BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3142/QĐ-BGDĐT ngày 12 tháng 11 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (sau đây gọi tắt là Hệ thống) của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) và các đơn vị liên quan;

b) Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (Bộ phận Một cửa) của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

c) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tham gia thực hiện TTHC;

d) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Giáo dục và Đào tạo là hệ thống nghiệp vụ chuyên dùng để tiếp nhận, số hóa, giải quyết, theo dõi, giám sát và trả kết quả TTHC; đồng thời kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công quốc gia, các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu theo quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và các văn bản có liên quan. Hệ thống được cung cấp cho tổ chức, cá nhân tại địa chỉ http://dichvucong.moet.gov.vn và quản trị, vận hành tại địa chỉ http://egov.moet.gov.vn.

2. Cổng Dịch vụ công quốc gia là nền tảng tích hợp, cung cấp dịch vụ công trực tuyến, thông tin về tình hình và kết quả giải quyết TTHC của các bộ, ngành, địa phương; hỗ trợ nộp hồ sơ, tra cứu và nhận kết quả giải quyết TTHC tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn.

3. Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công được cơ quan nhà nước cung cấp trên môi trường mạng, cho phép tổ chức, cá nhân thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình TTHC theo quy định của pháp luật.

4. Sao chụp giấy tờ và bóc tách dữ liệu trong số hóa hồ sơ là việc chuyển giấy tờ sang bản điện tử và nhập dữ liệu vào Hệ thống theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP và Thông tư số 03/2025/TT-VPCP.

Điều 3. Nguyên tắc hoạt động của Hệ thống

1. Tuân thủ quy định pháp luật về cơ chế một cửa, một cửa liên thông và giải quyết TTHC trên môi trường điện tử.

2. Bảo đảm tính chính xác, công khai, minh bạch, kịp thời trong cung cấp thông tin và xử lý hồ sơ TTHC.

3. Hệ thống được vận hành liên tục 24/7, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và kết nối thông suốt với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các hệ thống liên quan.

4. Dữ liệu trong Hệ thống phải được quản lý thống nhất, đồng bộ, kết nối, chia sẻ với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

5. Khi xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia; bảo đảm nguyên tắc tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 03/2025/TT-VPCP.

6. Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến thông qua Hệ thống được thực hiện theo hướng tích hợp, đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia; thực hiện lộ trình đóng giao diện Hệ thống cấp bộ trước ngày 01 tháng 3 năm 2026 theo Quyết định số 1356/QĐ-TTg ngày 26 tháng 6 năm 2025 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch thực hiện Nghị định số 118/2025/NĐ-CP. Sau thời điểm này, người dân, doanh nghiệp thực hiện TTHC chủ yếu qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ quản lý vận hành hệ thống hỗ trợ.

Điều 4. Yêu cầu về định dạng, đồng bộ và kết nối dữ liệu

1. Việc đồng bộ tình trạng hồ sơ từ phần mềm chuyên ngành về Hệ thống được thực hiện theo đúng quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan chủ quản hệ thống chuyên ngành xây dựng, công bố theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

2. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống và các hệ thống khác phải tuân theo các tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật hiện hành.

Điều 5. Các hành vi nghiêm cấm

1. Thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định tại Điều 12 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 và Điều 6 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các quy định pháp luật liên quan.

2. Thực hiện các hành vi vi phạm khác liên quan đến quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống theo quy định của pháp luật.

3. Tự ý sao chụp giấy tờ, bóc tách dữ liệu hồ sơ trái quy định hoặc tiết lộ dữ liệu, thông tin trong Hệ thống.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Điều 6. Quản lý, vận hành Hệ thống

Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, vận hành kỹ thuật Hệ thống của Bộ; đảm bảo Hệ thống hoạt động liên tục, ổn định, thông suốt và an toàn; thực hiện cập nhật, nâng cấp, bảo trì kỹ thuật theo quy định.

Điều 7. Thông tin cung cấp trên Hệ thống

1. Danh mục TTHC và dịch vụ công trực tuyến, bao gồm mức độ thực hiện của từng dịch vụ công trực tuyến, theo quyết định công bố của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Các thông tin về từng TTHC được phân loại theo lĩnh vực, hiển thị đầy đủ các thành phần, gồm:

a) Trình tự, cách thức thực hiện;

b) Thành phần hồ sơ, số lượng hồ sơ;

c) Thời hạn giải quyết;

d) Cơ quan thực hiện, đối tượng thực hiện;

đ) Kết quả thực hiện;

e) Phí, lệ phí (nếu có);

g) Mẫu đơn, biểu mẫu điện tử, điều kiện, căn cứ pháp lý liên quan.

3. Thông tin theo dõi tình trạng giải quyết TTHC:

a) Mã số hồ sơ;

b) Tiến độ xử lý qua từng bước;

c) Kết quả giải quyết được thông báo cho tổ chức, cá nhân qua tài khoản Hệ thống hoặc phương thức điện tử phù hợp.

4. Thông tin về thanh toán điện tử các khoản phí, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) liên quan đến giải quyết TTHC.

