh dự kiến làm Trưởng Văn phòng).

- Có thời gian hành nghề công chứng viên; công tác nghiệp vụ chứng thực hoặc quản lý nhà nước về công chứng tại các cơ quan quản lý nhà nước từ 05 năm trở lên: mỗi công chứng viên được cộng thêm 02 điểm (tối đa 08 điểm).

- Có thời gian làm nhân viên nghiệp vụ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi được bổ nhiệm công chứng viên 05 năm trở lên: mỗi công chứng viên được cộng thêm 01 điểm (tối đa 04 điểm)

d) Có công chứng viên đạt trình độ đại học ngoại ngữ hoặc khung B2 Châu Âu: 02 điểm.

2. Nhân viên nghiệp vụ: Tối đa 10 điểm, trong đó:

a) Mỗi nhân viên nghiệp vụ có thời gian làm công tác pháp luật (tính từ ngày có bằng cử nhân luật từ 03 năm trở lên: 01 điểm mỗi nhân viên.

b) Mỗi nhân viên nghiệp vụ đã có chứng chỉ đào tạo nghề công chứng /giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng được cộng thêm tối đa: 02 điểm mỗi nhân viên.

3. Nhân viên phụ trách kế toán: Tối đa 02 điểm, trong đó:

a) Có trình độ trung cấp chuyên ngành kế toán: 0,5 điểm.

b) Có trình độ cao đẳng chuyên ngành kế toán: 01 điểm.

c) Có trình độ đại học chuyên ngành kế toán: 02 điểm

4. Nhân viên khác: Thủ quỹ; Văn thư; Lưu trữ; Công nghệ thông tin: Tối đa 02 điểm:

a) Có trình độ trung cấp: 0,25 điểm/nhân viên mỗi vị trí.

b) Có trình độ cao đẳng, đại học trở lên: 0,5 điểm/nhân viên mỗi vị trí.

Điều 8. Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng

Tối đa 20 điểm, trong đó:

1. Vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng: Khác địa bàn (xã, phường, thị trấn) và cách nơi có tổ chức hành nghề công chứng hiện tại đặt trụ sở có khoảng cách di chuyển bằng đường bộ tối thiểu 03km: 03 điểm.

2. Diện tích (diện tích xây dựng) 13 điểm. Trong đó, điểm chuẩn: 08 điểm, điểm cộng: 05 điểm:

a) Phòng xử lý thủ tục công chứng là phòng làm việc của công chứng viên; phòng các nhân viên khác và nơi tiếp người đến yêu cầu công chứng, tối đa 08 điểm, trong đó:

Tổng diện tích tối thiểu: 30m²: 05 điểm.

Diện tích tăng thêm so với diện tích tối thiểu: Cứ tăng thêm 10m² thì cộng thêm 01 điểm, tối đa 03 điểm.

b) Kho lưu trữ hồ sơ công chứng là nơi chứa hồ sơ tích trữ và giữ gìn qua thời gian của Văn phòng công chứng, tối đa 05 điểm, trong đó:

Diện tích tối thiểu 20m² : 03 điểm.

Tăng thêm 10m² thì cộng thêm 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm.

3. Tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng: Tối đa 04 điểm, trong đó:

a) Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu hợp pháp của một trong các công chứng viên đề nghị thành lập: 04 điểm.

b) Trụ sở Văn phòng công chứng có hợp đồng thuê, mượn và có thời hạn thuê, mượn, cụ thể:

Hợp đồng thuê, mượn nhà hợp pháp; thời hạn thuê, mượn từ 05 năm trở lên: 02 điểm.

Hợp đồng thuê, mượn nhà hợp pháp; thời hạn thuê, mượn dưới 05 năm: 01 điểm.

