QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI

(Từ năm 2012 đến năm 2020)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai tại Tờ trình số 1681/TTr-SNV ngày 08/10/2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ năm 2012 đến năm 2020 (có Đề án kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2995/QĐ-UBND ngày 17/10/2012 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa, các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI TỪ NĂM 2012 ĐẾN NĂM 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3314/QĐ-UBND ngày 12 tháng 11 năm 2012 của UBND tỉnh Đồng Nai )

I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG

Tỉnh Đồng Nai thuộc miền Đông Nam Bộ, có quy mô diện tích lớn, tập trung nhiều khu công nghiệp. Đồng Nai có 11 đơn vị hành chính trực thuộc gồm: Thành phố Biên Hòa, thị xã Long Khánh và 09 huyện là Long Thành, Nhơn Trạch, Trảng Bom, Thống Nhất, Cẩm Mỹ, Vĩnh Cửu, Xuân Lộc, Định Quán, Tân Phú. Trong đó thành phố Biên Hòa là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa của tỉnh. Cùng với sự phát triển đi lên của tỉnh, vai trò của công tác quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ cũng góp phần quan trọng trong việc tham mưu, tổ chức điều hành của bộ máy hành chính các cấp. Do vậy, việc quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai là hết sức cần thiết để sắp xếp về tổ chức, bố trí nhân sự, lập kế hoạch hoạt động của ngành trong từng giai đoạn, phù hợp với điều kiện cụ thể, khách quan của tỉnh và có cơ sở định hướng cho những giai đoạn tiếp theo.

II. CĂN CỨ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;

Thực hiện Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Đề án Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ năm 2012 đến năm 2020 để làm cơ sở cho các cơ quan, đơn vị trong việc lập kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, định hướng cho những năm tiếp theo.

III. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Quan điểm

- Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ nhằm thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ;

- Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ phải có tầm nhìn dài hạn và phải có lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn;

- Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ phải phù hợp với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Mục tiêu

a) Mục tiêu tổng quát

+ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

+ Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý Nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai trong những năm tiếp theo;

+ Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy Nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

b) Mục tiêu cụ thể

+ Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa của tỉnh Đồng Nai;

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy làm văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện và cấp xã để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác này;

+ Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ mới;

+ Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của địa phương;

+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

3. Dự báo về các chỉ tiêu hoạt động văn thư, lưu trữ

a) Về công tác văn thư

Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:

+ 80% các cơ quan Nhà nước thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc đối với tài liệu truyền thống.

+ 100% các cơ quan Nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 60% các văn bản, tài liệu giữa các cơ quan Nhà nước được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

+ 80% cán bộ, công chức, viên chức tại các sở, ban, ngành, các huyện sử dụng thư điện tử cho công việc.

+ 80% các sở, ban, ngành triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.

+ 80% các huyện triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành giải quyết công việc của huyện, thị, thành phố.

b) Về công tác lưu trữ

Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật, cụ thể:

+ Tại lưu trữ lịch sử tỉnh

- 80% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng, trong đó có 30% tài liệu được số hóa.

- 40% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 30% hồ sơ, tài liệu được công bố, giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm phục vụ trên 500 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Tại lưu trữ huyện

- Trang bị phần mềm quản lý lưu trữ.

- Nhập dữ liệu lưu trữ vào hệ thống phần mềm lưu trữ khoảng 30 đến 40%.

- 60 đến 70% tài liệu các phòng, ban chuyên môn được chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp về lưu trữ huyện để lựa chọn và nộp lưu về lưu trữ lịch sử tỉnh.

- 20 - 30% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu rộng rãi cho nhân dân, bình quân hàng năm phục vụ 300 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ huyện.

- Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ tài liệu và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.

4. Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy, nhân sự ngành Văn thư - Lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.

- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp (mở lớp tập huấn nghiệp vụ, cơ quan tự cử công chức, viên chức đi học tại các cơ sở đào tạo tập trung, tại chức…).

a) Cấp tỉnh

- Đến năm 2020, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.

- Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp Nhà nước bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên.

b) Đối với cấp huyện

- Biên chế tối thiểu cho công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ là 03 đến 05 người (trong đó 01 người phụ trách quản lý Nhà nước, số còn lại phụ trách kho lưu trữ để sắp xếp, chỉnh lý tài liệu chuẩn bị cho việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh);

- Các phòng, ban chuyên môn cần bố trí công chức làm văn thư, lưu trữ đúng nghiệp vụ, hạn chế kiêm nhiệm để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

c) Đối với cấp phường, xã

Bố trí công chức (hoặc cán bộ không chuyên trách) có đủ trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên để phụ trách công tác văn thư, lưu trữ.

5. Hệ thống cơ sở vật chất

Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:

- Từ nay đến năm 2015, Sở Nội vụ phối hợp các ngành chức năng tiến hành xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo chủ trương đã được UBND tỉnh phê duyệt;

- Tiếp tục thực hiện việc số hóa tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, từng bước tiến tới triển khai đến các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa;

- Các cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu để nộp lưu về lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Đối với sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước chưa có kho lưu trữ cần bố trí kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ không đảm bảo đủ điều kiện cần có kế hoạch cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Mua sắm thiết bị, phương tiện thực hiện các biện pháp kỹ thuật tiên tiến để bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể như máy vi tính nối mạng diện rộng, máy scan tài liệu…;

- Các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa phải bố trí kho lưu trữ đảm bảo đủ trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu của các phòng, ban chuyên môn giao nộp về lưu trữ huyện, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp về lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ;

- Từ nay đến năm 2020, cấp phường, xã phải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (hướng dẫn tại Khoản b, Điểm 3, Phần III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007) của Bộ Nội vụ.

6. Công tác quản lý và thực hiện nghiệp vụ chuyên môn

a) Cấp tỉnh

- Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh;

- Đối với sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh:

+ Trên cơ sở văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị cần phải ban hành một số văn bản như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan, danh mục hồ sơ cơ quan...;

+ Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc và chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của ngành;

+ Hàng năm tiến hành việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, đơn vị theo quy định;

+ Thu thập, sưu tầm tài liệu (bao gồm cả tài liệu quý hiếm nếu có);

+ Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu ngăn nắp, khoa học để chuẩn bị cho công tác nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

b) Cấp huyện

- Trên cơ sở các quy định của Luật Lưu trữ, văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa tham mưu UBND huyện chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc, các phường, xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc quy định của cấp trên, cụ thể như: Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan, danh mục hồ sơ cơ quan...;

- Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chế độ thông tin, báo cáo thường kỳ, báo cáo đột xuất theo quy định của ngành;

- Hàng năm tiến hành việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, đơn vị theo quy định;

- Thu thập, sưu tầm tài liệu (bao gồm cả tài liệu quý hiếm nếu có);

- Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu ngăn nắp, khoa học để chọn lọc và nộp lưu vào lưu trữ huyện, chuẩn bị cho công tác nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ thống nhất trong toàn huyện, thị xã, thành phố.

IV. CÁC GIẢI PHÁP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giải pháp

- Trên cơ sở Luật Lưu trữ, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo, triển khai các văn bản của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương; phối hợp các ngành, các cấp đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả.

- Từ nay đến năm 2020, các ngành các cấp phải bố trí ổn định nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình.

- Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác nhằm khuyến khích động viên công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ lâu dài, tránh việc chuyển đổi hoặc kiêm nhiệm nhiều công tác khác, ảnh hưởng đến nhiệm vụ chuyên môn.

- Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

2. Tổ chức thực hiện

- Giao trách nhiệm Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Đề án Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; hàng năm có báo cáo định kỳ kết quả thực hiện cho UBND tỉnh Đồng Nai;

- Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính phối hợp trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí ngân sách Nhà nước hàng năm để thực hiện các nội dung của Đề án Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Phòng Nội vụ các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa tham mưu UBND cấp huyện chỉ đạo việc thực hiện các nội dung Đề án Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ từ nay đến năm 2020 cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương trên cơ sở quy hoạch chung của tỉnh;

- Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa chỉ đạo, triển khai thực hiện Đề án Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố theo quy định.

Trên đây là một số nội dung chủ yếu của Đề án cần tập trung thực hiện từ nay đến năm 2020 tại tỉnh Đồng Nai./.