5. Thông tin phục vụ tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về TTHC và dịch vụ công trực tuyến.

6. Thông tin về hoạt động khảo sát, đánh giá mức độ hài lòng và chất lượng phục vụ của cơ quan, đơn vị trong giải quyết TTHC.

Điều 8. Thời hạn cung cấp, xử lý thông tin

1. Đối với danh mục TTHC, dịch vụ công trực tuyến (khoản 1 Điều 7): Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi có quyết định công bố sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ, Văn phòng chủ trì đôn đốc, phối hợp Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin và các đơn vị liên quan cập nhật thông tin trên Hệ thống.

2. Các thông tin quy định tại khoản 2, 3, 4, 5 và 6 Điều 7 được cập nhật thường xuyên, kịp thời, bảo đảm liên tục trong quá trình vận hành Hệ thống.

Điều 9. Rà soát và cung cấp dịch vụ công trực tuyến

1. Các đơn vị chủ trì giải quyết TTHC có trách nhiệm rà soát, đánh giá mức độ phù hợp của TTHC và điều kiện kỹ thuật để triển khai dịch vụ công trực tuyến.

2. Căn cứ kết quả rà soát, đơn vị gửi đề xuất về Văn phòng để tổng hợp, thẩm định và trình Bộ trưởng xem xét, quyết định việc tổ chức triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình hoặc một phần trên Hệ thống.

3. Việc lựa chọn, công bố và cung cấp dịch vụ công trực tuyến thực hiện theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, Nghị định số 42/2022/NĐ-CP, Nghị định 118/2025/NĐ-CP và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.

Điều 10. Nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến

1. Tổ chức, cá nhân đăng ký, đăng nhập tài khoản và nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến trên Hệ thống hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia, theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, Nghị định số 42/2022/NĐ-CP và Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, Nghị định số 42/2022/NĐ-CP và các hướng dẫn có liên quan.

Điều 11. Tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC

1. Tiếp nhận hồ sơ TTHC:

a) Trực tuyến: Hồ sơ được tiếp nhận hoặc từ chối tiếp nhận trong ngày làm việc kể từ khi nộp hợp lệ. Trường hợp nộp ngoài giờ được tính từ đầu giờ làm việc kế tiếp.

b) Trực tiếp: Trường hợp tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ, công chức/viên chức hướng dẫn đăng ký tài khoản, nộp hồ sơ điện tử hoặc thực hiện tiếp nhận và số hóa hồ sơ theo quy định.

c) Qua bưu chính công ích hoặc ủy quyền: Hồ sơ được tiếp nhận và số hóa theo quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.

2. Chuyển hồ sơ: Ngay sau khi tiếp nhận hợp lệ, công chức/viên chức tại Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ đến đơn vị giải quyết theo đúng thời gian và phương thức quy định.

3. Giải quyết hồ sơ: Đơn vị chủ trì giải quyết TTHC thực hiện xử lý, cập nhật kết quả trên Hệ thống theo đúng quy trình, thời hạn.

4. Trả kết quả: Việc trả kết quả được thực hiện thông qua Hệ thống, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo lựa chọn của tổ chức, cá nhân.

5. Thanh toán nghĩa vụ tài chính: Tổ chức, cá nhân thực hiện thanh toán các khoản phí, lệ phí, thuế và nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo hướng dẫn trên Hệ thống và quy định của pháp luật.

Chương III

TRA CỨU, PHẢN ÁNH, ĐÁNH GIÁ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG

Điều 12. Tra cứu tình trạng hồ sơ

1. Tổ chức, cá nhân có thể tra cứu tình trạng giải quyết TTHC thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ bằng các hình thức:

a) Nhập mã số hồ sơ để tra cứu trực tuyến theo hướng dẫn trên Hệ thống;

b) Nhận thông báo tự động qua phương thức điện tử đã đăng ký;

c) Liên hệ Bộ phận Một cửa trong trường hợp cần được hỗ trợ trực tiếp.

2. Tình trạng xử lý hồ sơ phải được đơn vị có trách nhiệm giải quyết TTHC cập nhật thường xuyên, liên tục trên Hệ thống.

3. Mã số hồ sơ do Hệ thống cấp phát tự động và được ghi nhận trên biên nhận hồ sơ điện tử.

Điều 13. Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo công khai thông tin liên hệ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị trên Hệ thống, bao gồm địa chỉ, thư điện tử, số điện thoại và các kênh tương tác điện tử khác.

2. Tổ chức, cá nhân có quyền phản ánh, kiến nghị liên quan đến việc giải quyết TTHC thông qua các hình thức:

a) Gửi trực tuyến qua Hệ thống;

b) Gửi văn bản trực tiếp hoặc qua bưu chính;

c) Qua hộp thư điện tử, số điện thoại được công khai;

d) Qua chuyên mục phản ánh/kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

3. Việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị được thực hiện theo quy định. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, đơn vị chủ trì giải quyết TTHC có trách nhiệm phối hợp với đơn vị liên quan xử lý và phản hồi đầy đủ cho tổ chức, cá nhân; trường hợp chậm trễ phải có giải trình lý do.