Điều 9. Cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng

Tối đa 10 điểm, trong đó:

1. Trang bị máy tính, máy in cho các công chứng viên và nhân viên văn phòng (ít nhất 04 máy vi tính): 04 điểm.

2. Trang bị bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách: 01 điểm.

3. Trang bị tủ hoặc kệ đựng hồ sơ: 01 điểm.

4. Trang bị máy photocopy: 01 điểm.

5. Trang bị máy scan: 01 điểm.

6. Lắp đặt camera giám sát: 01 điểm.

7. Có phương án sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh: 01 điểm.

Điều 10. Kinh nghiệm quản lý của công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng

Tối đa 10 điểm, trong đó:

1. Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng đã hành nghề công chứng liên tục từ 05 năm trở lên với tư cách là công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, công chứng viên tại Phòng công chứng: 03 điểm.

2. Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng đã từng là Trưởng tổ chức hành nghề công chứng trên 03 năm liên tục: 05 điểm.

3. Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước cấp phòng trở lên (đối với đối tượng từng là công chức, viên chức); chứng chỉ, chứng nhận, bằng cấp đã qua lớp quản trị, quản lý doanh nghiệp: 02 điểm.

Điều 11. Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ

Tối đa 05 điểm, trong đó:

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: 03 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: 02 điểm.

Điều 12. Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ

Tối đa 02 điểm, trong đó:

1. Địa điểm giữ xe thuận lợi (cách trụ sở Văn phòng công chứng dưới 100m), đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông: Tối đa 01 điểm.

2. Điều kiện phòng cháy và chữa cháy (trong Đề án thể hiện phương án mua thiết bị phòng cháy, chữa cháy, sơ đồ bố trí) đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định pháp luật hiện hành về phòng cháy và chữa cháy: 01 điểm.

Điều 13. Tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng

Tối đa 01 điểm, trong đó:

1. Đề án nêu đầy đủ nội dung và chứng minh được sự cần thiết thành lập của Văn phòng công chứng tại địa phương nơi đặt trụ sở: 0,5 điểm.

2. Đề án xây dựng được nội dung, tiến độ công việc và giải pháp về quản lý, duy trì các nguồn lực về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, công nghệ thông tin… để đảm bảo Văn phòng công chứng hoạt động ổn định, hiệu quả; có dự thảo các nội quy, quy chế để quản lý hoạt động Văn phòng công chứng: 0,5 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT VÀ CHẤM ĐIỂM HỒ SƠ

Điều 14. Thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Giám đốc Sở Tư pháp ra quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Tổ xét duyệt có 5 thành viên, bao gồm: Phó Giám đốc Sở Tư pháp làm Tổ trưởng; đại diện Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; đại diện Hội công chứng viên tỉnh; đại diện Văn phòng và phòng Bổ trợ tư pháp - Sở Tư pháp.

2. Tổ xét duyệt hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm quy định tại chương II của Quy định này để xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

3. Thời hạn xét duyệt hồ sơ của Tổ xét duyệt là 05 ngày làm việc, các thành viên của Tổ xét duyệt tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 15. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt.

3. Hồ sơ đề nghị xét chọn phải đạt số điểm quy định tại Khoản 2 Điều 2 Quy định này.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc xét duyệt, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kết quả xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng cho công chứng viên có hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, đăng tải trên cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

5. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 16. Đăng ký hoạt động

1. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải thực hiện việc đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp.

2. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký hoạt động hợp lệ của Văn phòng công chứng quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tiến hành kiểm tra trụ sở, điều kiện cơ sở vật chất, nhân sự của Văn phòng công chứng trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động.

Trường hợp Văn phòng công chứng không đáp ứng nội dung tại Đề án đã được chấm điểm, xét chọn, Sở Tư pháp lập biên bản, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ và công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Sở Tư pháp tiếp nhận hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định của Luật công chứng, Quy định này và các quy định pháp luật có liên quan.

2. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp phát hiện hồ sơ không trung thực thì bị hủy bỏ kết quả xét duyệt và sau 18 tháng kể từ ngày bị hủy bỏ kết quả xét duyệt công chứng viên mới được nộp lại hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng mới.

3. Tổ trưởng Tổ xét duyệt có trách nhiệm trình Giám đốc Sở Tư pháp ra văn bản hủy bỏ kết quả xét duyệt trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều này.

Điều 18. Khiếu nại, tố cáo

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy định này.

2. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này trong việc tiếp nhận, xét duyệt và đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo tuân thủ theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 19. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.