Điều 14. Đánh giá việc giải quyết TTHC

1. Tổ chức, cá nhân thực hiện đánh giá mức độ hài lòng về chất lượng giải quyết TTHC qua Hệ thống bằng một trong các hình thức:

a) Điền phiếu khảo sát điện tử sau khi nhận kết quả;

b) Gửi ý kiến phản hồi trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua các phương thức khác được Hệ thống hỗ trợ.

2. Kết quả đánh giá được tổng hợp, công khai định kỳ trên Hệ thống, đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia và được sử dụng làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm của các đơn vị có liên quan.

Điều 15. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Hệ thống

1. Tổ chức, cá nhân có tài khoản thực hiện TTHC trên Hệ thống được cấp phát và sử dụng kho lưu trữ dữ liệu điện tử cá nhân trong phạm vi thực hiện TTHC theo quy định.

…

6. Chủ trì tham mưu, đề xuất kinh phí phục vụ quản lý, vận hành kỹ thuật, bảo trì, nâng cấp, chỉnh sửa, cập nhật và tập huấn sử dụng Hệ thống.

Điều 18. Trách nhiệm của Văn phòng

1. Là đơn vị đầu mối khai thác, sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc tiếp nhận, số hóa, giải quyết và trả kết quả TTHC theo đúng quy định; theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình giải quyết hồ sơ trên Hệ thống; hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến; chỉ đạo hoạt động của Bộ phận Một cửa đảm bảo hiệu quả.

2. Chủ trì tham mưu cho Lãnh đạo Bộ công bố danh mục TTHC đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình và một phần; phối hợp xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử tương ứng; hướng dẫn, đôn đốc đơn vị triển khai thực hiện và đề xuất điều chỉnh khi cần thiết.

3. Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ việc triển khai dịch vụ công trực tuyến; thực hiện cấp phát tài khoản, phân quyền người dùng trên Hệ thống; kiểm tra, đôn đốc quản lý, sử dụng Hệ thống tại các đơn vị.

4. Chủ trì công tác truyền thông, hướng dẫn, khuyến khích tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến của Bộ.

5. Tiếp nhận, chuyển, đôn đốc xử lý phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống.

6. Đầu mối tổng hợp, đề xuất điều chỉnh nghiệp vụ giải quyết TTHC trên Hệ thống; phối hợp với Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin đề xuất kinh phí đầu tư, nâng cấp, chỉnh sửa Hệ thống; chủ trì đề xuất kinh phí phục vụ hoạt động tại Bộ phận Một cửa của Bộ để vận hành, sử dụng Hệ thống.

7. Theo dõi việc thực hiện Quy chế này; tổng hợp, báo cáo khó khăn, vướng mắc để kiến nghị Lãnh đạo Bộ xem xét, điều chỉnh phù hợp.

Điều 19. Trách nhiệm của Vụ Kế hoạch - Tài chính

Căn cứ kế hoạch hằng năm được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, có trách nhiệm: phối hợp với Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin bố trí, cân đối và hướng dẫn sử dụng kinh phí cho việc duy trì, vận hành, bảo trì, nâng cấp, tập huấn và bảo đảm an toàn thông tin của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ; phối hợp với Văn phòng và các đơn vị có liên quan tham mưu đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Bộ phận Một cửa của Bộ.

Điều 20. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Bộ

1. Thủ trưởng đơn vị chủ động đề xuất triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình, một phần; tổ chức thực hiện số hóa hồ sơ, giấy tờ trong tiếp nhận hồ sơ trực tiếp; thường xuyên theo dõi, đôn đốc xử lý hồ sơ trên Hệ thống; tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết hồ sơ; thực hiện lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử theo quy định và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng.

2. Hướng dẫn tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến; tiếp nhận, xử lý phản ánh liên quan TTHC; bảo đảm hồ sơ được cập nhật đầy đủ tình trạng và kết quả xử lý trên Hệ thống.

3. Chủ động rà soát, xây dựng lộ trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến; tuyên truyền, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ công trực tuyến theo quy định.

4. Chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác của các quy trình nội bộ giải quyết TTHC thuộc lĩnh vực quản lý; chủ động đề xuất với Văn phòng về mặt nghiệp vụ và Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin về mặt kỹ thuật để cập nhật, điều chỉnh kịp thời trên Hệ thống khi có sự thay đổi. Tuân thủ các hướng dẫn kỹ thuật của Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin trong quá trình sử dụng Hệ thống.

5. Công chức, viên chức của đơn vị, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa và các cá nhân có liên quan có trách nhiệm sử dụng tài khoản được cấp trên Hệ thống để xử lý hồ sơ, bảo mật thông tin; phối hợp xử lý hồ sơ giấy và điện tử; thực hiện đúng quy trình, quy định trong tiếp nhận, giải quyết TTHC.

Điều 21. Điều khoản thi hành

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.